Organizarea activităţii de arhivă la entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către ASF (Norma ASF nr. 33/2017)

În M. Of. nr. 998 din 15 decembrie 2017, a fost publicată Norma ASF nr. 33/2017 privind organizarea activității de arhivă la entitățile autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară.

În continuare, vă prezentăm structura respectivului act normativ.

– Cap. I („Dispoziții generale”);
– Cap. II („Obligațiile entităților privind organizarea activității de arhivă”);
– Cap. III („Alte dispoziții privind organizarea activității de arhivă”);
– Cap. IV („Dispoziții finale”).

În continuare, vom prezenta dispozițiile respectivei norme.

Potrivit art. 1, respectiva normă reglementează activitatea de arhivă desfășurată la nivelul entităților – persoane juridice autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., în sensul stabilit de legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică.

Art. 2 dispune faptul că entitățile autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către A.S.F., denumite în continuare entități, care intră sub incidența prevederilor respectivei norme sunt:

a) societățile de servicii de investiții financiare;
b) societățile de administrare a investițiilor;
c) organismele de plasament colectiv (OPC) autoadministrate;
d) operatorii de piață/sistem;
e) depozitarii centrali;
f) casele de compensare;
g) contrapărțile centrale;
h) administratorii de fonduri de investiții alternative;
i) societățile de asigurare și/sau reasigurare;
j) intermediarii în asigurări și/sau reasigurări;
k) administratorii fondurilor de pensii private.

Conform art. 3, termenii și expresiile utilizate în respectiva normă au semnificațiile prevăzute în legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică, Legea nr. 297/2004 privind piața de capital, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 32/2000 privind activitatea și supravegherea intermediarilor în asigurări și reasigurări, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 237/2015 privind autorizarea și supravegherea activității de asigurare și reasigurare, cu modificările ulterioare.

Art. 4 stabilește faptul că entitățile prevăzute la art. 2 au obligația de a înregistra, a ține evidența, a inventaria, a selecționa, a păstra și a utiliza documentele pe care le creează sau le dețin în condițiile stabilite de legislația privind Arhivele Naționale și legislația privind arhivarea electronică, de respectiva normă, precum și de legislația sectorială specifică fiecărui tip de entitate.

Art. 5 prevede că în situația externalizării activității de arhivare în condițiile definite de legislația privind Arhivele Naționale, entitățile au obligația încheierii unui contract de prestări de servicii arhivistice cu operatori de servicii arhivistice, care să respecte legislația în materie de arhivare. Entitățile rămân responsabile în ceea ce privește respectarea prevederilor legale în materie de arhivare.

Încheierea contractului prevăzut mai sus se realizează după notificarea prealabilă a Arhivelor Naționale sau, după caz, a serviciilor județene competente/Serviciului Municipiului București, denumite în continuare Arhivele Naționale, în condițiile prevăzute de legislația privind Arhivele Naționale.

Entitatea are obligația să notifice A.S.F. în termen de maximum 7 zile de la data încheierii contractului de prestări de servicii arhivistice.

Secțiunea 1 („Evidența documentelor pe suport letric”)

Art. 6 stabilește faptul că entitățile au obligația de a înregistra, de a ține evidența tuturor documentelor care atestă activitățile pe care le desfășoară, intrate/ieșite, inclusiv a celor întocmite pentru uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislației în materie de arhivare, și de a asigura autenticitatea, integritatea și utilizarea acestora.

În art. 7 se prevede faptul că înregistrarea documentelor se efectuează într-un registru de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente, în mod cronologic în ordinea intrării/ieșirii, prin alocarea unui număr de înregistrare care să permită identificarea unică a documentului, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete.

Înregistrarea prevăzută mai sus începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an.

Art. 8 dispune faptul că registrul de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente prevăzut la art. 7 conține cel puțin următoarele elemente:

a) numărul de înregistrare;
b) data înregistrării;
c) numărul și data documentului date de emitent;
d) numărul filelor documentului;
e) numărul anexelor;
f) emitentul documentului;
g) conținutul documentului în rezumat;
h) compartimentul căruia i s-a repartizat;
i) data expedierii;
j) modul rezolvării;
k) destinatarul;
l) numărul de înregistrare al documentului la care se conexează și indicativul dosarului conform nomenclatorului arhivistic, stabilit și completat în registru după rezolvarea documentului.