Norma ASF nr. 35/2020 privind obligațiile de raportare şi transparenţă în sistemul pensiilor ocupaţionale

În M. Of. nr. 805 din 2 septembrie 2020 s-a publicat Norma ASF nr. 35/2020 privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor ocupaționale.

Vă prezentăm, în continuare, dispozițiile regăsite în respectiva normă.

Art. 1

„Prezenta normă reglementează obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor ocupaționale”.

Art. 2

„Prezenta normă se aplică următoarelor categorii de entități, denumite în continuare entități raportoare:

a) administratorilor de fonduri de pensii ocupaționale;

b) depozitarilor fondurilor de pensii ocupaționale”.

Art. 3

„(1) Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificația prevăzută la art. 3 din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaționale, denumită în continuare Lege.

(2) De asemenea, în înțelesul prezentei norme, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

a) format XML – format standardizat folosit de sistemul informatic de raportări pentru transferul de date, respectiv standardul formatului de raportare Extensible Markup Language;

b) instrucțiuni tehnice de raportare – reguli prin care se stabilesc cerințele minime de raportare specifice fiecărui raport periodic;

c) raport periodic – un set de indicatori primari solicitați de Autoritatea de Supraveghere Financiară, care se regăsesc într-un formular de raportare și au aceeași periodicitate de transmitere și același termen de raportare;

d) SIR – sistem informatic de raportări prin care Autoritatea de Supraveghere Financiară colectează indicatori primari de la entitățile raportoare;

e) Regulamentul 2019/2.088 – Regulamentul (UE) 2019/2.088 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 noiembrie 2019 privind informațiile privind durabilitatea în sectorul serviciilor financiare, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. 317 din 9 decembrie 2019”.

Art. 4

„(1) Rapoartele periodice se completează de către entitățile raportoare conform documentelor justificative.

(2) Rapoartele periodice transmise trebuie să fie reale, corecte și complete.

(3) În cazul în care nu există date, rapoartele periodice sunt completate cu zero.

(4) Rapoartele periodice se completează în limba română.

(5) Rapoartele periodice se completează cu respectarea standardelor prevăzute în anexa nr. 22”.

Art. 5

„(1) Entitățile raportoare transmit Autorității de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., toate rapoartele periodice în format electronic, cu semnătura electronică calificată a persoanei care asigură conducerea activității pentru care se întocmesc raportări sau a persoanei responsabile cu întocmirea și transmiterea rapoartelor, după caz, sau cu semnătura electronică calificată a reprezentantului legal al entității raportoare, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

(2) Entitățile raportoare au obligația să întocmească și să transmită rapoartele periodice conform instrucțiunilor tehnice de raportare, în structura și la termenele stabilite de A.S.F pentru fiecare raportare periodică în parte.

(3) Entitățile raportoare au obligația să întocmească rapoartele periodice în formatul XML, cu excepția situațiilor în care se prevede altfel.

(4) Fișierele transmise se denumesc cu respectarea următoarelor convenții:

denumire fișiere pentru activitatea proprie:

YYYYMMDD_COD_SCURT_COD_TRANSMITERE_EEE.RRR.p7s;

denumire fișiere pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaționale:

YYYYMMDD_COD_SCURT_COD_TRANSMITERE_FFF_EEE.RRR.p7s;

denumire notă explicativă pentru activitatea proprie:

YYYYMMDD_COD_SCURT_5_EEE.rtf.p7s;

denumire notă explicativă pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaționale:

YYYYMMDD_COD_SCURT_5_FFF_EEE.rtf.p7s,

unde:

– YYYYMMDD reprezintă data pentru care se face raportarea;

– COD_SCURT reprezintă codul definit în anexa nr. 23 pentru fiecare anexă în parte;

– COD_TRANSMITERE este 1 pentru o raportare inițială sau 5 pentru o raportare rectificativă;

– FFF reprezintă codul fondului de pensii ocupaționale înregistrat în Registrul A.S.F.;

– EEE reprezintă codul entității raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.;

– RRR reprezintă formatul de raportare definit în anexa nr. 23 pentru fiecare anexă în parte.

(5) Fișierele se încarcă în SIR în folderul dedicat, prevăzut în anexa nr. 23 pentru fiecare anexă în parte.

(6) SIR transmite automat mesaje persoanelor responsabile, acestea având obligația de a analiza aceste mesaje în scopul soluționării eventualelor erori sau avertismente.

(7) Orice modificare a unei raportări inițiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere se consideră raportare rectificativă.

(8) O raportare rectificativă conține, în mod obligatoriu, două fișiere, astfel:

a) un fișier cu valorile/conținutul corectate/corectat (rectificate), după caz;

b) un fișier care conține o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate și motivele care au generat raportarea eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere.

(9) Lipsa oricărui fișier menționat la alin. (8) determină respingerea raportării rectificative.

(10) Pentru transmiterea electronică, entitățile raportoare au obligația de a se înregistra ca utilizatori în aplicația SIR”.

Art. 6

„La solicitarea A.S.F., entitățile raportoare:

a) transmit rapoartele periodice pe suport hârtie, sub semnătura reprezentantului legal, respectiv a persoanei mandatate să le reprezinte în relația cu A.S.F., după caz;

b) sunt obligate să pună la dispoziție, în forma și în termenul stabilite de A.S.F., informațiile și documentele care să evidențieze și să justifice operațiunile privind activitatea desfășurată, sub toate aspectele sale”.

Art. 7

„(1) Administratorul întocmește și transmite A.S.F. pentru activitatea fiecărui fond de pensii ocupaționale:

a) anual, până la data de 31 ianuarie a fiecărui an, pentru anul precedent, raportul privind investițiile fiecărui fond, prevăzut la art. 114 din Lege, conform anexei nr. 5;

b) anual, situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit, conform reglementărilor contabile în vigoare, și de structura portofoliului de investiții, conform anexei nr. 12, detaliată pentru fiecare instrument financiar și pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei și ponderea deținută în activul total al fondului de pensii ocupaționale la data de 31 decembrie;

c) semestrial, raportările contabile întocmite conform reglementărilor contabile în vigoare, însoțite de structura portofoliului de investiții, conform anexei nr. 12, detaliată pentru fiecare instrument financiar și pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei și ponderea deținută în activul total al fondului de pensii ocupaționale la data de 30 iunie;

d) trimestrial, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, rata de rentabilitate prevăzută la art. 102 din Lege, conform anexei nr. 17;

e) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, soldurile conturilor individuale ale participanților pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1A;

f) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația transferurilor de tip «IN» pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1B;

g) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația transferurilor de tip «OUT» și utilizarea activului personal al participanților pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1C;

h) lunar, în termen de 2 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, structura numărului de participanți pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1D;

i) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația contului colector al fondului de pensii pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1E;

j) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, raport privind plățile eșalonate pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1F;

k) lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația conturilor aflate în perioada de vesting pentru luna anterioară, conform anexei nr. 1G;

l) lunar, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea, balanța contabilă de verificare analitică, conform anexei nr. 8;

m) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, detaliat pentru fiecare zi calendaristică a săptămânii anterioare, inclusiv pentru zilele nelucrătoare, situația activelor investite și a obligațiilor fondului de pensii ocupaționale, conform anexei nr. 2;

n) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, situația detaliată a investițiilor, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii anterioare, conform anexei nr. 4;

o) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, situația tranzacțiilor OTC, conform anexei nr. 18;

p) zilnic, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea, raportul privind situația valorii activului net, conform anexei nr. 3.

(2) Administratorul întocmește și transmite A.S.F raportarea prevăzută la alin. (1) lit. n) și pentru ultima zi calendaristică a lunii, în termen de 2 zile lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea”.

Art. 8

„Administratorul întocmește și transmite A.S.F. pentru activitatea proprie:

a) anual, până la data de 31 mai a fiecărui an, raportul pentru activitatea desfășurată în anul calendaristic precedent, prevăzut la art. 113 din Lege, conform anexei nr. 6;

b) anual, situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit, conform reglementărilor contabile în vigoare;

c) anual, până la data de 31 ianuarie a anului următor celui pentru care se face raportarea, raportul actuarial, doar în cazul în care prospectul prevede acoperirea riscurilor biometrice și/sau garantează rata de rentabilitate a investițiilor sau un anumit nivel al garanțiilor, conform anexei nr. 11;

d) anual, până la data de 31 ianuarie, planul de audit intern pentru anul în curs, conform anexei nr. 13;

e) anual, până la data de 31 ianuarie, planul de administrare a riscurilor pentru anul în curs, conform anexei nr. 20;

f) anual, până la data de 31 ianuarie, planul de control intern pentru anul în curs, conform anexei nr. 21;

g) semestrial, raportările contabile, întocmite conform reglementărilor contabile în vigoare;

h) semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, raportul de audit intern, cuprinzând misiunile de audit intern desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaționale, conform anexei nr. 14;

i) semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, raportul de control intern, cuprinzând acțiunile de control intern desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaționale, conform anexei nr. 15;

j) semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, sau fără întârziere după orice modificare importantă a profilului de risc, raportul privind evaluarea internă a riscurilor prevăzut la art. 115 din Lege, cuprinzând activitățile de administrare a riscurilor desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaționale, conform anexei nr. 16;

k) semestrial, în termen de 7 zile lucrătoare ale semestrului următor celui pentru care se face raportarea, raportul privind situația salariaților, conform anexei nr. 19;

l) pentru lunile iunie și decembrie, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea, balanța contabilă de verificare analitică, în formatul prevăzut la anexa nr. 8;

m) după orice modificare, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare apariției unor modificări în conținutul formularului de nominalizare pentru persoanele responsabile și pentru cele care dețin funcții-cheie, conform anexei nr. 7”.

Art. 9

„Depozitarul întocmește și transmite A.S.F.:

a) lunar, în prima zi lucrătoare a fiecărei luni, pentru ultima zi calendaristică a lunii anterioare, situația activelor care acoperă provizionul tehnic, conform anexei nr. 9;

b) zilnic, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea, raportul privind situația valorii activului net pentru fiecare fond de pensii ocupaționale, conform anexei nr. 3”.

Art. 10

„Informațiile și datele publicate pe pagina proprie de internet a administratorului trebuie să fie:

a) structurate, vizibile și ușor accesibile;

b) salvate în format arhivat și rămân publicate pe o perioadă de 5 ani din momentul publicării pe pagina de internet”.

Art. 11

„Administratorul publică pe pagina proprie de internet, pentru fiecare fond de pensii ocupaționale:

a) anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit;

b) anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., raportările contabile semestriale;

c) trimestrial, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, rata de rentabilitate prevăzută la art. 102 din Lege;

d) lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, numărul total de participanți ai fondului de pensii facultative și structura acestora pe grupe de sex și vârste, respectiv: până la 19 ani, între 20 și 24 de ani, între 25 și 29 de ani, între 30 și 34 de ani, între 35 și 39 de ani, între 40 și 44 de ani, între 45 și 49 de ani, între 50 și 54 de ani, între 55 și 59 de ani, 60-64 de ani și peste 65 de ani;

e) lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, valoarea contribuțiilor încasate de fondul de pensii ocupaționale;

f) lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, structura portofoliului de investiții, conform anexei nr. 12;

g) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea activului total;

h) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea activului net;

i) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, numărul total de unități de fond;

j) săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea unitară a activului net;

k) în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, declarația privind politica de investiții a fondului;

l) în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, informațiile prevăzute la art. 10 din Regulamentul 2019/2.088, după caz”.

Art. 12

„Administratorul publică pe pagina proprie de internet, pentru activitatea proprie:

a) anual, până la data de 31 mai, raportul prevăzut la art. 113 din Lege;

b) anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit;

c) anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., raportările contabile semestriale;

d) în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, informațiile prevăzute la art. 3-5 din Regulamentul 2019/2.088”.

Art. 13

„(1) Administratorul transmite anual fiecărui participant un document intitulat «Informare privind drepturile de pensie», gratuit, conform art. 116 din Lege, până la data de 31 mai a fiecărui an, pentru anul calendaristic anterior, conform anexei nr. 10.

(2) Administratorul are obligația de a verifica motivele pentru care documentele prevăzute la alin. (1) sunt returnate, de a corecta, după caz, informațiile eronate din evidențele proprii și de a retransmite documentele acolo unde constată că au fost transmise la o adresă eronată”.

Art. 14

„Cuantumul tarifului perceput de administrator pentru informațiile suplimentare solicitate de participant, prevăzute la art. 116 alin. (2) lit. i) din Lege, nu poate depăși costul efectiv al punerii la dispoziție a informațiilor”.

Art. 15

„(1) Administratorul asigură reprezentanților A.S.F. accesul nelimitat la sistemul informatic de gestiune a operațiunilor fondului de pensii ocupaționale la sediul administratorului, precum și la toate sistemele informatice utilizate în vederea ducerii la îndeplinire a obiectului de activitate.

(2) A.S.F. poate solicita entităților raportoare, angajatorului și auditorului financiar să furnizeze informații privind toate aspectele activității desfășurate, inclusiv orice detalii, clarificări și explicații, precum și să pună la dispoziție toate documentele aferente acesteia, conform actelor normative aplicabile.

(3) Rapoartele și informațiile prevăzute la alin. (1) și (2) se transmit de către persoanele responsabile conform art. 5 și se semnează olograf sau cu semnătură electronică calificată”.

Art. 16

„Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se prelungesc până în următoarea zi lucrătoare”.

Art. 17

„Nerespectarea dispozițiilor cuprinse în prezenta normă se sancționează în conformitate cu prevederile cap. XIV din Lege”.

Art. 18

„Anexele nr. 1A-1G, 2-23 fac parte integrantă din prezenta normă”.

Art. 19

„Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării”.