Regulamentul de organizare şi funcţionare a Direcţiei informare şi relaţii publice M.A.I. (Ordinul M.A.I. nr. 15/2015)

Art. 16 reglementează la alin. (1) componența centrului de presă și politici de comunicare. Potrivit acestuia, respectivul centru este constituit din:

a) Compartimentul comunicare mass-media;

b) Compartimentul politici de comunicare;

c) Compartimentul pregătire și informare internațională;

d) Compartimentul campanii și evenimente;

e) Compartimentul informare publică.

De asemenea, la alin. (2), prevede atribuțiile pe care le are Compartimentul comunicare mass-media:

a) realizează și transmite mass-mediei materialele de informare publică privind activitatea desfășurată de către instituțiile M.A.I., precum și răspunsurile la solicitările în format electronic soluționate la nivelul Direcției;

b) asigură preluarea rapidă a oricăror solicitări în format electronic și transmiterea acestora către structurile competente din cadrul Direcției, în vederea soluționării;

c) propune puncte de vedere și întocmește proiecte de reacție ale instituției pe teme apărute în spațiul public, sens în care asigură și suportul documentar consultând structurile de specialitate atunci când situația o impune;

d) asigură suportul decizional conducerii M.A.I., prin realizarea de analize și documentare în domeniul informării și relațiilor publice;

e) moderează, prin intermediul ofițerilor de presă/purtătorului de cuvânt, conferințele de presă ale reprezentanților conducerii M.A.I.;

f) întreprinde demersuri pentru participarea la emisiuni radio-TV a personalului M.A.I.;

g) îndrumă, sprijină și coordonează activitatea purtătorilor de cuvânt din instituțiile și structurile aflate în subordinea/ coordonarea M.A.I.;

h) prezintă conducerii Direcției puncte de vedere în domeniul de specialitate, viabile pentru soluționarea unor probleme ce ar putea afecta percepția publică a instituției și a personalului acesteia ori pentru asigurarea unei percepții obiective în raport cu realitățile organizaționale;

i) întreprinde demersuri de ordin comunicațional pentru gestionarea situațiilor de risc sau de criză mediatică, sprijinind activitatea similară a structurilor aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

j) sprijină activitatea de documentare a reprezentanților mass-mediei, preluând cererile acestora și furnizând cu celeritate informațiile de interes public solicitate, cu respectarea principiilor echidistanței și al tratamentului nediscriminatoriu;

k) desfășoară, la ordin, activități de îndrumare, control și de evaluare a activității de informare și relații publice la instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

l) participă la activități cu caracter public, organizate ta nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum și la cele ale unor instituții guvernamentale sau organisme neguvernamentale;

m) asigură acreditarea jurnaliștilor la nivelul aparatului central al M.A.I.

La alin (3), sunt reglementate atribuțiile Compartimentului politici de comunicare:

a) proiectează strategia și conceptele strategice ale M.A.I. în domeniul informării și relațiilor publice, precum și planurile de implementare a acestor activități;

b) elaborează, anual, proiectul Planului de informare și relații publice ai M.A.I.;

c) realizează proiectele de dispoziții interne privind organizarea și desfășurarea activităților în domeniul informării și relațiilor publice;

d) inițiază proiecte de standarde și proceduri în domeniul informării și relațiilor publice;

e) elaborează puncte de vedere la proiectele de acte normative ale M.A.I., în domeniile din competența Direcției;

f) desfășoară sau participă, la ordin, la controale de fond și controale tematice, în domeniile din competența Direcției, la structurile M.A.I.;

g) asigură participarea și reprezentarea Direcției sau a M.A.I., în baza mandatului acordat, la activitățile interdepartamentale, interministeriale și/sau internaționale aferente domeniului de competență;

h) participă la activitățile de schimb de experiență din domeniul de competență al Direcției;

i) realizează proiecte de convenții, protocoale și alte asemenea documente de cooperare cu organismele precizate în diagrama de relații și avizează documentele similare încheiate de unitățile centrale ale M.A.I. cu diferite organisme;

j) elaborează Planul de îndrumare, sprijin și control al Direcției în domeniul informării și relațiilor publice;

k) înaintează Corpului de control al ministrului, în format electronic, regulamentele proprii de organizare și funcționare, ordinele, instrucțiunile, metodologiile, dispozițiile care reglementează activitatea internă, precum și rapoartele privind concluziile controalelor de fond și tematice efectuate, în termen de 5 zile de la aprobarea acestora.

La alin. (4), sunt prevăzute atribuțiile Compartimentului pregătire și informare internațională:

a) participă la organizarea, planificarea și desfășurarea cursurilor de inițiere în carieră, precum și a cursurilor de capacitate/specializare pentru întreg personalul din domeniul informării și relațiilor publice din unitățile M.A.I.;

b) sprijină organizarea convocărilor de instruire a personalului cu atribuții de informare și relații publice/a purtătorilor de cuvânt din structurile M.A.I.;

c) participă la elaborarea documentației utilizate pentru pregătirea profesională, precum și la organizarea, planificarea și desfășurarea cursurilor de pregătire pentru personalul din domeniul informării și relațiilor publice;

d) participă la activitățile de control, consultanță și îndrumare în unitățile centrale și teritoriale ale M.A.I.;

e) organizează simpozioane, mese rotunde, convocări, pe probleme din domeniul informării și relațiilor publice, în cadrul programelor de pregătire a personalului M.A.I. cu atribuții în aceste domenii;

f) elaborează Planul de relații internaționale al Direcției;

g) participă, potrivit Planului de relații internaționale al Direcției, la întruniri internaționale;

h) asigură participarea și reprezentarea Direcției sau a M.A.I., în baza mandatului acordat, la activitățile interdepartamentale, interministeriale și/sau internaționale aferente domeniului de competență;

i) asigură monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

La alin. (5), sunt reglementate atribuțiile Compartimentului campanii și evenimente:

a) asigură postarea materialelor de informare publică privind activitatea desfășurată de către instituțiile M.A.I. pe site-ul instituțional și pe celelalte medii on-line autorizate;

b) preia materiale din paginile web gestionate de celelalte structuri ale M.A.I. și le valorifică pe pagina web a M.A.I.;

c) organizează evenimente de relații publice la nivelul Direcției sau cu implicarea altor structuri ale M.A.I.;

d) inițiază, organizează, desfășoară sau participă la campanii de comunicare;

e) asigură concepția de vizibilitate a M.A.I., prin proiectarea unor materiale de promovare, ca suport al campaniilor de comunicare desfășurate la nivelul M.A.I.;

f) participă la activitățile de control și îndrumare în unitățile centrale și teritoriale ale M.A.I.;

g) asigură participarea și reprezentarea Direcției sau a M.A.I., în baza mandatului acordat, la activitățile interdepartamentale, interministeriale și/ori internaționale aferente domeniului de competență;

h)realizează Calendarul de activități de relații publice desfășurate de structurile M.A.I.;

i) gestionează pagina web a M.A.I. din punctul de vedere al elementelor vizuale și al informațiilor publice conținute, cu sprijinul structurii de specialitate din aparatul central al M.A.I.

La alin. (6), sunt prevăzute atribuțiile Compartimentului informare publică:

a) asigură aplicarea prevederilor privind accesul liber la informațiile de interes public și transparență decizională;

b) desfășoară, la ordin, activități de îndrumare, control și de evaluare a activității de informare și relații publice la instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea M.A.I.;

c) participă la activități cu caracter public, în baza mandatului acordat, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum și la cel al unor instituții guvernamentale sau organisme neguvernamentale.

Secț. a 2-a: Obiectivele și atribuțiile Centrului de monitorizare și analiză mass-media

Art. 17 stabilește obiectivele Centrului de monitorizare și analiză mass-media, derivate din obiectivul general al Direcției. Potrivit acestuia, Centrul de monitorizare și analiză mass-media:

a) asigură informarea conducerii M.A.I. cu privire la apariția în mass-media a referirilor ce vizează misiunile instituției și acțiunile personalului M.A.I.;

b) urmărește dezvoltarea mediatică a subiectelor și a temelor de interes pentru domeniile de activitate ale structurilor M.A.I., asigurând în timp real suportul informațional de specialitate necesar echipei manageriale a M.A.I., decidenților și specialiștilor în comunicare publică din cadrul instituției;

c) asigură suportul de specialitate necesar gestionării situațiilor de criză și a celor cu risc reputațional la adresa structurilor M.A.I.;

d) asigură suportul analitic necesar decidenților cu privire la modul în care mass-media reflectă acțiunile M.A.I., ale structurilor sale subordonate și ale personalului propriu.

Art. 18 reglementează atribuțiile specifice ale Centrului de monitorizare și analiză mass-media:

a) identifică referirile mediatice ce vizează activitatea M.A.I., a structurilor subordonate acestuia și a personalului propriu;

b) informează cu operativitate conducerea M.A.I. cu privire la apariția în spațiul public a referirilor la adresa instituției;

c) urmărește dezvoltarea mediatică a subiectelor și a temelor de interes pentru domeniile de activitate ale M.A.I., asigurând suportul informațional de specialitate necesar echipei manageriale a M.A.I., decidenților și specialiștilor în comunicare publică din cadrul instituției;

d) întocmește materiale de sinteză cu privire la reflectarea mediatică a misiunilor structurilor M.A.I., a unităților subordonate și a acțiunilor personalului propriu, destinate informării continue și complete a decidenților și specialiștilor în comunicare publică din cadrul instituției;

e) asigură suportul de specialitate necesar gestionării situațiilor speciale, de criză și a celor cu risc reputațional la adresa structurilor M.A.I.;

f) realizează analize periodice asupra modului în care acțiunile M.A.I. sunt reflectate în spațiul public, asigurând astfel suportul decizional de specialitate necesar configurării demersurilor de comunicare instituțională;

g) realizează evaluări cantitative și calitative ale campaniilor de comunicare, respectiv ale diferitelor activități publice desfășurate de către structurile M.A.I.;

h) constituie, gestionează și utilizează baze de date imagologice, instrumente de lucru ce administrează informații despre modul în care acțiunile M.A.I. sunt reflectate în spațiul public;

i) utilizează bazele de date imagologice existente la nivelul instituției pentru evaluarea reflectării mediatice a misiunilor și acțiunilor M.A.I.;

j) participă la activități pe linia monitorizării și analizei media, organizate la nivelul structurilor centrale/teritoriale, precum și la cel al unor instituții guvernamentale sau organisme neguvernamentale;

k) participă, la ordin, la activități de control pe probleme de comunicare și relații publice la instituțiile și structurile aflate în subordinea M.A.I.

Art. 19 alin. (1) stabilește componența Centrului de monitorizare și analiză mass-media, astfel:

a) Compartimentul monitorizare mass-media;

b) Compartimentul analiză mass-media.

De asemenea art. 19 alin. (2) reglementează atribuțiile Compartimentului monitorizare mass-media:

a) identifică referirile mediatice ce vizează activitatea M.A.I., a structurilor subordonate acestuia și a personalului propriu;

b) informează cu operativitate conducerea M.A.I. cu privire la apariția în spațiul public a referirilor la adresa instituției;

c) urmărește dezvoltarea mediatică a subiectelor și a temelor de interes pentru domeniile de activitate ale structurilor M.A.I., asigurând suportul informațional de specialitate necesar echipei manageriale a M.A.I., decidenților și specialiștilor în comunicare publică din cadrul instituției;

d) asigură monitorizarea fluxurilor informaționale ale principalelor agenții de presă, televiziuni de știri sau alte mijloace media specializate în informarea în timp real, în vederea îndeplinirii obiectivelor instituționale;

e) întocmește materiale de sinteză cu privire la reflectarea mediatică a misiunilor structurilor M.A.I., a unităților subordonate și a acțiunilor personalului propriu, destinate informării continue și complete a decidenților și specialiștilor în comunicare publică din cadrul M.A.I.

Art. 19 alin. (3) reglementează atribuțiile Compartimentului analiză mass-media:

a) realizează analize periodice asupra modului în care acțiunile M.A.I. sunt reflectate în spațiul public, asigurând astfel suportul decizional de specialitate necesar configurării demersurilor de comunicare instituțională;

b) realizează evaluări cantitative și calitative ale campaniilor de comunicare, respectiv ale diferitelor activități publice desfășurate de către structurile M.A.I.;

c) constituie, gestionează și utilizează baze de date imagologice, instrumente de lucru ce administrează informații despre modul în care acțiunile M.A.I. sunt reflectate în spațiul public;

d) utilizează bazele de date imagologice existente la nivelul instituției pentru evaluarea reflectării mediatice a misiunilor și acțiunilor M.A.I.;

e) asigură suportul de specialitate necesar gestionării situațiilor de criză și a celor cu risc reputațional la adresa structurilor M.A.I.

Secț. a 3-a: Obiectivele și atribuțiile Secției de asistență religioasă

Art. 20 stabilește faptul că Secția de Asistență Religioasă (Secția) își desfășoară activitatea în baza Legii nr. 195/2000 privind constituirea și organizarea clerului militar, precum și a regulamentelor și instrucțiunilor în vigoare, și reprezintă M.A.I. în relațiile cu Biserica Ortodoxă Română, cultele și asociațiile religioase din stat, cu organismele similare care au atribuții în domeniul asistenței religioase atât din țară, cât și în plan internațional.

Art. 21 stabilește obiectivele Secției, derivate din obiectivul general al Direcției. Potrivit acestuia, Secția are următoarele obiective:

a) conduce, coordonează și controlează activitatea de asistență religioasă din M.A.I.;

b) asigură, potrivit Constituției României, republicate, respectarea libertății de conștiință a personalului M.A.I., precum și păstrarea tradițiilor morale, de credință și spiritualitate;

c) asigură desfășurarea activităților pastorale, duhovnicești, moral-educative, liturgice și de ceremonial, în beneficiul personalului instituției, precum și al familiilor acestuia.

Art. 22 reglementează atribuțiile specifice ale Secției:

a) cooperează cu Patriarhia și eparhiile locale, cu celelalte biserici, culte sau asociații religioase recunoscute potrivit legii, în vederea asigurării asistenței religioase pentru toate categoriile de personal, indiferent de confesiune, asigurând dreptul constituțional al persoanei la împărtășirea liberă și neîngrădită a unei credințe;

b) inițiază și organizează simpozioane, convocări pe probleme de asistență/educație moral-religioasă în cadrul programelor de pregătire continuă a personalului la nivelul M.A.I.;

c) elaborează studii și articole cu conținut spiritual și moral – religios pentru uzul personalului M.A.I.;

d) formulează propuneri de specialitate la Planul de informare și relații publice al Direcției și participă la activitățile planificate în domeniul de competență;

e) cooperează cu structuri similare din sistemul național de apărare, ordine publică și siguranță națională pe linia asistenței/educației moral-religioase;

f) inițiază proiecte de regulamente, ordine și instrucțiuni în domeniul asistenței religioase din M.A.I.;

g) colaborează cu reprezentanții mijloacelor de informare în masă, scrise și audiovizuale, în scopul informării societății civile asupra modului de desfășurare a activităților de asistență/educație moral-religioasă în cadrul M.A.I.;

h) efectuează controale tematice privind modul de aplicare a prevederilor instrucțiunilor specifice, pe linia asistenței/educației moral-religioase, în structurile M.A.I., urmărind organizarea și desfășurarea acestor activități, asigurarea protecției spirituale a personalului, respectarea drepturilor și libertăților de conștiință ale persoanei, acordând îndrumare și sprijin de specialitate;

i) întocmește informări anuale privind activitatea desfășurată în domeniul asistenței/educației moral-religioase creștin – ortodoxe, care sunt aduse la cunoștința Sfântului Sinod al Bisericii Ortodoxe Române;

j) organizează anual întâlniri metodologice de specialitate cu preoții (pastorii/deservenții de cult) din sistemul de asistență religioasă al M.A.I.;

k) acordă consultanță canonică și de specialitate pentru amenajarea unor lăcașuri de cult în spațiile puse la dispoziție de structurile instituției;

l) elaborează materiale documentare, predici, cateheze și proiecte de programe dedicate Zilei Eroilor, sărbătorilor creștine și celorlalte sărbători religioase;

m) desfășoară, împreună cu celelalte servicii din cadrul Direcției, unele activități de documentare, îndrumare, sprijin și control în planul muncii educative;

n) efectuează periodic vizite pastorale la persoanele reținute în aresturile poliției, acordând asistență religioasă reținuților de confesiune creștină ortodoxă și mediind pentru asigurarea asistenței religioase celor de alte religii sau confesiuni, în cazul în care sunt asemenea solicitări;

o) realizează în unitățile M.A.I. cicluri de conferințe, întruniri, simpozioane, expoziții cu tematică religioasă, în vederea întăririi moralității și păstrării tradițiilor specifice;

p) asigură suportul de specialitate necesar bunei desfășurări a acțiunilor umanitare inițiate de conducerea M.A.I.

Secț. a 4-a: Obiectivele și atribuțiile Compartimentului documente clasificate și secretariat

Art. 23 reglementează obiectivele Compartimentului documente clasificate, derivate din obiectivul general al Direcției. Conform acestuia, respectiva structură are următoarele obiective:

a) gestionează, conform reglementărilor legale în vigoare, documentele ce conțin informații clasificate;

b) desfășoară activități de secretariat, potrivit dispozițiilor legale incidente domeniului.

Art. 24 prevede atribuțiile specifice ale Compartimentul documente clasificate și secretariat:

a) primește, înregistrează, distribuie, ține evidența și expediază corespondența la nivelul Direcției;

b) organizează evidența audiențelor acordate de către conducerea Direcției;

c) asigură evidența, manipularea și păstrarea ordinelor, instrucțiunilor și a altor acte normative cu caracter intern, gestionate la nivelul Direcției, și verifică periodic existența acestora;

d) centralizează și întocmește informări periodice privind activitățile planificate și desfășurate la nivelul Direcției;

e) organizează, la nivelul Direcției, evidența și manipularea ștampilelor și sigiliilor;

f) coordonează activitatea de îndosariere și arhivare a documentelor din evidența unității;

g) întocmește, potrivit reglementărilor interne, dispoziția zilnică a directorului Direcției;

h) gestionează, potrivit actelor normative în vigoare, declarațiile de avere și de interese pentru personalul Direcției;

i) întocmește lunar situația răspândirilor personalului Direcției;

j) gestionează evidența sesizărilor, reclamațiilor, cererilor și petițiilor adresate conducerii Direcției, urmărește soluționarea în termen a acestora și întocmește informări periodice, potrivit reglementărilor interne în vigoare;

k) întocmește procesul-verbal al ședințelor de lucru ale conducerii Direcției și monitorizarea executării sarcinilor stabilite;

l) aprovizionează personalul Direcției cu rechizite și materiale consumabile, necesare desfășurării activității curente;

m) multiplică documentele și materialele necesare unității, în conformitate cu dispozițiile conducerii Direcției;

n) gestionează evidența bunurilor materiale aflate în folosința personalului unității;

o) controlează periodic, la nivelul serviciilor, modul în care se realizează evidența, întocmirea, păstrarea și circuitul documentelor neclasificate, precum și modul de lucru pa linia fondului arhivistic;

p) evidențiază, întocmește, păstrează, procesează, multiplică, manipulează, transportă și transmite informațiile clasificate;

q) gestionează problematica privind resursele umane, precum și pregătirea personalului Direcției.

Cap. VI: Dispoziții finale

Potrivit art. 25, Centrul cultural al M.A.I. și Centrul multimedia, structuri subordonate Direcției, elaborează propriile regulamente de organizare și funcționare, care se aprobă conform normelor legale în vigoare.

Art. 26 prevede faptul că anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din respectivul regulament.

Potrivit art. 2 din Ordinul M.A.I. nr. 15/2015, la data intrării în vigoare a prezentului ordin, Ordinul M.A.I. nr. 148/2014 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a Direcției informare și relații publice (M. Of. nr. 774 din 24 octombrie 2014; cu modif. și compl. ult.), se abrogă.