Datele cu caracter personal nu pot fi păstrate la nesfârșit. Recomandări pentru companii

Datele cu caracter personal pot fi păstrate doar atât timp cât este nevoie de ele pentru a atinge scopurile pentru care sunt prelucrate, în conformitate cu principiul limitării stocării datelor, potrivit Regulamentului UE 679/ 2016 (GDPR). Păstrarea lor pentru perioade nelimitate de timp sau doar „pentru orice eventualitate” este, prin urmare, contrară acestui principiu.

În practică, însă, companiile care procesează date cu caracter personal se lovesc de o serie de dificultăți în a stabili termene de stocare concrete sau criterii specifice în acest sens. Gestionarea atentă a acestor aspecte este importantă pentru a asigura conformarea cu prevederile GDPR, evitarea unor potențiale sancțiuni și, în același timp, satisfacerea nevoilor specifice de prelucrare a datelor, la nivelul companiilor.

De ce este importantă stabilirea unor termene de stocare?

Pe lângă respectarea principiului impus de GDPR în ceea ce privește limitarea stocării datelor, termenele de stocare sunt importante și din punct de vedere practic, existența lor permițând totodată și îndeplinirea mai facilă a altor obligații prevăzute de GDPR.

De exemplu, lipsa unor astfel de termene ar putea face dificilă respectarea obligației de informare a persoanelor vizate, prin care trebuie să se asigure furnizarea de informații clare inclusiv cu privire la perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal. De asemenea, în cazul în care persoanele vizate își exercită dreptul de acces, un volum mare de date vechi și neactualizate ar putea îngreuna furnizarea de către companie a unei copii complete după datele cu caracter personal deținute în legătură cu persoana respectivă.

În plus, stabilirea unor termene de stocare adecvate are și unele avantaje operaționale, precum creșterea capacității de localizare și extragere eficiente și rapide a datelor, în caz de nevoie. Totodată, se reduce astfel riscul de erori și de potențiale incidente de securitate (de exemplu, prin acces sau dezvăluire neautorizate) (…).

Materialul integral este disponibil aici.