Organizarea activităţii de arhivă la entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către ASF (Norma ASF nr. 33/2017)

Art. 30 dispune că în vederea asigurării condițiilor pentru ca A.S.F. să își poată îndeplini atribuțiile de control, conform legii, entitățile au obligația să permită sau să asigure accesul A.S.F. și/sau al auditorilor entității la toate documentele solicitate, inclusiv în cazul în care externalizează activitatea de arhivă.

Art. 31 stabilește faptul că entitățile care dețin documente electronice în cadrul unei arhive electronice au următoarele obligații:

a) să administreze documentele electronice astfel încât să asigure păstrarea integrității, autenticității și posibilității de utilizare a acestora;
b) să adopte un sistem de management arhivistic aprobat de autoritatea competentă în domeniu, care să conțină proceduri specifice;
c) să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul și modificarea datelor, în situațiile permise, de o manieră controlată, identificabilă și databilă, cu păstrarea variantelor anterioare modificărilor operate;
d) să implementeze soluții tehnice care să permită exportul datelor din sistem într-un format standardizat agreat de autoritatea competentă în domeniu sau comun utilizat, obligația migrării datelor în formatele agreate revenind entității, în conformitate cu legislația în materie de arhivare electronică.

Conform art. 32, entitățile prevăzute la art. 2 lit. i) și j) au obligația să păstreze timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie următoarele documente privind activitatea desfășurată în domeniul asigurărilor/reasigurărilor:

a) dosarele de daună, împreună cu evidențele tehnice și evidențele contabile aferente;
b) raportul anual al auditorului financiar;
c) registrul special al activelor care acoperă rezervele tehnice brute;
d) raportările financiare transmise către A.S.F.;
e) situațiile financiare anuale;
f) orice alte rapoarte prevăzute de legislația emisă în domeniul asigurărilor;
g) documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale asiguraților.

În art. 33 se dispune faptul că în cazul în care entitățile utilizează înregistrări telefonice în activitatea pe care o desfășoară, acestea au obligația de a respecta următoarele cerințe:

a) să utilizeze aplicații de înregistrare care să permită identificarea și accesarea cu ușurință a oricărei înregistrări;
b) să asigure stocarea/arhivarea și accesarea ulterioară a convorbirilor telefonice;
c) să țină evidența înregistrărilor telefonice sub forma unui centralizator în format interogabil care să conțină cel puțin data și numele consumatorului de produse financiare nebancare, în vederea identificării acestuia.

Art. 34 prevede faptul că orice modificare apărută în desfășurarea activității arhivistice este notificată A.S.F. de către entitate în termen de maximum 7 zile de la data producerii acesteia.

În cazul unor evenimente neprevăzute care au apărut în desfășurarea activității arhivistice și care pot afecta integritatea arhivei, notificarea se realizează în maximum 24 de ore de la luarea la cunoștință a producerii evenimentului.

Art. 35 dispune faptul că entitățile au obligația să elibereze certificate, extrase și copii ale documentelor pe care le creează sau le dețin la solicitarea consumatorilor de produse financiare nebancare sau a reprezentanților legali ai acestora, în baza unor înscrisuri doveditoare care le atestă calitatea, în situația în care solicitările se referă la drepturi care îi privesc pe aceștia.

Potrivit art. 36, conducerea entității are obligația să se asigure că persoanele responsabile cu arhiva duc la îndeplinire cerințele privind evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor înscrise în nomenclatorul arhivistic al entității și că sunt asigurate următoarele:

a) dotarea corespunzătoare a depozitelor în funcție de formatul și de suportul documentelor cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit;
b) organizarea depozitului de arhivă după criterii stabilite conform prevederilor legislației în materie de arhivare;
c) organizarea activității de întocmire a nomenclatorului arhivistic al entității, asigurarea legăturii cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării acestuia, precum și urmărirea modului de aplicare a acestuia de către structurile entității;
d) coordonarea activității arhivistice din cadrul entității, în conformitate cu prevederile legislației în materie de arhivare;
e) organizarea arhivării documentelor primite de la structurile entității pe bază de proces-verbal de predare/primire și inventare, întocmite cu respectarea prevederilor legislației în materie aplicabile;
f) evidența tuturor documentelor intrate/ieșite în/din depozitul de arhivă pe baza registrului de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente;
g) eliberarea pe bază de semnătură și ținerea evidenței documentelor solicitate de compartimentele din cadrul entității și verificarea integrității acestora la restituire;
h) pregătirea documentelor cu valoare istorică și a inventarelor acestora în vederea predării lor la Arhivele Naționale conform legislației în materie aplicabilă;
i) punerea la dispoziția A.S.F. a tuturor documentelor solicitate cu prilejul exercitării atribuțiilor de control.

Art. 37 prevede faptul că entitățile au obligația păstrării copiilor documentelor originale predate către organele judiciare sau alte autorități publice, împreună cu dovada predării acestora.

Conform art. 38, respectiva normă se completează cu prevederile legislației privind Arhivele Naționale și ale legislației privind arhivarea electronică în materie de arhivare, precum și cu legislația sectorială specifică fiecărui tip de entitate.

Art. 39 stabilește că entitățile au obligația să ia toate măsurile necesare în vederea organizării activității de arhivă în conformitate cu legislația privind Arhivele Naționale și cu legislația privind arhivarea electronică și cu prevederile respectivei norme.

Art. 40 dispune că entitățile au obligația să comunice A.S.F., în termen de maximum 30 de zile de la data înființării, reorganizării sau fuziunii, măsurile dispuse privind activitatea de arhivă.

În art. 41 se dispune faptul că nerespectarea de către entitățile prevăzute la art. 2 a prevederilor respectivei norme se sancționează conform legislației aplicabile fiecărui tip de entitate.

Potrivit art. 42, respectiva normă se publică în Monitorul Oficial al României și intră în vigoare la data de 1 ianuarie 2018.

Conforma art. 43, la data intrării în vigoare a respectivei norme se abrogă:

a) Hotărârea Consiliului ASF nr. 3/2013 pentru aprobarea Normei nr. 1/2013 privind organizarea activității de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private (M. Of.  nr. 448 din 22 iulie 2013);
b) Norma Consiliului ASF nr. 9/2014 privind organizarea activității de arhivă la asiguratori/reasiguratori și intermediari în asigurări și/sau reasigurări (M. Of. nr. 343 din 9 mai 2014).