Aprobarea Normelor privind instituirea de către auditorii financiari şi firmele de audit a măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului (HCCAFR nr. 123/2023)

În M. Of. nr. 110 din data de 7 februarie 2024 s-a publicat Hotărârea Consiliul Camerei Auditorilor Financiari din România (HCCAFR) nr. 123/2023 pentru aprobarea Normelor privind instituirea de către auditorii financiari și firmele de audit a măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

Redăm, în continuare, principalele prevederi ale hotărârii:

Art. 1

Se aprobă Normele privind instituirea de către auditorii financiari și firmele de audit a măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

Art. 2

Se abrogă Normele privind instituirea de către auditorii financiari a măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, aprobate prin Hotărârea Consiliului Camerei Auditorilor Financiari din România nr. 68/2015, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 974 din 29 decembrie 2015.

Art. 3

Prezenta hotărâre se comunică spre informare Autorității pentru Supravegherea Publică a Activității de Audit Statutar.

Anexă

NORME privind instituirea de către auditorii financiari și firmele de audit a măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului

Structură

CAPITOLUL I: Considerații generale

CAPITOLUL II: Obligațiile auditorilor financiari

SECȚIUNEA 1: Persoana desemnată

SECȚIUNEA 2: Norme și proceduri interne

SECȚIUNEA 3: Obligația de evaluare a riscurilor de spălare de bani, atât în activitatea proprie, cât și în relația cu clienții

SECȚIUNEA 4: Măsuri de cunoaștere a clientelei

SECȚIUNEA 5: Obligații de raportare

SECȚIUNEA 6: Obligații privind instruirea angajaților

SECȚIUNEA 7: Păstrarea documentelor

SECȚIUNEA 8: Solicitările de informații, interzicerea divulgării și alte obligații

SECȚIUNEA 9: Supraveghere și control

CAPITOLUL III: Dispoziții finale

Art. 2

(1) Camera Auditorilor Financiari din România (denumită în continuare Camera sau CAFR), prin intermediul prezentelor norme sectoriale, emite instrucțiuni cu privire la mecanismele și măsurile de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, ce trebuie implementate de auditorii financiari și firmele de audit, pentru respectarea prevederilor Legii nr. 129/2019, Ordinului nr. 37/2021, O.U.G. nr. 202/2008 și H.G. nr. 603/2011, și emite reglementări sectoriale specifice activității de audit pentru elaborarea de către auditorii financiari și firmele de audit a politicilor și procedurilor proprii de cunoaștere a clientelei, astfel încât aceștia să poată administra în mod eficient riscul spălării banilor, precum și al finanțării terorismului.

(2) Auditorii financiari și firmele de audit au obligația ca, în activitatea proprie, să se conformeze cerințelor din prezentele norme și să se protejeze împotriva riscurilor majore, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 129/2019, în limita responsabilităților specifice activităților desfășurate în calitate de membri ai Camerei, prevăzute de reglementările interne emise de CAFR și, după caz, de Standardele internaționale de audit.

Art. 3

Pentru aplicarea și înțelegerea legislației de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului, precum și a mecanismelor de cunoaștere a clientelei, termenii și expresiile utilizate în cuprinsul prezentelor norme au semnificația prevăzută la cap. I secțiunea a 2-a din Legea nr. 129/2019.

(…)

Art. 5

(1) Firmele de audit sunt obligate să instituie proceduri corespunzătoare privind raportarea, la nivel intern, a încălcărilor de orice natură a reglementărilor legale în domeniu, de către angajați sau persoanele aflate într-o poziție similară, printr-un canal specific, independent și anonim.

(2) Firmele de audit sunt obligate să ia de îndată toate măsurile necesare pentru a asigura protecția din punct de vedere juridic a angajaților și a reprezentanților lor, care raportează, fie la nivel intern, fie către Oficiu, suspiciuni de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului, față de expunerea la amenințări, la represalii sau la acțiuni ostile, în special la acțiuni nefavorabile sau discriminatorii la locul de muncă, inclusiv să asigure confidențialitatea cu privire la identitatea acestora.

(3) Aspectele semnalate conform alin. (1) nu constituie încălcări ale unei obligații de confidențialitate sau secret profesional, inclusiv în cazul în care nu se confirmă, și nu atrag răspunderea disciplinară în acest sens.

(…)

Art. 9

(1) Auditorii financiari și firmele de audit au obligația de a asigura o funcție de audit independent în scopul testării normelor, procedurilor, mecanismelor și politicilor prevăzute la art. 8 alin. (1), atunci când, în ultimul exercițiu financiar încheiat, depășesc cel puțin două dintre următoarele criterii:

a) total active: 16.000.000 lei;

b) total cifră de afaceri netă: 32.000.000 lei;

c) numărul mediu de salariați: 50.

(2) CAFR recomandă asigurarea funcției de audit independent prevăzută la alin. (1) printr-o formă care să respecte cerințele Codului de etică și ale Standardelor de independență, cu evitarea oricăror conflicte de interese sau incompatibilități.

Art. 10

(1) Auditorii financiari și firmele de audit au obligația de a identifica și evalua riscurile activității desfășurate referitoare la expunerea la spălarea banilor și la finanțarea terorismului, luând în considerare factorii de risc, inclusiv cei referitori la clienți, țări sau zone geografice, produse, servicii, tranzacții sau canale de distribuție.

(2) Evaluarea riscurilor reprezintă procesul global prin care auditorii financiari și firmele de audit identifică factorii de risc specifici, individualizează situațiile concrete de risc aferente fiecărui factor și cuantifică gradul de risc aferent fiecărui client.

(3) Evaluarea riscurilor se realizează de către toți auditorii financiari și firmele de audit pentru protejarea eficientă a acestora și stă la baza politicilor și procedurilor proprii de management al riscului, precum și la determinarea setului de măsuri de cunoaștere a clientelei ce sunt aplicabile fiecărui client.

(4) Auditorii financiari și firmele de audit au obligația să aplice măsurile standard de cunoaștere a clientelei tuturor clienților, iar prin excepție, proporțional cu gradul de risc asociat fiecărui client, aplică măsuri simplificate de cunoaștere a clientelei pentru clienții evaluați la un grad de risc redus sau măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei pentru clienții evaluați la un grad de risc ridicat.

(5) Scopul evaluării riscurilor este de a permite auditorului financiar și firmei de audit să determine, într-o manieră adecvată, setul de măsuri obligatorii de cunoaștere a clientelei care trebuie aplicate atât în timpul procedurii de identificare a unui client sau a unui beneficiar real, cât și în timpul relației de afaceri, atât pentru clienții noi, cât și pentru cei existenți.

(6) Responsabilitatea elaborării, documentării și actualizării periodice a procedurilor de administrare a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului revine auditorului financiar sau persoanei din conducerea de rang superior din cadrul firmei de audit, cu atribuții de control intern, de comunicare și management de conformitate.

(…)

Art. 21

(1) Pentru activitatea proprie, auditorii financiari și firmele de audit au obligația de a raporta către Oficiu tranzacțiile proprii cu sume în numerar, în lei sau valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, inclusiv operațiunile care au o legătură între ele, în termen de 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacțiilor (raport care nu prezintă indicii de suspiciune).

(2) În cazul operațiunilor care au o legătură între ele, raportul se transmite Oficiului în termen de 3 zile lucrătoare de la efectuarea ultimei operațiuni, prin care se atinge sau se depășește limita minimă de raportare.

(3) Auditorii financiari și firmele de audit transmit Oficiului un raport privind operațiunile cu numerar menționate la alin. (1) și (2), efectuate conform activității desfășurate prin casieria proprie, indiferent de justificările economice.

Art. 22

(1) Rapoartele prevăzute la art. 20 și 21 se transmit Oficiului prin respectarea regulilor privind raportarea, prevăzute la art. 6, 8, 9 și art. 11 alin. (9) din Legea nr. 129/2019 și la art. 19-21 din anexa la Ordinul nr. 37/2021.

(2) Rapoartele de tranzacții suspecte se transmit exclusiv Oficiului de către auditorii financiari și firmele de audit, acestora revenindu-le și obligația de a notifica conducerea Camerei cu privire la transmiterea rapoartelor de tranzacții suspecte, fără a anexa raportul propriu-zis sau alte detalii confidențiale.

(3) Rapoartele prevăzute la art. 20 și 21 se transmit Oficiului de către auditorii financiari și firmele de audit numai:

a) în format electronic;

b) prin canalele puse la dispoziție de Oficiu;

c) în forma și conținutul stabilite prin ordin al președintelui Oficiului.

(…)

Art. 25

(1) Auditorii financiari și firmele de audit sunt obligați să comunice direct Oficiului datele și informațiile solicitate necesare îndeplinirii atribuțiilor Oficiului, în termenele stabilite prin Legea nr. 129/2019.

(2) Auditorii financiari și firmele de audit au obligația de a pune la dispoziția reprezentanților cu atribuții de control ai Oficiului, în vederea realizării atribuțiilor specifice, datele și informațiile solicitate de aceștia, în format letric sau electronic, inclusiv în fotocopie.

(3) În cazul solicitărilor de informații efectuate de Oficiu sau alte autorități competente, prin care se verifică dacă auditorii financiari și firmele de audit au sau au avut o relație de afaceri cu anumite persoane, aceștia au obligația de a elabora proceduri care să le permită să răspundă complet și rapid direct reprezentanților Oficiului sau autorităților competente, prin canale sigure, care să garanteze confidențialitatea deplină a cererilor de informații.

(4) Obligația de confidențialitate, legislația sau prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a restricționa capacitatea auditorilor financiari și firmelor de audit de a raporta către Oficiu, conform legii.

Art. 26

Auditorii financiari și firmele de audit sunt obligați să se asigure că rezultatele controalelor realizate de Oficiu, inclusiv, dacă este cazul, deficiențele identificate și recomandările pentru diminuarea acestora sunt analizate la nivelul conducerii superioare și sunt implementate corespunzător, cu respectarea termenelor indicate în actele de control.

(…)

Art. 29

Prezentele norme se completează de drept cu toate celelalte prevederi legale incidente, inclusiv cu standardele/recomandările Grupului de acțiune financiară internațională (FATF).