Registrul general de evidență a salariaților

H.G. nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților (*intrare în vigoare: 19 decembrie 2017, contraventiile se aplica de la 29 decembrie 2017, M. Of. nr. 1005/ 19 dec. 2017)

Față de reglementarea anterioară (H.G. nr. 500/2011), H.G. nr. 905/2017 aduce modificări sub următoarele aspecte:

1. Registrul de evidență a salariaților (Registru) nu mai este compus din două părți: Registrul privat și Registrul public.

2. Au obligația de a înființa Registrul următorii angajatori:

a) persoane fizice/juridice de drept privat, indiferent dacă au sau nu statut de utilitate publică;

b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;

c) misiuni diplomatice/oficii consulare ale altor state în România, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institute culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România (numai pentru personalul angajat local cu cetățenie română sau reședință permanentă în România).

3. Angajatorii menționați la pct. 2 lit. a) de mai sus au posibilitatea externalizării serviciului de completare și transmitere a datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii, dar au obligația de a informa inspectoratul teritorial de muncă asupra acestui lucru în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări

4. În Registru, se completează suplimentar față de prevederile anterioare, următoarele informații:

– numele și prenumele reprezentantului legal în cazul persoanelor juridice;

– data începerii activității salariatului;

– alte adaosuri la salariu prevăzute în contractul individual de muncă;

– datele de identificare ale utilizatorului în cazul contractelor de muncă temporară;

– data transferului/data preluării prin transfer și datele de identificare ale angajatorului la care/de la care se face transferul pentru funcționarii publici. În acest caz, datele se transmit în 5 zile lucrătoare de la data transferului.

5. Informațiile privind perioada, cauzele de suspendare și data încetării suspendării contractului individual de muncă, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepția situației absențelor nemotivate.

Situația absențelor nemotivate se transmite în Registru în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării.

6. Informațiile privind data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului ce a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă.

7. Sucursalele, agențiile, reprezentanțele sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, cărora le-a fost delegată competența încadrării personalului, au obligația de a înființa, completa și transmte date în Registru menționând atât codul unic de identificare, cât și codul de identificare fiscală.

8. La încetarea activității unui salariat, angajatorul are obligația de a-i elibera un extras din Registru. De asemenea, este obligat să elibereze copii ale documentelor existente în dosarul personal, la cererea salariatului/fostului salariat, în 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

9. Modificarea datelor privind salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile, precum și alte adaosuri realizate în perioada 19 decembrie 2017 – 31 martie 2018 se va transmite la Registru până la data de 31 martie 2018. Netransmiterea modificărilor în acest termen se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei.

La data intrării în vigoare a acestei hotărâri de guvern (19 decembrie 2017) se abrogă H.G. nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților.