Registrul general de evidenţă a salariaţilor (H.G. nr. 905/2017)

Conform art. 5, datele în registru se completează și se transmit on-line pe portalul Inspecției Muncii.

Evidența datelor din registru, transmise de angajatorii prevăzuți la art. 1, se ține într-o bază de date administrată de Inspecția Muncii.

Inspecția Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

Procedura privind transmiterea datelor în registrul în format electronic se stabilește prin ordinul comun al ministrului muncii și justiției sociale și al ministrului comunicațiilor și societății informaționale prevăzut la art. 2.

Art. 6 dispune faptul că angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligația de a transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială se află sediul/domiciliul angajatorului, cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

Sucursalele, agențiile, reprezentanțele sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, precum și unitățile fără personalitate juridică ale instituțiilor/autorităților publice/altor entități juridice, cărora le-au fost delegate competențele prevăzute la art. 2 (competența încadrării personalului, competența înființării registrului, completării și transmiterii datelor în registru, în numele angajatorului), au obligația de a înființa, completa și transmite datele în registru conform prevederilor art. 3, cu menționarea ambelor date de identificare: codul unic de identificare – CUI și codul de identificare fiscală – CIF și în termenele stabilite la art. 4, la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială își desfășoară activitatea, cu îndeplinirea obligațiilor prevăzute de respectiva hotărâre.

În art. 7 se prevede că angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator.

La încetarea activității salariatului, angajatorii au obligația să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din registru.

De asemenea, la solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat și certificat pentru conformitate, sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Datele din registru și dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.

În situația în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera un extras din registru, datat și certificat pentru conformitate, sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării, salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de muncă eliberarea unui extras din registru din care să rezulte activitatea desfășurată la acesta, în calitate de salariat. Inspectoratul teritorial de muncă în cauză eliberează documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de muncă asigură accesul individual la datele personale din registru. Condițiile, procedura de lucru și limitele accesului la informații se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii și justiției sociale și al ministrului comunicațiilor și societății informaționale.

Potrivit art. 8, constituie contravenție netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 lit. a) – i) cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă și se sancționează conform art. 260 alin. (1) lit. e1) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei următoarele fapte:

a) transmiterea datelor în registru cu elementele contractului individual de muncă, pentru care există dovada executării acestuia, respectiv prestarea muncii și plata salariului, cu încălcarea termenului prevăzut la art. 4 lit. a);

b) refuzul de a pune la dispoziția inspectorului de muncă documentele care au stat la baza înscrierilor efectuate în registru;

c) netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 lit. j) -k), în termenele prevăzute la art. 4 lit. b);

d) netransmiterea datelor prevăzute la art. 3) lit. l) -p), în termenele prevăzute la art. 4 lit. c) -f);

e) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 lit. d) -h), în termenele prevăzute la art. 4 (cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, excepție făcând situațiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești când înregistrarea în registru se face în termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia și respectiv în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării, excepție făcând situațiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești când transmiterea în registru se face în termen de 20 de zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia);

f) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 lit. l) -n) în termenele prevăzute la art. 4 (cel târziu în ziua anterioară producerii modificării);
g) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 lit. a) și b) în termen de 3 zile lucrătoare de la data apariției modificării.

Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei următoarele fapte:

a) completarea registrului de către alte persoane decât cele prevăzute la art. 2 referitoare la completarea și transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a), de către persoanele care au aceste atribuții stabilite prin fișa postului în cazul angajatorilor prevăzuți la art. 1 lit. b) și de către prestatorii care își desfășoară activitatea în condițiile prevederilor legale în vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protecția datelor cu caracter personal;

b) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;

c) nerespectarea prevederilor art. 2 referitoare la faptul că prestatorii anterior menționați nu pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de completare și transmitere a datelor în registru încredințate de angajator;

d) nerespectarea prevederilor art. 2 privind informarea inspectoratelor teritoriale de muncă cu privire la prestatorii de servicii, în sensul în care angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a) au obligația de a notifica, în scris, inspectoratul teritorial de muncă, în a cărui rază teritorială își au sediul/domiciliul, despre încheierea contractelor de prestări servicii prin încheierea de contracte de prestări cu prestatorii mai sus prevăzuți, precum și datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.

Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 5.000 lei încălcarea obligației de a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.

De asemenea, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 300 lei la 1.000 lei încălcarea de către angajator a prevederilor art. 7 referitoare la: solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, când angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării; documentele eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator; încetarea activității salariatului, când angajatorii au obligația să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din registru; solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, când angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat și certificat pentru conformitate, sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor angajatorilor se fac de către inspectorii de muncă.

Contravenientul poate achita în cel mult 48 de ore de la data încheierii procesului-verbal ori, după caz, de la data comunicării acestuia jumătate din minimul amenzii contravenționale prevăzute mai sus.

Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor prevăzute mai sus se fac cu respectarea:

a) art. 22 din Convenția cu privire la relațiile diplomatice, încheiată la Viena la 18 aprilie 1961, ratificată prin Decretul nr. 566 din 8 iulie 1968, respectiv ale art. 31 din Decretul nr. 481/1971 privind aderarea Republicii Socialiste România la Convenția de la Viena cu privire la relațiile consulare, referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;

b) art. 31 din Convenția de la Viena privind relațiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Convenția de la Viena privind relațiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdicție a agenților diplomatici, respectiv a agenților consulari;

c) inviolabilității și imunității reprezentanțelor organizațiilor internaționale acreditate în România potrivit convențiilor/acordurilor de sediu la care România este parte.