Regulamentul de organizare şi funcţionare a Direcţiei informare şi relaţii publice M.A.I. (Ordinul M.A.I. nr. 15/2015)

În M. Of. nr. 127 din 19 februarie 2015, s-a publicat Ordinul nr. 15/2015 al Ministerului Afacerilor Interne pentru aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a Direcției informare și relații publice.

Respectivul ordin a fost emis în temeiul dispozițiilor art. 7 alin. (5) și al art. 12 alin. (3) din O.U.G. nr. 30/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Afacerilor Interne (M. Of. nr. 309 din 9 mai 2007, cu modif. și compl. ult.), aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008 (M. Of. nr. 127 din 19 februarie 2008).

Vom prezenta, în continuare, conținutul Regulamentului de organizare și funcționare a Direcției informare și relații publice.

Cap. I: Dispoziții generale

Potrivit art. 1, Direcția informare și relații publice este organizată și funcționează în baza H.G. nr. 416/2007 privind structura organizatorică și efectivele M.A.I., cu modificările și completările ulterioare, precum și a prezentului regulament.

Art. 2 prevede următoarele:

„(1) Direcția informare și relații publice, denumită în continuare Direcția, este unitate a aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare M.A.I., fiind specializată în conceperea, organizarea, conducerea, coordonarea și controlul activităților de informare și relații publice, transparență decizională, realizare a publicațiilor, filmelor și materialelor audiovizuale cu privire la domeniul specific, precum și în monitorizarea și analizarea permanentă a efectelor mediatice produse de misiunile și acțiunile întreprinse de personalul M.A.I., cu scopul de a asigura o reflectare obiectivă în spațiul public a activității M.A.I.

(2) Direcția este în coordonarea viceprim-ministrului, ministrul afacerilor interne, și are ca structuri subordonate Centrul multimedia și Centrul cultural al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare Centrul cultural al M.A.I”.

Art. 3 are următorul conținut:

„(1) Pentru îndeplinirea atribuțiilor ce îi revin, Direcția cooperează cu celelalte structuri din aparatul central și cu cele aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.

(2) Diagrama relațiilor Direcției este prezentată în anexa nr. 1”.

Cap. II: Organizarea Direcției

Art. 4 prevede următoarele:

(1) Direcția are următoarea structură organizatorică:

1. Conducerea;

2. Centrul de presă și politici de comunicare (la nivel de serviciu):

a) Compartimentul comunicare mass-media;

b) Compartimentul politici de comunicare;

c) Compartimentul pregătire și informare internațională;

d) Compartimentul campanii și evenimente;

e) Compartimentul informare publică.

3. Centrul de monitorizare și analiză mass-media (la nivel de serviciu):

a) Compartimentul monitorizare mass-media;

b) Compartimentul analiză mass-media.

4. Secția de asistență religioasă;

5. Compartimentul documente clasificate și secretariat.

(2) Organigrama Direcției este prevăzută în anexa nr. 2.

Potrivit art. 5, relațiile din cadrul serviciilor Direcției sunt ierarhice, iar, între servicii, au caracter funcțional. Cu celelalte unități ale M.A.I., Direcția desfășoară relații de cooperare și colaborare.

Conform art. 6, pentru realizarea obiectivelor și atribuțiilor sale, Direcția angrenează, în mod eșalonat și diferențiat, din punctul de vedere al responsabilităților, elementele structurii proprii, ale Centrului cultural al M.A.I. și ale Centrului multimedia, precum și ale altor unități ale aparatului central sau subordonate M.A.I.

În conformitate cu art. 7, Direcția coordonează, pe linie de specialitate, compartimentele și personalul din instituțiile și structurile aflate în subordinea M.A.I. cu atribuții în domeniile aflate în competență.

Cap. III: Obiectivul general și atribuțiile Direcției

Potrivit art. 8, obiectivul general al Direcției este asigurarea unei informări obiective a societății civile în raport cu realitățile organizaționale, cu privire la demersurile instituționale și la direcțiile de acțiune stabilite prin documente programatice implementate de M.A.I., precum și coordonarea activității de informare și relații publice la nivelul M.A.I.

Art. 9 reglementează atribuțiile generale ale Direcției. Conform acestuia, Direcția are următoarele atribuții:

a) contribuie la creșterea gradului de informare a societății civile, a personalului M.A.I. și a tuturor celor interesați asupra stadiului și evoluției acțiunilor M.A.I. pe linia exercitării atribuțiilor specifice;

b) întreprinde demersuri de ordin comunicațional pentru a obține suportul public necesar susținerii efortului instituțional îndreptat spre îndeplinirea sarcinilor stabilite prin programul de guvernare;

c) contribuie, prin acțiuni și proiecte de relații publice, la consolidarea unui climat civic favorabil întăririi legalității, combaterii corupției și a infracționalității;

d) întreprinde demersuri pentru asigurarea unei reflectări obiective în spațiul public intern și internațional a acțiunilor derulate de structurile M.A.I. și ale personalului propriu, în raport cu importanța și contribuția acestora în plan social;

e) actualizează periodic, în funcție de schimbările survenite în sistemul M.A.I., precum și în sfera socială procedurile de comunicare, în scopul creșterii eficienței activității de informare și relații publice;

f) contribuie la perfecționarea metodelor de lucru necesare gestionării situațiilor de criză mediatică;

g) întreprinde demersuri pentru a asigura optimizarea activităților de informare și relații publice din M.A.I., în sensul atingerii standardelor în domeniu, în ceea ce privește acțiunile și activitățile desfășurate de structuri similare din Uniunea Europeană;

h) elaborează strategia M.A.I. în domeniul informării și relațiilor publice și planurile anuale de măsuri pentru aplicarea strategiei, în funcție de particularitățile și evoluțiile sarcinilor și misiunilor instituției;

i) promovează activitățile, misiunile, valorile și principiile în baza cărora M.A.I. își desfășoară activitatea și asigură modul de relaționare cu societatea civilă și cu structurile guvernamentale, în domeniile de competență;

j) asigură politica de transparență decizională a M.A.I.;

k) pune la dispoziția celor interesați informațiile solicitate în baza Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare, și comunică din oficiu informațiile de interes public ale instituției, cu respectarea prevederilor legale în materia informațiilor nedestinate publicității;

l) urmărește dezvoltarea mediatică a subiectelor și a temelor de interes pentru domeniile de activitate ale structurilor M.A.I., asigurând în timp real suportul informațional de specialitate necesar echipei manageriale a M.A.I., decidenților și specialiștilor în comunicare publică din cadrul instituției;

m) asigură suportul de specialitate necesar gestionării situațiilor speciale, de criză și a celor cu risc reputațional la adresa structurilor M.A.I.;

n) asigură suportul analitic necesar decidenților cu privire la modul în care mass-media reflectă acțiunile M.A.I., ale structurilor sale subordonate și ale personalului propriu;

o) sprijină, prin mijloacele de informare în masă proprii, activitatea de educare juridică și antiinfracțională a cetățenilor;

p) coordonează și controlează activitatea departamentelor de comunicare din structurile centrale și teritoriale ale instituției, a mijloacelor de informare în masă centrale și locale ale M.A.I.;

q) organizează evenimente cu impact mediatic și participă la astfel de acțiuni alături de reprezentanți ai societății civile, organizații neguvernamentale, autorități publice centrale și locale ș.a.;

r) asigură consultanță calificată pentru structurile de informare și relații publice din inspectoratele generale, direcții generale, structuri din subordinea M.A.I. și alte unități din aparatul central al M.A.I.;

s) asigură cooperarea interministerială în domeniul informării și relațiilor publice;

ș) participă la desfășurarea activităților de dezvoltare și schimb de experiență din domeniul de competență al Direcției;

t) participă cu specialiști la inspecțiile și controalele prevăzute în programele anuale aprobate de conducerea instituției și execută, la ordin, alte asemenea sarcini și misiuni;

ț) propune conducerii M.A.I. încheierea de convenții, protocoale și alte asemenea documente privind domeniul propriu de activitate cu organismele precizate în diagrama de relații și avizează documentele similare propuse spre încheiere de unitățile centrale ale M.A.I. cu diferite organisme;

u) participă la organizarea, planificarea și desfășurarea cursurilor de inițiere în carieră, precum și a cursurilor de capacitate/specializare pentru întreg personalul din domeniul informării și relațiilor publice din unitățile M.A.I.;

v) asigură măsurile ce se impun la sediul propriu privind prevenirea și stingerea incendiilor, realizează activitățile aferente asigurării protecției, securității și sănătății în muncă, precum și prevenirii riscurilor profesionale;

w) asigură măsurile ce se impun privind managementul operațional și serviciul de zi pe unitate;

x) asigură asistența și educația religioasă a personalului din structurile M.A.I.;

y) exercită atributele de coordonare, control și evaluare a Centrului cultural al M.A.I. și a Centrului multimedia.

Cap. IV: Conducerea Direcției

Potrivit art. 10, la conducerea Direcției de află asigurată un director, ajutat de doi directori adjuncți.

Art. 11 prevede următoarele:

„(1) Directorul răspunde în fața conducerii M.A.I. de întreaga activitate pe care o desfășoară Direcția.

(2) Directorii adjuncți, aflați în subordinea nemijlocită a directorului, răspund de planificarea, organizarea, desfășurarea și controlul activității profesionale a serviciilor/birourilor/ compartimentelor coordonate.

(3) Fișa postului directorului și cele ale directorilor adjuncți sunt prezentate în anexele nr. 3, 4 și 5”.

Art. 12 are următorul conținut:

„(1) Directorul conduce întreaga activitate a Direcției, pe care o reprezintă în relațiile cu conducerile celorlalte structuri ale M.A.I., potrivit competențelor legale și a mandatului încredințat de conducerea M.A.I.

(2) Pentru aplicarea prevederilor actelor normative, directorul emite dispoziții obligatorii pentru personalul din subordine.

(3) În condițiile legii, directorul poate delega atribuții din competența sa sau poate încredința mandatul de reprezentare directorilor adjuncți ori altor persoane din subordine, după caz”.

Potrivit art. 13, Directorul și directorii adjuncți coordonează și controlează activitatea profesională a personalului din serviciile/compartimentele Direcției, din Centrul cultural al M.A.I. și din Centrul multimedia și analizează modul în care sunt îndeplinite atribuțiile, obiectivele și acțiunile prevăzute în Strategia de informare și relații publice a M.A.I., în programele și planurile de activități și acțiuni proprii.

Cap. V: Obiectivele și atribuțiile serviciilor și compartimentelor din structura organizatorică a Direcției

Secț. 1: Obiectivele și atribuțiile Centrului de presă și politici de comunicare

Art. 14 reglementează obiectivele Centrului de presă și politici de comunicare, derivate din obiectivul general al Direcției:

a) asigură realizarea materialelor de informare destinate publicității referitoare la activitatea M.A.I.;

b) coordonează activitatea purtătorilor de cuvânt din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

c) pune în aplicare politica de transparență la nivelul M.A.I.;

d) organizează conferințele de presă ale reprezentanților conducerii M.A.I.;

e) asigură cadrul normativ necesar desfășurării activităților din domeniul informării și relațiilor publice;

f) proiectează documentele strategice ale M.A.I. în domeniul informării și relațiilor publice;

g) realizează acțiuni și proiecte de relații publice pentru sprijinirea eforturilor M.A.I. de întărire a legalității, combaterii corupției și a infracționalității;

h) participă, alături de alte structuri de specialitate ale M.A.I., la organizarea activităților de pregătire cu personalul de specialitate din structurile M.A.I.;

i) propune conducerii M.A.I. încheierea de convenții, protocoale și alte asemenea documente cu diferite organisme în domeniul informării și relațiilor publice;

j) asigură participarea și reprezentarea Direcției sau a M.A.I., la nivel instituțional, în domeniul de competență;

k) desfășoară, la ordin, sau participă la activități de îndrumare, control și de evaluare a activității de informare și relații publice la instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

l) participă cu specialiști în componența comisiilor de control constituite pentru executarea controalelor dispuse de conducerea M.A.I. sau de directorul Direcției.

Potrivit art. 15, Centrul de presă și politici de comunicare are următoarele atribuții specifice:

a) realizează și transmite mass-mediei materialele de informare publică privind activitatea desfășurată de către instituțiile M.A.I., precum și răspunsurile la solicitările în format electronic soluționate la nivelul Direcției;

b) propune puncte de vedere și întocmește proiecte de reacție ale instituției pe teme apărute în spațiul public;

c) moderează, prin intermediul ofițerilor de presă/purtătorului de cuvânt, conferințele de presă ale reprezentanților conducerii M.A.I.;

d) întreprinde demersuri pentru participarea la emisiuni radio-TV a personalului M.A.I.;

e) îndrumă, sprijină și coordonează activitatea purtătorilor de cuvânt din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

f) întreprinde demersuri de ordin comunicațional pentru gestionarea situațiilor de risc sau de criză mediatică, sprijinind activitatea similară a structurilor aflate în subordinea/ coordonarea M.A.I.;

g) sprijină activitatea de documentare a reprezentanților mass-mediei preluând cererile acestora și furnizând cu celeritate informațiile de interes public solicitate, cu respectarea principiilor echidistanței și al tratamentului nediscriminatoriu;

h) asigură preluarea rapidă a oricăror solicitări în format electronic și transmiterea acestora structurilor competente din cadrul Direcției sau altor structuri competente ale M.A.I., în vederea soluționării;

i) asigură aplicarea prevederilor privind liberul acces la informațiile de interes public și transparența decizională;

j) asigură acreditarea jurnaliștilor la nivelul aparatului central al M.A.I.;

k) asigură postarea pe site-ul instituțional și pe celelalte medii on-line autorizate a materialelor de informare publică privind activitatea desfășurată de către instituțiile M.A.I.;

l) realizează calendarul de activități de relații publice desfășurate de structurile M.A.I.;

m) proiectează strategia și conceptele strategice ale M.A.I. în domeniul informării și relațiilor publice, precum și planurile de implementare a acestor activități;

n) elaborează puncte de vedere la proiectele de acte normative transmise spre consultare de celelalte structuri ale M.A.I., în domeniile din competența Direcției;

o) realizează proiectele de dispoziții interne privind organizarea și desfășurarea activităților în domeniul informării și relațiilor publice;

p) participă la desfășurarea activităților de dezvoltare și schimb de experiență din domeniul de competență al Direcției;

q) valorifică experiența internațională în domeniile din competență, dobândită prin relaționarea cu structuri similare/corespondente din străinătate;

r) participă la organizarea, planificarea și desfășurarea cursurilor de pregătire pentru personalul din domeniul informării și relațiilor publice;

s) participă, alături de specialiștii instituțiilor de pregătire/învățământ, la elaborarea documentației utilizate pentru pregătirea profesională;

ș) sprijină organizarea convocărilor de instruire a personalului cu atribuții de informare și relații publice/a purtătorilor de cuvânt din structurile M.A.I.;

t) propune conducerii M.A.I. încheierea de convenții, protocoale și alte asemenea documente privind domeniul propriu de activitate cu organismele precizate în diagrama de relații și avizează documentele similare încheiate de unitățile centrale ale M.A.I. cu diferite organisme;

ț) inițiază, organizează, desfășoară sau participă la campanii de comunicare și evenimente de relații publice la nivelul Direcției ori cu implicarea altor structuri ale M.A.I.;

u) desfășoară, la ordin, sau participă la activități de îndrumare, control și de evaluare a activității de informare și relații publice la instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

v) participă la activități cu caracter public, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum și la cele ale unor instituții guvernamentale sau organisme neguvernamentale.