Telemunca inteligentă – Ghid pentru eficientizarea costurilor și pentru un management activ al riscurilor

Fostul sistem clasic (a se citi „rigid”) în care prestarea de muncă se realiza într-un singur spațiu fizic de lucru pentru toți salariații începe deja să dispară, din cauza scăderii beneficiului său economic și a pierderii oportunității de a beneficia de o mare varietate de servicii oferite de societatea modernă (inclusiv din cauza acțiunii cronofage de deplasare de la domiciliu la locul de muncă și invers).

În timp ce punctele centrale ale acestui articol ar putea să nu pară atrăgătoare pentru organizațiile care încă opun rezistență schimbării, cu preocupări permanente legate de indicatorii de productivitate/performanță (fără îndoială ușor gestionabile prin politici atente privind munca la distanță și reglementând indicatori de performanță adaptați atât pentru management, cât și pentru salariați, vizând așteptări reale și transparente din partea salariaților și o monitorizare eficientă a performanței), o mare parte dintre organizațiile care utilizează efectiv telemunca nu par să o folosească la potențialul său maxim.

O utilizare inteligentă a telemuncii presupune abordarea unor aspecte esențiale privind modul în care tehnologia influențează relația de muncă în contextul actual al accesului facil la tehnologie, în special în privința costurilor pentru angajatori și a modalităților de a atinge un management eficient/util al riscurilor.

Deși România se află în coada statisticilor UE în ceea ce privește utilizarea frecventă/ocazională a muncii de acasă (conform ultimelor date Eurostat), pandemia COVID-19 a determinat o creștere exponențială a interesului pentru telemuncă/munca de acasă.

Cu toate acestea, companiile ar trebui să evite să se lanseze în astfel de programe de lucru flexibile înainte de a cunoaște cum să abordeze subiecte juridice cheie, în vederea eficientizării costurilor și a prevenirii riscurilor inerente.

„Munca de acasă” și „telemunca” sunt, conform legii, două instituții juridice (de dreptul muncii) distincte

Doar pentru că societățile utilizează politici interne complicate și încearcă să implementeze diferite instrumente pentru a facilita desfășurarea muncii la distanță nu înseamnă neapărat că una sau ambele instituții de muncă sunt utilizate efectiv.

Pe scurt, posibilitatea de a munci de acasă este definită de Codul Muncii din România (i.e., de Legea nr. 53/2003) ca făcând referire la acei salariați care își îndeplinesc sarcinile legate de locul de muncă la domiciliul lor. Pe de altă parte, Legea nr. 81/2018 care reglementează activitatea de telemuncă („Legea privind telemunca”), intrată ulterior în vigoare, astfel cum a fost modificată de-a lungul timpului, prevede în mod expres că telemunca este acea formă de organizare a muncii în baza căreia salariatul, în mod constant și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice postului, ocupației sau profesiei într-un alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, utilizând tehnologia informației și comunicațiilor.

Astfel, este destul de evident să concluzionăm că, în majoritatea cazurilor (dacă nu în toate cazurile) în care lucrătorul la domiciliu utilizează, de asemenea, tehnologia informației și comunicațiilor (cu alte cuvinte, un laptop conectat la internet) pentru desfășurarea activităților prevăzute în contractul de muncă și în fișa postului, este foarte probabil ca reglementările privind telemunca să fie aplicabile pentru desfășurarea preconizată a „muncii de acasă” efectuate de la domiciliu.

În consecință, toate elementele necesare pentru desfășurarea activității de telemuncă (de exemplu: inspecții la domiciliu, clauze și declarații privind sănătatea și securitatea în muncă) trebuie evaluate cu atenție și incluse în contractul individual de muncă, chiar și în cazul muncii de acasă, deoarece lucrătorii la domiciliu vor folosi aproape sigur tehnologia informației și comunicațiilor pentru a-și desfășura activitățile zilnice.

De asemenea, reglementările din cadrul politicilor interne/instrumentelor IT ale companiei sunt de obicei incomplete în comparație cu cele impuse de Legea privind telemunca, chiar și în situația implementării unui mecanism de consimțământ aparent bilateral al părților.

Stabilirea programului de lucru împreună cu salariații

Telemunca derogă de la impunerea clasică a unui program de lucru fix de către angajator (de exemplu, de la 9.00 la 18.00; cu o pauză de masă de o oră), dat fiind că părțile pot opta pentru un program de lucru diferit de cel reglementat în mod normal la nivelul companiei (și anume, prin Regulamentul intern sau Contractul colectiv de muncă, dacă este cazul), răspunzând astfel nevoilor profesionale/personale ale angajatorului/salariatului, după caz.

Stabilirea unui program de lucru flexibil, dar clar, pliat pe specificul activității, va genera productivitate și ar trebui să evite nemulțumirile salariaților cu privire la lipsa de protecție/încălcarea dreptului la deconectare al acestora.

Reglementarea unor locuri specifice pentru desfășurarea activității de telemuncă

Deși un astfel de element (și anume, locul de muncă) a fost recent abrogat din Legea privind telemunca ca element-cheie care trebuie reglementat de părți, trebuie acordată o mare atenție locurilor în care se desfășoară activitatea de telemuncă, în special în cazul telelucrătorilor transfrontalieri.

Un acord-cadru recent [în aplicarea articolului 16 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004] prevede un sistem prin care un salariat care desfășoară activități de telemuncă transfrontalieră poate rămâne supus legislației de securitate socială a statului în care angajatorul își are sediul social sau locul de desfășurare a activității, cu condiția ca telemunca în statul de reședință al salariatului să reprezinte mai puțin de 50% din timpul de lucru al acestuia (în comparație cu procentul actual de maximum 25%).

În cazul în care angajatorii stabilesc astfel de situații de muncă transfrontalieră începând cu 1 iulie 2023, ar trebui realizată cât mai rapid o analiză a sistemului de securitate socială al salariaților în cauză, pentru a pune în aplicare modificările corespunzătoare în cadrul relației de muncă.

În plus, faptul că se prevede ca loc de muncă doar domiciliul salariatului înseamnă că, în principiu, salariatul ar trebui să efectueze telemunca doar de la domiciliul său. Pe de altă parte, reglementarea unui loc de muncă mai larg și neidentificat (de exemplu, un oraș întreg) este nerecomandată, deoarece pot apărea mai multe riscuri în urma unui astfel de acord al părților (de exemplu, potențiale probleme de sănătate și siguranță; securitatea datelor etc.).

Mai exact, angajatorul ar trebui să reglementeze toate locurile specifice în care se va desfășura telemunca, pentru a asigura sănătatea și siguranța la locul de muncă și pentru a evita probleme precum furtul de date sau urmărirea locului unde se află salariatul în timpul programului de lucru.

Reglementarea modalităților concrete de efectuare a controlului activității salariatului

Pe lângă programul de verificare a activității telelucrătorului, care va fi de asemenea reglementat de părți, nu trebuie omisă nici reglementarea clară a modalităților concrete de efectuare a controlului asupra activității salariatului.

Poate fi greu de urmărit activitatea reală a salariatului în lipsa prezenței fizice la locul de muncă, însă tehnologia modernă vine în ajutor cu o mulțime de modalități de a efectua un control eficient asupra activității zilnice a salariatului (de exemplu, apeluri telefonice, apeluri Skype, mesaje instantanee, e-mailuri etc.).

Materialul integral este disponibil aici.