Organizarea activităţii de arhivă la entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către ASF (Norma ASF nr. 33/2017)

18 dec. 2017
Vizualizari: 2842

Conform art. 9, documentele care fac referire la un subiect regăsit într-un document înregistrat deja în registrul de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente se conexează la acesta prin înscrierea aceluiași număr de înregistrare cu cel al documentului la care se face conexarea.

Art. 10 prevede că transmiterea documentelor pentru arhivare de la sediile secundare către sediul social/central se realizează în baza unui proces-verbal de predare-primire a documentelor, în conformitate cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale.

Secțiunea a 2-a („Evidența documentelor în formă electronică”)

Potrivit art. 11, entitățile au obligația de a înregistra și de a ține evidența tuturor documentelor întocmite în formă electronică intrate/ieșite, documentelor de uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislației în materie de arhivare.

Art. 12 prevede faptul că entitățile care dețin arhivă electronică depun spre păstrare documentele în formă electronică, în condițiile respectării legislației privind arhivarea documentelor în formă electronică care stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.

În art. 13 se stabilește faptul că în conformitate cu prevederile legislației în materie de arhivare electronică, operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se realizează cu respectarea dispozițiilor legislației privind Arhivele Naționale, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter privat.

Art. 14 dispune faptul că entitățile care depun spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice au obligația desemnării unui administrator al arhivei electronice care să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor în formă electronică într-un registru în formă electronică.

Conform art. 15, la solicitarea A.S.F., entitățile au obligația să permită accesul la orice document în formă electronică arhivat, din formatul în care a fost generat într-un format care să permită vizualizarea, reproducerea și stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor în uz curent.

Secțiunea a 3-a („Organizarea arhivei”)

Art. 16 prevede că entitățile au obligația de a desemna persoane responsabile cu arhiva și/sau de a înființa compartimente de arhivă în funcție de complexitatea, valoarea și cantitatea documentelor pe care le creează sau le dețin.

Stabilirea competențelor privind activitatea de arhivă, desemnarea persoanelor prevăzute mai sus, precum și stabilirea structurii compartimentului de arhivă, în cazul în care entitățile dețin o astfel de structură, sunt în responsabilitatea conducerii entităților, în conformitate cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale.

Art. 17 dispune faptul că entitățile au obligația să organizeze depozitul de arhivă și să obțină avizul din partea Arhivelor Naționale, în conformitate cu dispozițiile legislației privind Arhivele Naționale.

La solicitarea A.S.F., entitățile au obligația de a prezenta avizul prevăzut anterior.

Art. 18 stabilește faptul că entitățile au obligația ca anual să grupeze documentele în unități arhivistice în conformitate cu nomenclatorul arhivistic, în funcție de conținut și termene de păstrare.

Entitățile au obligația de a inventaria toate unitățile arhivistice pe care le-au constituit.

În art. 19 se dispune faptul că enitățile arhivistice prevăzute la art. 18 se depun de către entități la depozitul de arhivă în anul următor constituirii acestora în baza inventarelor și proceselor-verbale de predare-primire, în conformitate cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale.

Art. 20 dispune faptul că evidența tuturor intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice în/din depozitul de arhivă se ține pe baza unui registru.

Unitățile arhivistice din depozitul de arhivă care au termen de păstrare permanent se păstrează separat de cele care au termen de păstrare temporar.

Pachet: Codul administrativ comentat. Explicatii, jurisprudenta, doctrina. Volumul I si Volumul II

Art. 21 prevede faptul că entitățile depun spre păstrare la Arhivele Naționale documentele organizate în unități arhivistice cu termene de păstrare permanente, potrivit nomenclatorului arhivistic și legislației privind Arhivele Naționale.

Art. 22 dispune faptul că până la predarea documentelor prevăzută la art. 19, entitățile au obligația să întocmească o evidența provizorie a acestora care se actualizează permanent.

Art. 23 stabilește faptul că documentele preluate în conformitate cu art. 19 se organizează în depozitul de arhivă pe ani și, în cadrul anului, pe compartimente și termene de păstrare sau pe compartimente și, în cadrul compartimentului, pe ani și termene de păstrare.

Conform art. 24, entitățile au obligația să dețină proceduri interne corespunzătoare care să conțină referiri cel puțin la următoarele elemente:

a) modul de acces în depozitul de arhivă care să fie permis doar persoanelor responsabile cu arhiva;
b) nivelul de acces al personalului propriu la documentele din arhivă și responsabilitățile acestuia față de documentele ridicate;
c) modalitatea de eliberare a documentelor din arhivă către personalul propriu și către alte instituții/autorități ale statului.

Art. 25 dispune că entitățile au obligația de a permite accesul A.S.F. la înscrisurile originale aflate în depozitul de arhivă în vederea efectuării de acțiuni de control sau analize de specialitate.

Art. 26 prevede faptul că entitățile au obligația selecționării și scoaterii documentelor din evidența arhivei, respectiv a unităților arhivistice cu termen de păstrare expirat în conformitate cu nomenclatorul arhivistic.

Art. 27 stabilește faptul că entitățile au obligația să facă dovada deținerii următoarelor avize/confirmări de la Arhivele Naționale:

a) confirmarea eliminării documentelor din arhivă;
b) avizul scoaterii dosarelor din evidența arhivei în vederea transferului către o altă entitate sau transferului într-un alt depozit de arhivă;
c) avizul transferului documentelor în alt depozit de arhivă, transfer datorat distrugerii provocate de calamități naturale sau situațiilor legal justificate.

Potrivit art. 28, la solicitarea A.S.F., entitatea are obligația de a prezenta nomenclatorul arhivistic și documentul care atestă aprobarea acestuia de către Arhivele Naționale.

Cap. III („Alte dispoziții privind organizarea activității de arhivă”) din Norma ASF nr. 33/2017

Art. 29 prevede faptul că entitățile au obligația să notifice A.S.F. în termen de maximum 15 zile de la data în care are loc:

a) avizarea persoanelor responsabile cu activitatea de arhivă/compartimentului de arhivă obținută de la Arhivele Naționale;
b) folosirea unui administrator al arhivei electronice în condițiile respectării legislației privind arhivarea electronică;
c) depunerea documentelor în unități arhivistice cu termene de păstrare permanente la Arhivele Naționale potrivit nomenclatorului arhivistic;
d) scoaterea dosarelor din evidența arhivei în situația prevăzută la art. 27 lit. b);
e) avizarea operatorului de servicii arhivistice;
f) aprobarea oricăror modificări ale nomenclatorului arhivistic.

Orice notificare prevăzută mai sus transmisă A.S.F. este însoțită de copii ale documentelor primite de la autoritățile competente în domeniul arhivării.

Organizarea activității de arhivă la entitățile autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către ASF (Norma ASF nr. 33/2017) was last modified: decembrie 19th, 2017 by Redacția ProLege

PARTENERI INSTITUȚIONALI

Vă recomandăm:

Rămâi la curent cu noutățile juridice

Despre autor:

Redacția ProLege

Redacția ProLege

Rubrica ACTUALITATE LEGISLATIVĂ aduce la cunoştinţa utilizatorilor principalele schimbări legislative survenite recent în diverse domenii, înlesnind astfel activitatea de informare şi de cercetare desfăşurată de practicieni şi reducând semnificativ şi eficient timpul dedicat respectivei activităţi.