Regulamentul de organizare şi funcţionare a Ministerului Justiţiei – modificări (OMJ nr. 3032/C/2018)

Noua reglementare

În noua reglementare, la art. 148^1, după lit. k) se introduc patru noi litere, lit. k^1)-k^4), cu următorul conținut:

„La nivelul Serviciului financiar contabilitate se derulează următoarele operațiuni necesare funcționării Operatorului de program pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 și Operatorului de program pentru Mecanismul financiar norvegian 2014-2021, conform cadrului normativ aferent acestei finanțări nerambursabile, cu asigurarea autonomiei acestora față de acțiunile care privesc activitatea ministerului ca beneficiar al proiectelor finanțate prin acest mecanism, în baza procedurilor operaționale privind gestionarea programelor pentru care ministerul are calitatea de Operator de program, aprobate la nivelul instituției:

(…)

k^1) verifică dacă cheltuielile declarate de promotorii de proiecte au fost cu adevărat efectuate și sunt în concordanță cu regulamentele de implementare a mecanismelor financiare norvegiene, acordurile de program, acordurile de implementare a programelor și cu legislația națională și comunitară aplicabilă;

k^2) se asigură de faptul că toată contribuția financiară este utilizată exclusiv pentru scopul programelor și proiectelor subsecvente, că respectă prevederile stipulate în acordurile de program și în acordurile de implementare a programelor și că toate activele aferente programelor sunt folosite numai pentru scopurile prevăzute în acordurile de program;

k^3) asigură efectuarea plăților către proiecte în timp util;

k^4) asigură existența și evidența tuturor documentelor pe care le are în gestiune și care constituie pistă de audit aferentă implementării mecanismelor financiare norvegiene”.

Noua reglementare

În noua reglementare, la art. 148^1, lit. l) se modifică și va avea următorul conținut:

„La nivelul Serviciului financiar contabilitate se derulează următoarele operațiuni necesare funcționării Operatorului de program pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 și Operatorului de program pentru Mecanismul financiar norvegian 2014-2021, conform cadrului normativ aferent acestei finanțări nerambursabile, cu asigurarea autonomiei acestora față de acțiunile care privesc activitatea ministerului ca beneficiar al proiectelor finanțate prin acest mecanism, în baza procedurilor operaționale privind gestionarea programelor pentru care ministerul are calitatea de Operator de program, aprobate la nivelul instituției:

(…)

l) îndeplinește orice alte atribuții necesare derulării operațiunilor impuse Operatorului de program, conform competențelor specifice și cu respectarea cadrului normativ aferent Mecanismului financiar norvegian 2009-2014 și Mecanismului financiar norvegian 2014-2021”.

Noua reglementare

În noua reglementare, la art. 157, alin. (2)-(7) se modifică și vor avea următorul conținut:

„(2) Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe asigură atât suportul tehnic pentru elaborarea, negocierea și încheierea documentației de finanțare a proiectelor, cât și implementarea efectivă a proiectelor finanțate din împrumuturi externe conform prevederilor acordurilor de finanțare, Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 64/2007 privind datoria publică, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 109/2008, cu modificările ulterioare, și protocoalelor semnate de Ministerul Justiției cu instituțiile beneficiare, precum și conform regulilor și procedurilor din regulamentele privind achiziții ale instituțiilor finanțatoare, Manualului de implementare a proiectelor și legislației române în vigoare.

(3) Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe răspunde de implementarea activităților proiectelor, asigură managementul tehnic și financiar, activitatea de achiziții, de decontare și de elaborare a rapoartelor de progres și anuale cu privire la proiecte.

(4) Activitățile derulate în cadrul Direcției de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe sunt coordonate de persoana din conducerea ministerului desemnată în acest sens de către ministrul justiției, denumită în continuare coordonatorul de proiect.

(5) Pentru asigurarea derulării activităților specifice, conducerea Direcției de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe se exercită de către managerul de proiect și managerul adjunct al Direcției de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe, sub coordonarea coordonatorului de proiect.

(6) Competența de a exercita atribuțiile de ordonator principal de credite pentru angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor pentru activitățile de derulare a proiectelor implementate prin Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe, precum și dreptul de a semna contractele și documentele create și emise de Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe, care angajează raporturi juridice cu terții, sunt delegate persoanei din conducerea ministerului desemnate în acest sens de către ministrul justiției. Pe perioadele determinate ale absenței acesteia, competența se deleagă, prin ordin al ministrului justiției, către alt ordonator principal de credite de la nivelul conducerii ministerului.

(7) Până la suma stabilită prin ordin al ministrului justiției, competența de a exercita atribuțiile de ordonator principal de credite pentru angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor pentru activitățile de derulare a proiectelor implementate prin Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe, precum și dreptul de a semna contractele și documentele create și emise de Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe, care angajează raporturi juridice cu terții, poate fi delegată managerului de proiect al Direcției de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe sau managerului de proiect adjunct, pe perioadele determinate ale absenței managerului de proiect. Pe perioadele determinate ale absenței atât a managerului de proiect, cât și a managerului de proiect adjunct, aceste atribuții pot fi încredințate de către ordonatorul principal de credite unuia dintre ceilalți manageri din cadrul Direcției de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe, pe bază de împuternicire”.

Noua reglementare

În noua reglementare, art. 158 se modifică și va avea următorul conținut:

„Direcția de implementare a proiectelor finanțate din împrumuturi externe are următoarele responsabilități:

Etapa premergătoare încheierii acordurilor de finanțare

a) identifică, împreună cu direcțiile de specialitate din minister și potențialii beneficiari finali, domeniile de intervenție în care este necesară acordarea de asistență tehnică/financiară;

b) elaborează în colaborare cu direcțiile de specialitate din minister și potențialii beneficiari finali conceptele proiectelor, în vederea transmiterii acestora către Ministerul Finanțelor Publice;

c) participă la misiunile de supervizare a derulării proceselor de negociere organizate de instituțiile finanțatoare;

d) asigură suportul tehnic pentru redactarea documentației necesare încheierii acordurilor de finanțare, precum și pentru intrarea în vigoare a acestora.

Etapa implementării efective a proiectelor

planificarea:

a) asigură managementul integrat în vederea implementării proiectelor, prin coordonarea, organizarea, controlul, monitorizarea și planificarea activităților proiectelor;

b) participă, alături de beneficiarii direcți, la identificarea, modificarea sau schimbarea activităților cuprinse în proiecte;

c) coordonează elaborarea termenilor de referință de către beneficiarii direcți ai activităților cuprinse în proiecte pentru încadrarea în termenele prevăzute în planul de achiziții;

d) asigură planificarea și derularea procedurilor de achiziții, în conformitate cu termenele prevăzute în planul de achiziții;

e) participă alături de compartimentele ministerului la elaborarea și fundamentarea bugetului necesar implementării proiectelor;

f) asigură relații funcționale cu instituțiile finanțatoare, cu Ministerul Finanțelor Publice și cu alte instituții publice, în vederea îndeplinirii scopurilor proiectelor;

contractarea:

a) inițiază și organizează procedurile privind atribuirea contractelor de servicii, lucrări și bunuri achiziționate pentru componentele și subcomponentele proiectelor;

b) asigură și coordonează întreaga activitate de achiziții, în conformitate cu procedurile și regulamentele privind achizițiile ale Băncii Internaționale pentru Reconstrucție și Dezvoltare și cu prevederile acordurilor de împrumut, precum și cu legislația română în vigoare;

c) întreprinde măsuri în vederea constituirii comisiilor de evaluare a expresiilor de interes, ofertelor tehnice și financiare depuse, în vederea contractării lucrărilor, bunurilor sau serviciilor ce fac obiectul procedurii de achiziție; asigură prin compartimentul de achiziții elaborarea documentațiilor de licitație în conformitate cu solicitările beneficiarilor direcți și cu prevederile regulamentelor privind achizițiile ale Băncii Internaționale pentru Reconstrucție și Dezvoltare;

d) asigură suport tehnic în cadrul secretariatului comisiilor de evaluare în ceea ce privește procedurile și regulamentele privind achizițiile ale Băncii Internaționale pentru Reconstrucție și Dezvoltare și realizarea rapoartelor de evaluare;

e) asigură corespondența cu instituția finanțatoare pentru obținerea avizelor necesare în cursul derulării procedurilor de achiziții;

f) participă la procesul de negociere și semnare a contractelor alături de persoanele autorizate în acest sens;

implementarea:

a) supervizează, monitorizează și coordonează implementarea activităților derulate în cadrul contractelor încheiate în cadrul proiectelor, asigurându-se de atingerea de către contractori și beneficiarii finali a obiectivelor și a rezultatelor preconizate și de efectuarea în bune condiții a tuturor acțiunilor și activităților;

b) asigură, prin compartimentul tehnic propriu, analiza documentelor tehnice și coordonarea fluxului de informații între părțile interesate – beneficiari direcți, contractor, consultanți etc.;

c) fundamentează și propune inițierea de hotărâri ale Guvernului pentru aprobarea investițiilor, conform prevederilor legale în vigoare;

d) întocmește rapoarte de progres;

e) identifică potențialele riscuri și întreprinde acțiuni de minimizare/anihilare a efectelor acestora;

managementul financiar:

a) întocmește balanța de verificare lunară, pe care o înaintează Direcției financiar-contabile pentru a fi integrată în situațiile financiare încheiate la nivelul aparatului propriu al ministerului;

b) elaborează bugetul de cheltuieli după procedura stabilită de Ministerul Finanțelor Publice și ordonatorul principal de credite, cu respectarea legislației în vigoare;

c) elaborează bugetul de cheltuieli final, după comunicarea sumelor aprobate și a trimestrializării acestora, aprobate de ordonatorul principal de credite, administrează și gestionează acest buget;

d) asigură păstrarea evidenței financiare, în conformitate cu practicile financiare internaționale acceptate și legislația română în vigoare;

e) întocmește și transmite compartimentului de specialitate din cadrul ministerului solicitările pentru deschiderile de credite aferente fondurilor din contribuția Guvernului României; întocmește și transmite Ministerului Finanțelor Publice sumarul de cheltuieli și documentele justificative, în vederea efectuării de către acesta a tragerilor din contul de împrumut;

f) gestionează conturile contabile și ține evidența financiar- contabilă;

g) întocmește documentația necesară premergătoare plăților și ordinele de plată; efectuează plățile din contul de trezorerie;

h) întocmește documentele necesare pentru salarizarea personalului propriu și plata contribuțiilor aferente; întocmește și depune lunar declarațiile privind contribuțiile datorate de angajați și angajator la bugetul de stat;

i) realizează monitorizarea cheltuielilor și efectuează raportările, contabilizarea și asigură auditarea proiectelor”.