[Transcript integral] DigitALLizare – „Piața globală și locală de aplicații dedicate domeniului juridic – prezent și perspective”

George Barcun: Mersi foarte mult, o să preiau eu de acum microfonul, ca să spunem așa. Tema pe care o avem este legată de domeniile în care soluțiile de legal tech sprijină activitatea avocaților, și m-am gândit cum să abordez această temă astfel încât să fie, nu știu, foarte ușor de înțeles pentru toți și să rezoneze cumva cu ce vorbesc eu aici, că s-ar putea să fie niște chestii foarte abstracte. Și am ajuns la o variantă în care voi da pur și simplu exemple concrete și voi vorbi despre o zi obișnuită din viața unui avocat și cum te poate ajuta tehnologia minut după minut și oră după o oră. Și haideți să începem, de exemplu, la ora 9:00, da, fie ajungi la birou sau ajungeai la birou înainte, acum ești acasă și deschizi laptopul, primul lucru pe care probabil îl faci este să îți stabilești care îți este agenda, să ai un calendar cu întâlnirile, să vezi, de exemplu, dacă ai vreo zi de naștere pe vreun contact de-al tău pe vreun client, să vezi ce termene de instanță ai, și așa mai departe. Este foarte important să ai un calendar care este alimentat din diverse surse, și aici poate să fie o agendă personală, poate să fie alimentat din instanță, poate să fie alimentat dintr-un sistem de tip CRM, adică Customer Relationship Management, care îți ține, de exemplu, lead-urile, îți poate ține contractele, îți poate ține ofertele pe care le-ai făcut pentru lead-urile respective, următorii pași pe care trebuie să îi faci astfel încât să închizi lead-ul și așa mai departe. Și toate pot să alimenteze un calendar comun pe care îl vezi tu sau îl poate vedea echipa. Și o astfel de aplicație te ajută fabulos, Mai ales dacă acel calendar să și sincronizează cu telefonul, ai tot timpul lista activităților, ai tot timpul o agendă. Trebuie să îți planifici ziua și trebuie să vorbești cu membrii echipei sau cu oamenii din subordine să le planifici toate activitățile, și aici te ajută foarte mult o aplicație de task management, în sensul în care să poți să dai task-uri către una sau mai multe persoane, să poți urmări ce task-uri au fost făcute, ce task-uri sunt depășite, ce task-uri sunt planificate pe următoarea săptămână și eventual ce încărcare ai pe fiecare om în parte. Și, la fel, aceste aplicații de task management pot să fie separate sau pot să fie integrate în soluții de practice management, așa cum, de exemplu, avem noi. Următorul punct, la ora 11:00, de exemplu, poți să ai un meeting cu un client, și dacă înainte era nevoie de o prezență fizică, acum nu mai contează locația și la conferința respectivă care poate să fie pe Skype, pe Zoom pe Microsoft Teams sau orice altă platformă folosești, poți să participi tu, poate să participe un coleg de-al tău care este, de exemplu, detașat la Cluj cu un termen să spunem, poate să participe un potențial client din UK și reprezentantul lui din România. Deci sunt practic patru participanți în zone diferite, totul va fi on-line, nu este nevoie de deplasări și poți să termini rapid, în 30 de minute, fără alt timp pierdut pe deplasări. Și teleconferința în acest caz te ajută extrem de mult. Să spunem că ai convins clientul și ajungi la partea de semnare a contractului. Și aici iarăși există o multitudine de platforme care te pot ajuta. Fie poți să trimiți contractul electronic online și să îl semnezi electronic împreună cu un NDA, de exemplu, sub forma unui pachet, și acest proces poate să dureze sub 10 minute, fie poți să negociezi contractul respectiv online și iarăși sunt foarte multe platforme care te ajută să colaborezi în timp real cu clientul și să aprobe sau să respingă anumite clauze și eventual să modificați clauzele respective în timp real, în timp ce vorbești cu clientul respectiv, astfel încât contractul final este gata și este acceptat de către client. Și aici, într-adevăr, poți să folosești o platformă de negociere contracte și eventual o platformă de semnătură electronică. Ok, ai semnat cu clientul. Următorul pas, primiți de la el documentele și vă apucați de lucru. Documentele respective pot să fie trimise în două formate, fie fizic, fie electronic. Dacă sunt transmise electronic, trebuie să fie făcute disponibile către toți ceilalți membrii ai echipei, și pentru a realiza acest lucru ai nevoie probabil de un sistem de management al documentelor, fie că este o platformă internă, fie că folosești, de exemplu, sharepoint sau folosești alte platforme. Sunt zeci în acest sens, important este să le puteți clasifica, să le puteți numerota și să le faceți disponibile eventual cu o securitate., de exemplu, nu toată lumea are voie să vadă înțelegerile financiare cu clientul respectiv sau anumite documente sunt confidențiale și puteți să aplicați o securitate pe zona aceasta, astfel încât ulterior să le puteți regăsi rapid. În varianta în care vin fizic, aici asistenta trebuie să scaneze tot dosarul, să îl transforme într-un dosar electronic, eventual să aplice un OCR, să-l urce în acel sistem de document management unde toată lumea are acces, și astfel inclusiv avocatul care lucrează din Cluj, de exemplu, va avea acces și va putea să redacteze întâmpinarea respectivă. Ok, acum pe partea de redactare, poți să aplici aceleași principii, work hard sau work smart. Puteți să aveți la dispoziție o bază de date de cunoștințe, adică nu este musai să plecați de la un document gol ci puteți să plecați de la un template, puteți să plecați de la o întâmpinare existentă sau un contract existent. Poți să completezi automat toate datele firmei, de exemplu, printr-o interfațare cu Ministerul Finanțelor, poți să cauți facial în sistemul tău de knowledge management, că în sine este un sistem de knowledge management, poți să cauți modele de clauze sau argumentări specifice speței curente și să le adaugi în document. Deci nu trebuie să reinventezi roata. Ești mult mai eficient așa, ai un know-how în spate și vei putea să termini contractul în jumătate din timp cu aceeași calitate. Și aici se pretează foarte multe aplicații de automatizare ale documentelor, ele se numesc document automation sau mai există și noțiunea de document assembly, adică pur și simplu pot să construiești documente combinând diverse părți, diverse clauze, sau diverse, nu știu, să copiezi jurisprudență din alte locuri, și noi, de exemplu, inclusiv noi avem o soluție pe care am lansat-o anul acesta, se numește Koala Docs care este integrată în Word și care permite exact acest lucru. Vă facilitează procesul de redactare pe bază de template-uri, pe bază de clauze. Ok, ai terminat documentul, îl trimiți spre revizuire, și revizuirea respectivă poate fi făcută de o persoană sau de mai multe persoane în paralel, și aici există tehnologie deja disponibilă, atât Microsoft prin Office, prin platforma Sharepoint cât și Google, de exemplu, oferă posibilitatea de a putea edita în paralel mai multe persoane în același timp și devine mult mai simplu, nu trebuie să plimbi versiuni de documente pe email, pur și simplu totul se face în timp real în același document, iar rezultatul final este final, instantaneu, poate fi trimis clientului. Inclusiv poți să faci modificări și poți să discuți pe marginea documentului deschizând în paralel o teleconferință, astfel încât tot procesul devine mult, mult mai facil. Ok, trimiterea către instanță, iarăși. Să spunem că la ora 3:00 ajungi să trimiți către instanță documentul respectiv, împreună cu alte 200 de pagini. Ai varianta să le trimiți sub formă de plic, ceea ce înseamnă că tu trebuie să tipărești documentele respective, trebuie să le ștampilezi, implică foarte multă muncă sau poți să le trimiți electronic, poți să scanezi, poți să tipărești, poți să semnezi electronic și poți să trimiți documentele direct către instanță. Poți inclusiv să plătești în momentul de față taxa de timbru electronic, adică cei de la Digital Just Tax, care s-au lansat anul curent, oferă inclusiv această posibilitate. Iar între timp îți vin notificări de instanță pe e-mail sau pe telefon, cu soluția pentru termenul de săptămâna trecută, faptul că s-au deschis două dosare noi pe niște clienți pe care îi ai tu în baza de date sau ai un nou termen și ți-a fost inclus automat în calendar. Totul este posibil cu ajutorul unei aplicații care îți face mana cimentul dosarelor de instanță, există soluții pe piață. La final după ce ai lucrat tot vrei să emiți factura, și între timp toți avocații și-au completat timpii între un sistem on-line de introducere a timpilor. Poate ai negociat cu clientului diverse structuri pe fee-uri, poate ai negociat, de exemplu, un onorariu orar cu rate bazate pe senioritate, ceea ce înseamnă că devin extrem de complicat pentru tine să calculezi manual factura respectivă, și atunci un sistem de facturare automat te ajută, te ajută să îți calculezi exact cât ai de emis către client, poți să revizuiești timpii respectivi, poți să mai scazi, poți să mai acorzi diverse discount-uri, poți să emiți factura, să o trimiți direct pe client, direct clientului pe email și clientul poate să facă plata online. Totul este posibil, iar la final poți să vezi cum stai din punct de vedere financiar, pentru că noi chiar avem o mantră, pot să îi spun, la Key Vision, run your law firm like a business, adică este foarte important să vezi și dimensiunea financiară a profesiei de avocat. Este important să ajuți și să redactezi documente, dar întotdeauna time is money pentru că este o profesie liberală, sunt servicii juridice implicate și o aplicație de genul acesta te ajută foarte mult. Poți să îți vezi facturile on-line, poți să emiți facturile, poți să vezi ce s-a lucrat, poți să vezi ce încasări s-au făcut, poți să vezi rapid toate neîncasatele, poți să dai câteva telefoane la restanți, îți notezi ideile principale în urma discuției respective, poți să notezi acele idei direct în factură astfel încât data viitoare când faci follow-up ai un istoric foarte simplu. Poți să rulezi, de exemplu, un raport de profitabilitate pe clientul proaspăt semnat și să observi că de fapt tu ai reușit să facturezi doar 70% din efortul pe care l-ai de pus pe client, și mai mult decât atât, poți să investighezi și să identifici că pierderea a venit de la un associate care a făcut un research și pentru care nu ai putut să facturezi mare scofală. Dar față de costurile avocaților poți să observi că ești în target, de exemplu, noi la Key Vision oferim toate aceste funcționalități, este foarte simplu, poți să vezi foarte multe informații financiare, trend-uri pe neîncasate, performanța avocaților, dacă un client este profitabil sau nu este profitabil, și de ce nu este profitabil. Și să concluzionez, tot ce am discutat aici, deci pentru tot ce am discutat sunt soluții deja pe piață, ele sunt disponibile, sunt foarte affordable ca să spun și sunt disponibile atât pentru firmele mari cât și pentru firmele mici. Noi, de exemplu, nu avem o tipologie de clienți, nu avem, să spunem, doar clienți medii sau doar clienți mari, avem foarte mulți clienți cu un avocat și foarte mulți clienți cu 50-60, adică avem până la 200 și ceva de avocați. Toată lumea urmărește aceleași informații, toată lumea vrea aceleași informații la finalul zilei și există software pe piață care te pot ajuta extraordinar. Mulțumesc.

Cristian Pavel: Mulțumim noi tare mult, cei care au urechi de auzit aud, mai ales cei care ar putea beneficia clar, concret de toate facilitățile și capabilitățile soluțiilor care există. Sentimentul meu este că foarte multe societăți de avocatură, cabinete de avocatură mai mici sau medii, nu vorbesc de cele mari, sunt prea puțin familiare cu beneficiile care pot rezulta de pe urma adoptării și implementării unei astfel de soluții. Cred că asta este una dintre misiunile noastre, de a încerca să convingem dacă altcumva nu reușim, și dacă furnizorii altfel nu reușesc, să ajungem la urechile și în atenția celor care au atâta nevoie de astfel de soluții și probabil că nu le adoptă încă. O să vorbim poate mai spre final despre piața locală care este din punctul meu de vedere destul de tristă, dar în fine, cu perspective, cu potențial, că știți foarte bine, suntem artiști, tot timpul avem potențial, România are potențial. Aș face un switch față de ordinea care a existat acolo în agendă și dacă tot domnul Barcun a pomenit despre domeniile în care soluțiile legal tech sprijină activitatea avocaților, l-aș provoca pe Cristian Iuga pe domnul Iuga de la Arad, directorul general de la Avocatus, de la AvoApp, dezvoltatorul soluțiilor Monitor Dosare, să ne spună câteva cuvinte exact în zona asta de domenii în care soluțiile sunt aplicabile, cum percepe dânsul felul în care adoptarea se petrece în câmpul și în comunitatea juridică. Domnule Iuga, sunteți cu noi, da, sunteți aici?

Cristian Iuga: Da, da.

Cristian Pavel: Vă rog.

Cristian Iuga: Mulțumesc pentru invitație. Față de ce a spus George sunt mai puține de adăugat la firul roșu al activității avocaților și interacțiunea lor cu tehnologia. Mă așteptam la o sumedenie de informații legate de tehnologie, legate de tot felul de buzzards așa, AI, automatizare RPA și așa mai departe, în aceste intervenții, și cred că aș vrea să întorc cumva oglinda către piață, către cei care cumva au nevoie de aceste soluții, pentru că aici este o aglomerație, să zic, de prestatori de servicii, de furnizori pentru această piață, dar experiența pe care eu cel puțin o am, poate îmi pot confirma și colegii cu care am mai vorbit, este că digitalizarea trebuie să fie intenționată, adică digitalizarea nu depinde doar de tehnologie, digitalizarea e un proces de schimbare a culturii unei firme, de stabilire a unor fluxuri, de schimbare a mentalității cu privire la interacțiunea cu clientul, la interacțiunea cu colaboratorii. Adică digitalizarea nu depinde doar de tehnologie, tehnologia este acolo, și România aș spune că are soluții pentru piață de legal, în ciuda pieței, nu neapărat datorită pieței, adică încercăm să venim cu soluții și să oferim soluții care să ajute Universul Juridic, să zicem așa, să își monitorizeze dosarele de instanță, care ar fi un prim pas, să zic, în această digitalizare, și noi în experiența noastră am văzut un interes față de acest lucru. Acum 5 ani, când am lansat AvoApp și am început să spunem povestea pe care, în linii mari ceea ce George a explicat deja cu cum putem ajuta prin, nu știu, gestionarea și redactarea documentelor pe bază de templating, pe introducere automată de date, pe facturare, pe corelarea între timpi și partea de facturare, din experiența noastră, piața nu neapărat a fost pregătită să facă un pas în această direcție, și atunci procesul de vânzare devenea foarte lung, și este foarte lung cred în continuare. În ultimii ani însă, și în special anul acesta, se simte cred o accelerare în această direcție și cumva mă bucură acest fapt, adică piața începe să devină, să caute aceste soluții, pentru că așa cum spunea și domnul Măntoiu, vor veni situații în care volumul de muncă va fi foarte mare și aceste soluții vor fi indispensabile în momentul în care avocații vor avea nevoie de anumite soluții prin care să automatizeze procesele prin care trec. Deci, piața în sine și mindset-ul în sine trebuie să se schimbe ca digitalizarea, într-adevăr, să se întâmple. A lua doar un instrument, a-l plăti și a încerca să centralizezi datele e doar un prim pas, dar procesele în sine prin care firma trebuie să treacă și prin care oamenii care lucrează cu aceste instrumente trebuie să treacă, pur și simplu implementarea unui time tracking, de exemplu, pare simplă, adică ai softul și îl implementezi, oamenii toți își țin timpii. Nu e chiar așa simplu, adică acolo apar problemele de implementare, când trebuie într-adevăr să folosești soluția respectivă și să vezi cum exact te ajută soluția în gestionarea societății din care faci parte. Deci, cumva problemele de implementare a acestor aplicații țin de mindset-ul pe care oamenii și clienții îl vor avea față de aceste aplicații și față de beneficiile acestor aplicații. Ele trebuie să fie clar înțelese, după care trebuie să fie, într-adevăr, și o investiție în această zonă, am auzit de investițiile care au scăzut la un moment dat, trebuie să fie investiții din partea celor care doresc să utilizeze, și eu cred că se văd îmbunătățiri în această direcție. Am încercat să venim cu soluția Monitor Dosare tocmai ca un prim pas înspre digitalizare, adică să nu mai fie acea soluție completă și complexă, ci să fie un prim pas care să fie la îndemâna celor care, de exemplu, fac litigii și așa mai departe, ca să fie notificați, să aibă calendarul lor și lucrurile acestea. Deci eu cred că pe zona aceasta, de legal tech, propun să existe o digitalizare intențională din partea pieței și așa vom putea susține întregul proces. Vă mulțumesc.

Transcrierile oferite de The Department sunt realizate de către lingviști profesioniști, cu experiență în transcrieri audio din domenii diverse. The Department, cu experiență din anul 2008, oferă varii servicii lingvistice. Mai multe informații aici: www.thedepartment.ro.