Aprobarea informaţiilor conţinute în registrul naţional de evidenţă a aparatelor de marcat electronice fiscale. Metodologia şi procedura de înregistrare a acestora (OPANAF nr. 4156/2017)

METODOLOGIA ȘI PROCEDURA
de înregistrare a aparatelor de marcat electronice fiscale în etapa postoperaționalizare a Registrului

1. Prin etapa post-operaționalizare se înțelege perioada de după data implementării Registrului. Prevederile acestei anexe se aplică cu data operaționalizării în totalitate a Registrului.

2. (1) Producătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale înscrie în Registru, pentru fiecare aparat de marcat electronic fiscal produs, importat sau achiziționat intracomunitar, fără excepție, informațiile prevăzute la pct. 2 subpct. 2.1, 2.3 și 2.5, pct. 3, pct. 4 subpct. 4.2 și 4.3 și pct. 5 subpct 5.1 și 5.2 din anexa nr. 1 la ordin.

(2) Distribuitorul autorizat înscrie în Registru informațiile de la pct. 2 subpct. 2.1, 2.3 și 2.5 din anexa nr. 1 la ordin, atât pentru sine, cât și pentru entitățile din rețeaua sa de comercializare și/sau service, imediat după obținerea statutului de unitate acreditată pentru cel puțin una dintre aceste activități.

(3) După înscrierea în Registru a informațiilor prevăzute la alin. (1), distribuitorul autorizat obține un document electronic care conține numerele unice de identificare corespunzătoare aparatelor de marcat electronice fiscale înregistrate.

3. Cu ocazia fiecărui transfer sau a fiecărei livrări a aparatului de marcat electronic fiscal, până ce acesta ajunge la utilizator, distribuitorul autorizat sau, după caz, unitatea acreditată pentru comercializare înscrie în Registru datele prevăzute la pct. 5 subpct. 5.1 și 5.2, pct. 6 subpct. 6.4 și punctul 8 subpct. 8.1-8.4 din anexa nr. 1 la ordin.

4. (1) La prima punere în funcțiune a aparatului de marcat electronic fiscal, distribuitorul autorizat/unitatea de service acreditată, prin persoanele desemnate, furnizează în Registru informațiile prevăzute la punctul 5 subpct. 5.1 și 5.2 sau, după caz, subpct. 5.3 sau 5.4, pct. 8 subpct. 8.5, 8.6 și 8.7, pct. 9 subpct. 9.1-9.5 și 9.11, pct. 11 din anexa nr. 1 la ordin, apoi personalul autorizat parcurge următoarele etape:

a) înscrierea numărului unic de identificare în memoria fiscală a aparatului;

b) emiterea și printarea unui „bon fiscal de test” ce are rolul de a verifica faptul că aparatul funcționează;

c) înscrierea în Registru a informațiilor prevăzute la pct. 6 subpct. 6.4 din anexa 1 la ordin.

(2) Procedura prevăzută la alin. (1) se efectuează la sediul distribuitorului/unității de service acreditată, pentru aparatele de marcat electronice fiscale utilizate în puncte de lucru care nu dispun de niciun mijloc de conexiune la internet, la solicitarea utilizatorului exprimată prin „Declarația pe propria răspundere”, prevăzută în anexa nr. 3A.

(3) Declarația pe propria răspundere, întocmită de către administratorul sau reprezentantul legal al utilizatorului, împreună cu copia actului de identitate a declarantului și, după caz, a împuternicirii notariale, se arhivează la distribuitorul autorizat sau la unitatea de service acreditată care efectuează punerea în funcțiune și este prezentată, la cerere, structurilor cu atribuții privind controlul funcționării și utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, potrivit prevederilor legale.

5. (1) Ori de câte ori aparatul de marcat electronic fiscal este supus unei intervenții sau este transferat la alt punct de lucru al utilizatorului, distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, prin persoanele desemnate, furnizează informațiile prevăzute la pct. 5 și, după caz, pct. 9 subpct. 9.2-9.6 din anexa nr. 1 la ordin.

(2) Unitatea de service acreditată, prin persoanele desemnate, înregistrează în Registru modificări ale informațiilor prevăzute la pct. 8 subpct. 8.6 din anexa nr. 1 la ordin.

6. (1) Distribuitorul autorizat sau unitatea acreditată pentru comercializare și/sau service, după caz, înregistrează în Registru informații privind situațiile prevăzute la pct. 6 subpct. 6.1, 6.2 și 6.5 din anexa nr. 1 la ordin. Informațiile prevăzute la pct. 10 din anexa nr. 1 la ordin sunt înregistrate de către distribuitorul autorizat.

(2) Utilizatorii informează organul fiscal competent în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care a intervenit una dintre situațiile prevăzute la pct. 6 subpct. 6.1 sau la pct. 10 subpct. 10.2 lit. b) și c) din anexa nr. 1 la ordin prin completarea „Formularului utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale”, prevăzut în anexa nr. 3B.

(3) Formularul prevăzut la alin. (2) este pus la dispoziția utilizatorilor online, simultan cu operaționalizarea Registrului.

7. (1) Înregistrarea informațiilor în Registru se efectuează de către persoanele desemnate în termen de:

a) 3 zile lucrătoare de la data înregistrării în gestiune a intrării/ieșirii, pe baza documentelor întocmite în acest scop în conformitate cu prevederile legale, a aparatelor de marcat electronice fiscale produse, importate sau achiziționate intracomunitar;

b) 2 zile lucrătoare pentru înregistrarea sau actualizarea informațiilor în celelalte situații.

(2) Termenul prevăzut la alin. (1) lit. b) se raportează la:

a) data emiterii avizului de însoțire a mărfii sau a facturii în cazul aparatelor transferate sau livrate intern;

b) data schimbării locului de utilizare a aparatului de marcat electronic fiscal;

c) data finalizării oricărei intervenții asupra aparatului de marcat electronic fiscal;

d) data la care intervin modificări ale informațiilor care necesită actualizarea acestora;

e) data la care a intervenit o schimbare în situația aparatului de marcat electronic fiscal.

(3) Rectificarea informațiilor se efectuează de îndată ce se constată existența unei înregistrări eronate.

8. Pentru înregistrarea informațiilor în Registru, producătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, precum și unitatea acreditată pentru comercializare și/sau service desemnează persoane care trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiții:

a) dețin calitatea de tehnician de service sau altă calitate, în baza unui contract individual de muncă încheiat cu producătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv cu distribuitorul autorizat sau cu unitatea acreditată pentru comercializare și/sau service;

b) dețin certificat digital calificat emis în condițiile Legii 455/2001 privind semnătura electronică, republicată.

9. Registrul este administrat de Agenția Națională de Administrare Fiscală și permite interogarea după criterii constituite din oricare combinație a informațiilor conținute de Registru.

10. Următoarele anexe fac parte integrantă din respectiva metodologie și procedură:

– Anexa nr. 3 A „Declarație pe propria răspundere”

– Anexa nr. 3 B „Formularul utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale”

11. Anexele nr. 3 A și 3 B sunt disponibile în format editabil pe pagina de internet a Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

DECLARAȚIE PE PROPRIA RĂSPUNDERE

Subsemnatul/Subsemnata, . . . . . . . . . ., domiciliat(ă) în . . . . . . . . . ., str. . . . . . . . . . . nr. . . . . . . . . . ., bl. . . . . . . . . . ., sc. . . . . . . . . . ., ap. . . . . . . . . . ., județul/sectorul . . . . . . . . . ., legitimat(ă) cu B.I./C.I./pașaport, seria . . . . . . . . . ., nr. . . . . . . . . . ., eliberat(ă) de . . . . . . . . . . la data de . . . . . . . . . ., având CNP/NIF . . . . . . . . . ., în calitate de administrator/reprezentant legal al utilizatorului . . . . . . . . . ., având CIF/CNP/NIF . . . . . . . . . ., cunoscând prevederile legii penale privind falsul în declarații*), declar pe propria răspundere următoarele:

*) Art. 326 Falsul în declarații din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare:

„Declararea necorespunzătoare a adevărului, făcută unei persoane dintre cele prevăzute în art. 175 sau unei unități în care aceasta își desfășoară activitatea în vederea producerii unei consecințe juridice, pentru sine sau pentru altul, atunci când, potrivit legii ori împrejurărilor, declarația făcută servește la producerea acelei consecințe se pedepsește cu închisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amendă”.

Aparatul de marcat electronic fiscal cu seria de fabricație nr. . . . . . . . . . . urmează să fie instalat și utilizat la adresa din localitatea . . . . . . . . . ., str. . . . . . . . . . . nr. . . . . . . . . . . bl. . . . . . . . . . ., sc. . . . . . . . . . ., ap. . . . . . . . . . ., județul/sectorul . . . . . . . . . .

Solicit ca punerea în funcțiune și fiscalizarea să fie efectuate la sediul distribuitorului autorizat/unității acreditate pentru service S.C. . . . . . . . . . ., CIF . . . . . . . . . ., deoarece adresa de utilizare este lipsită de oricare mijloc de conexiune la internet.

Am luat cunoștință de obligația prevăzută la art. 3^1 alin. (4) din O.U.G. nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, respectiv de a asigura conectarea la distanță a aparatelor de marcat electronice fiscale, în vederea transmiterii de date fiscale către Agenția Națională de Administrare Fiscală.

Dau prezenta declarație spre a fi utilizată în raporturile cu organele fiscale aflate în subordinea Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

FORMULARUL
utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale

I. Datele de identificare a utilizatorului aparatului de marcat electronic fiscal

Se completează la fiecare comunicare de informații.

II. Datele de identificare a persoanei care furnizează informațiile privind aparatul de marcat electronic fiscal

A. Date de identificare

Se completează la fiecare comunicare de informații.

B. Date de contact

Se completează la fiecare comunicare de informații.

C. Calitatea

*) Se precizează calitatea deținută.

III. Datele de identificare a aparatului de marcat electronic fiscal

A. Numărul unic de identificare a aparatului de marcat electronic fiscal

B. Seria de fabricație a aparatului de marcat electronic fiscal

În cazul în care se comunică seria modificată, se completează și seria de fabricație inițială.

IV. Datele referitoare la starea aparatului de marcat electronic fiscal

V. Datele privind schimbările intervenite în situația aparatului de marcat electronic fiscal

A. Factorul generator

Se selectează o singură variantă.

B. Documentul întocmit

* Se precizează denumirea actului.

C. Entitatea în patrimoniul căreia intră aparatul de marcat electronic fiscal

Sub sancțiunile aplicate faptei de fals în declarații declar că datele înscrise în acest formular sunt corecte și complete.

Număr de înregistrare ca operator de date cu caracter personal 759.

METODOLOGIA ȘI PROCEDURA
de înregistrare a aparatelor de marcat electronice fiscale adaptate pentru a corespunde prevederilor art. 3 alin. (2) din O.U.G. nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și care au obținut avizul tehnic favorabil

1. (1) Aducerea aparatelor de marcat electronice fiscale în parametrii tehnici specifici tipului și modelului de aparat avizat este efectuată de către distribuitorii autorizați și este atestată prin întocmirea, în 2 exemplare, a unui proces-verbal de aducere în parametri, semnat de reprezentantul distribuitorului autorizat și de reprezentantul utilizatorului.

(2) Procesul-verbal prevăzut la alin. (1) se arhivează pentru a fi prezentat, la cerere, structurilor cu atribuții privind controlul funcționării și utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, potrivit prevederilor legale, după cum urmează: primul exemplar al procesului-verbal este preluat de către distribuitorul autorizat, iar exemplarul al doilea rămâne la utilizator.

2. (1) În etapa preoperaționalizare Registru, producătorul, importatorul sau persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene, respectiv distribuitorul autorizat înregistrează aparatele de marcat electronice fiscale adaptate, prin completarea și transmiterea formularului pentru înregistrarea aparatelor de marcat electronice fiscale produse, importate sau achiziționate intracomunitar și a aparatelor de marcat electronice fiscale adaptate pentru a corespunde prevederilor art. 3 alin. (2) din O.U.G. nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și care au obținut avizul tehnic favorabil.

(2) Termenul de transmitere a formularului este de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării în gestiune a intrării/ieșirii aparatelor de marcat electronice fiscale supuse unor modificări ale caracteristicilor tehnice, pe baza documentelor întocmite în acest scop în conformitate cu prevederile legale, sau, după caz, de la data emiterii avizului de însoțire a mărfii sau a facturii.

3. (1) În etapa postoperaționalizare Registru, distribuitorul autorizat înregistrează în Registru, pe lângă informațiile prevăzute în anexa nr. 3 la ordin, informațiile de la pct. 6 subpct. 6.3 din anexa nr. 1 la ordin.

(2) Înregistrarea informațiilor se efectuează de către persoanele desemnate potrivit prevederilor pct. 8 din anexa nr. 3 la ordin, cu respectarea termenelor prevăzute la pct. 7 din anexa nr. 3 la ordin.

METODOLOGIA ȘI PROCEDURA
privind autentificarea cu certificat digital calificat

1. Accesul în vederea furnizării informațiilor prevăzute de respectivul ordin se realizează prin autentificare cu certificat digital calificat, emis în condițiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată.

2. (1) Pentru utilizarea serviciului de acces controlat la Registru, existent pe portalul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, persoanele desemnate de către producător, importator sau persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat potrivit prevederilor pct. 8 din anexa nr. 3 la ordin, efectuează următoarele operațiuni:

a) în vederea obținerii drepturilor de administrator de cont al serviciului de acces controlat la Registru, persoanele desemnate transmit, în format electronic, documentul de confirmare a certificatului calificat, semnat digital de către solicitant și confirmat prin semnătura electronică a autorității de certificare, în conformitate cu instrucțiunile de utilizare a serviciului de acces controlat la Registru;

b) în vederea obținerii drepturilor de administrator de cont al serviciului de acces controlat la Registru, persoanele desemnate transmit, în format electronic, formularul 154 „Cerere pentru utilizarea unui certificat calificat și acordarea drepturilor de administrator de cont”, prevăzut în anexa nr. 5A, existent pe portalul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, în conformitate cu instrucțiunile de utilizare a serviciului de acces controlat la Registru. Cererea pentru utilizarea unui certificat calificat și acordarea drepturilor de administrator de cont se listează, se semnează, conform legii, și se depune de către persoana împuternicită la organul fiscal competent;

c) cererea în format hârtie va fi însoțită de următoarele documente:

– documentul de identitate a solicitantului, în original și în copie;

– documentul eliberat de producător, importator sau persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, din care rezultă dreptul de administrator de cont al solicitantului la serviciul de acces controlat la Registru;

d) persoanele desemnate de către producător, importator sau persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, care dobândesc calitatea de administrator de cont, efectuează înrolarea/revocarea electronică a utilizatorilor serviciului de acces controlat la Registru din cadrul propriei unități, precum și din cadrul unităților acreditate pentru comercializare și/sau service, folosind aplicația „Serviciul de acces controlat Registru”.

(2) Pe baza documentelor depuse prevăzute la alin. (1) lit. c), organul fiscal verifică realitatea datelor înscrise în cerere, iar copia documentului de identitate a solicitantului și documentul privind dreptul de utilizator sau administrator de cont al solicitantului la serviciul de acces controlat Registru se anexează la cerere.

(3) Confirmarea dreptului de utilizare a serviciului de acces controlat la Registru, semnată electronic prin utilizarea unui certificat digital calificat, emis de către un furnizor de servicii de certificare acreditat în condițiile Legii nr. 455/2001, republicată, se transmite persoanei solicitante, prin poștă electronică, la adresa menționată în cerere.

3. (1) Revocarea dreptului de administrator de cont al serviciului de acces controlat la Registru se solicită de titularul certificatului calificat, prin completarea și transmiterea formularului 155 „Cerere pentru revocarea dreptului de utilizare a serviciului acces controlat la Registru și a drepturilor de administrator de cont”, prevăzut în anexa nr. 5B, aflat pe portalul Agenției Naționale de Administrare Fiscală. Cererea pentru revocarea dreptului de utilizare a serviciului de acces controlat la Registru se transmite prin mijloace electronice de transmitere la distanță, prin funcționalitățile puse la dispoziție pe portalul Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

(2) În situația în care revocarea dreptului de administrator de cont al serviciului de acces controlat la Registru se solicită de către o persoană diferită de persoana pentru care acest drept a fost obținut, „Cererea pentru revocarea dreptului de utilizare a serviciului acces controlat la Registru și a drepturilor de administrator de cont” se depune în format hârtie, semnată, conform legii, la organul fiscal competent.

(3) Cererea va fi însoțită de următoarele documente:

a) documentul de identitate a persoanei care solicită revocarea dreptului de administrator de cont la serviciul de acces controlat la Registru al persoanei pentru care acest drept a fost obținut, în original și în copie;

b) documentul eliberat de producător, importator sau persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, din care rezultă dreptul persoanei solicitante de a revoca dreptul de administrator de cont la serviciul de acces controlat la Registru, al persoanei pentru care acest drept a fost obținut.

4. Următoarele anexe fac parte integrantă din respectiva metodologie și procedură:

– Anexa nr. 5 A formularul 154 „Cerere pentru utilizarea unui certificat calificat și acordarea drepturilor de administrator de cont”

– Anexa nr. 5 B formularul 155 „Cerere pentru revocarea dreptului de utilizare a serviciului acces controlat la Registru și a drepturilor de administrator de cont”

5. Anexele nr. 5 A și 5 B sunt disponibile în format editabil pe pagina de internet a Agenției Naționale de Administrare Fiscală.