Fișierul standard de control fiscal

Ordinul președintelui ANAF nr. 1.783/2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal (M. Of. nr. nr. 10723 9 noiembrie 2021)

Intrare în vigoare: 9 noiembrie 2021. Se aplică începând cu data de 1 ianuarie 2022.

Aspecte generale

Fișierul standard de control fiscal (SAF-T) este prevăzut la art. 591 alin. (1) din Codul de procedură fiscală și este utilizat pentru transferul electronic de date din evidenta contabilă și fiscală, de la contribuabili/plătitori către autoritățile fiscale și auditori.

SAF-T permite organelor fiscale accesul la date din evidenta contabilă și fiscală ale contribuabililor/plătitorilor, stocate și prelucrate în mediu electronic, într-un format ușor de citit pentru testarea substanțială a controalelor și datelor sistemului, folosind software de audit proprietar, ca parte a unei metodologii care asigură eficacitate și productivitate crescută în controlul fiscal asistat de computer.

În concluzie, SAF-T este un fișier în format electronic, de tip XML, conținând date extrase automat din sistemele informatice ale contribuabililor/plătitorilor, exportate și stocate într-un format standardizat.

Formularul D406

SAF-T se transmite de către contribuabili/plătitori în format electronic către organul fiscal central, prin intermediul Declarației informative privind fișierul standard de control fiscal, modelul în limba română – formular D406.

Formularul D406 se depune în format electronic, prin intermediul serviciului public digital „Servicii online – depunere declarații” al ANAF sau prin intermediul site-ului www.eguvernare.ro, serviciul „Depunere declarații ANAF”.

Dimensiunea Declarației informative D406 în format PDF cu XML atașat nu trebuie să depășească limita maximă specificată în „Ghidului contribuabilului pentru pregătirea și transmiterea Declarației informative D406 – Fișierul standard de control fiscal (SAF-T)”, care se publică pe site-ul ANAF.

Declarația (formularul) D406, fișierul XML, programul de asistenta (Validatorul J) și instrucțiunile/documentația necesară sunt puse la dispoziția contribuabililor/plătitorilor și pot fi descărcate de la secțiunea dedicată SAF-T pe portalul ANAF.

Formularul D406 se completează electronic și se semnează prin utilizarea certificatului calificat emis de un furnizor de servicii de certificare, acreditat în condițiile Legii nr. 455/2001.

Categorii de contribuabili care au obligația depunerii SAF-T:

– regiile autonome;
– institutele naționale de cercetare-dezvoltare;
– societățile pe acțiuni
– societățile în comandită pe acțiuni
– societățile în comandită simplă
– societățile în nume colectiv
– societățile cu răspundere limitată
– societățile/companiile naționale;
– organizațiile cooperatiste meșteșugărești
– organizațiile cooperatiste de consum
– organizațiile cooperatiste de credit
– unitățile fără personalitate juridică din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
– persoanele juridice străine care desfășoară activitate prin intermediul unui sediu permanent/mai multor sedii permanente în România;
– persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România;
– asociațiile cu scop patrimonial;
– asociațiile/persoanele fără scop patrimonial;
– organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil;
– societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistrați
prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați prin reprezentant fiscal, sediile fixe);
– alte persoane juridice, care nu se regăsesc menționate în mod expres mai jos.

Categorii de contribuabili care NU au obligația depunerii SAF-T:

– persoanele fizice autorizate
– întreprinderile individuale
– întreprinderile familiale
– persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ
– asociațiile familiale
– societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) și cabinetele individuale de avocat;
– societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale;
– cabinetele medicale individuale
– societățile profesionale practicieni în insolvență
– întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL);
– instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;
– autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare.

Procedura și condiții de transmitere

Pentru pregătirea și transmiterea SAF-T se derulează următoarele activități:

1. generarea fișierului SAF-T, în format XML, de către sistemul informatic al contribuabilului/plătitorului;

2. verificarea structurii fișierului XML și a corelațiilor dintre date prin programul informatic „Validator” pus la dispoziție de ANAF;

3. generarea Declarației informative D406 ca document electronic în format PDF cu XML atașat (după ce acesta a îndeplinit condițiile de verificare), semnat electronic.

Transmiterea Formularului D406 se poate face de către contribuabilii/plătitorii cu obligația de depunere, începând cu prima zi calendaristică a lunii următoare perioadei pentru care obligația devine activă, până la data-limită de depunere – ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea.

Transmiterea se poate face doar de către contribuabilul/plătitorul cu obligație de depunere sau de către împuternicitul/reprezentantul legal al acestuia folosind certificatul calificat de semnătură digitală cu care aceștia sunt înrolați în sistemul ANAF cu drept de depunere a documentelor și formularelor fiscale în format electronic.

La transmiterea Declarației informative D406 se efectuează verificarea și validarea identității contribuabilului/plătitorului pentru care se depune Formularul D406, în raport cu identitatea cu care acesta sau împuternicitul/reprezentantul acestuia este înrolat în sistemul ANAF pentru depunerea declarațiilor și formularelor fiscale în format electronic.

Prima Declarație informativă D406 validată, depusă pentru o lună sau un trimestru de către un contribuabil/plătitor este considerată declarație inițială. Declarațiile ulterioare depuse pentru aceeași perioadă (lună/trimestru) sunt considerate declarații rectificative.

Obligația de transmitere a SAF-T devine efectivă pentru fiecare categorie de contribuabili, astfel:

1. Entitățile înregistrate ca mari contribuabili la data de 1 ianuarie 2022 și care au făcut parte din această categorie și în anul 2021 – de la data de 1 ianuarie 2022 (data de referință pentru mari contribuabili);

2. Entitățile înregistrate ca mari contribuabili la data de 1 ianuarie 2022 și care nu au făcut parte din această categorie în anul 2021 (mari contribuabili noi) – de la data de 1 iulie 2022 (data de referință pentru mari contribuabili noi);

3. Contribuabili mijlocii înregistrați la data de 31 decembrie 2021 – de la data de 1 ianuarie 2023 (data de referință
pentru contribuabilii mijlocii);

4. Contribuabili mici înregistrați la data de 31 decembrie 2021 – de la 1 ianuarie 2025 (data de referință pentru
contribuabilii mici);

5. Contribuabilii nou-înregistrați/încadrați după data de referință pentru fiecare categorie, obligația de depunere a Formularului D406 începe de la data efectivă a înregistrării, prima depunere a Declarației informative D406 urmând să se facă în ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea, ulterior datei de referință pentru categoria de contribuabili în care au fost înregistrați/încadrați.

Termene de transmitere

Data limită de transmitere a formularului D406:

a) ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare, respectiv luna/trimestrul calendaristic, după caz, pentru alte informații decât cele privind secțiunile „Stocuri” și „Active”;

b) la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar, în cazul secțiunii „Active”;

c) la termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, în cazul secțiunii „Stocuri”.

Contribuabilii/Plătitorii transmit Declarația informativă D406 lunar sau trimestrial, urmând perioada fiscală aplicabilă pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA). Contribuabilii care au ca perioadă fiscală aplicabilă pentru TVA semestrul sau anul transmit Declarația informativă D406 trimestrial.

Contribuabilii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA transmit Declarația informativă D406 trimestrial.

Perioada de grație

Contribuabilii care au obligația de transmitere lunară a fișierului SAF-T beneficiază de o perioadă de grație de șase luni pentru prima raportare, cinci luni pentru a doua raportare, patru luni pentru a treia raportare, trei luni pentru a patra raportare, două luni pentru a cincea raportare.

În cazul contribuabililor care au obligația de transmitere trimestrială a fișierului SAF-T, perioada de grație este de trei luni pentru prima raportare.

Dacă contribuabilii depun Declarația informativă D406 în termenul maxim de mai sus, nu vor fi sancționați conform art. 337¹ din Codul de procedură fiscală.

Structura SAF-T

Prin OPANAF nr. 1783/2021 a fost aprobată structura SAF-T, după cum urmează:

1. Secțiunea A – cuprinde datele de identificare ale contribuabilului/plătitorului care depune declarația (denumirea, codul de identificare fiscală, adresa domiciliului fiscal).

2. Secțiunea B – cuprinde secțiunile și subsecțiunile structurii fișierului SAF-T, ce se marchează automat în cazul în care datele asociate se regăsesc în documentul XML.

2.1. Fișiere Master

a) Conturi contabile Registrul-jurnal;
b) Taxonomii (nu se raportează în D406);
c) Clienți;
d) Furnizori;
e) Tabelă taxe;
f) Tabela unităților de măsură (UOM);
g) Tabel tipuri analiză;
h) Tabel tipuri mișcări;
i) Produse;
j) Stocuri;
k) Proprietari;
l) Active.

2.2. Înregistrări contabile – Registrul-jurnal

2.3. Documente sursă

a) Facturi de vânzare;
b) Facturi de achiziție;
c) Plăți;
d) Mișcări de bunuri;
e) Tranzacții cu active.

3. Secțiunea C – identificarea persoanei care depune Declarația informativă D406, prin intermediul semnăturii electronice aplicate;

4. Secțiunea D este rezervată pentru ANAF, în scopul acordării numărului de înregistrare.

5. Secțiunea E – numărul de identificare este un șir alfanumeric generat de aplicațiile ANAF, care identifică în mod unic documentul XML atașat în PDF și este utilizat ca o amprentă digitală a fișierului în scopul detectării situațiilor în care apar modificări în document, după transmiterea către ANAF.