Aprobarea Planului de măsuri pentru finalizarea sistemului informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar (H.G. nr. 285/2023)

În M. Of. nr. 272 din data de 31 martie 2023 s-a publicat Hotărâre a Guvernului (H.G.) nr. 285/2023 privind aprobarea Planului de măsuri pentru finalizarea sistemului informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar.

Redăm, în cele ce urmează, dispozițiile regăsite în respectivul act normativ.

Articol unic

Se aprobă Planul de măsuri pentru finalizarea sistemului informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

ANEXĂPLAN DE MĂSURI pentru finalizarea sistemului informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar (2023-2025)

I. Informații generale relevante privind sistemul informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar

(1) Sistemul informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar, denumit în continuare RMS (Resource Management System), a fost conceput la inițiativa experților Băncii Mondiale și este un sistem modular integrat de tip Enterprise Resource Planning, denumit în continuare ERP, prin care se administrează resursele bugetare, financiare, umane și logistice ale sistemului judiciar.

(2) Finalizarea RMS este unul dintre obiectivele strategice ale Ministerului Justiției, denumit în continuare MJ, prevăzut în Hotărârea Guvernului nr. 436/2022 privind aprobarea Strategiei de dezvoltare a sistemului judiciar 2022-2025 și a planului de acțiune aferent acesteia, în cadrul direcției de intervenție A: Independența, calitatea și eficiența actului de justiție, obiectiv strategic nr. 2: Creșterea calității și eficienței justiției prin transformarea digitală a sistemului judiciar, obiectiv specific nr. 10: Finalizarea extinderii RMS la nivelul MJ și al instanțelor, asigurarea suportului continuu în utilizarea acestuia și menținerea permanentă a sistemului în stare optimă de funcționare.

(3) RMS este deosebit de complex prin natura sa, dar și foarte eficient prin rezultatele practice care se obțin prin utilizarea continuă a acestuia. În același timp, RMS prezintă un grad crescut de complexitate la operare ritmică de către utilizatorii finali, motiv pentru care utilizarea continuă este posibilă numai cu sprijinul constant al unui centru de suport dedicat acestui sistem informatic, conform practicilor internaționale comune utilizării unor astfel de sisteme informatice de tip ERP.

(4) RMS este un sistem complex deoarece are la bază pachetul de software produs de compania americană Oracle și este constituit din 63 de produse software distincte interdependente, organizate în 3 module operaționale principale ale RMS, respectiv:

1. modulul Buget – este utilizat pentru procesarea tuturor operațiunilor legate de bugetul anual (proiect de buget, buget aprobat, repartizarea bugetului, alocări, realocări, rectificări bugetare anuale, raportări etc.) într-o structură ierarhică coordonată de Ministerul Justiției – ordonator principal de credite, continuând cu curțile de apel – ordonatori secundari de credite și terminând cu tribunalele – ordonatori terțiari de credite;

2. modulul Resurse umane și salarizare al RMS – acoperă toate procesele interne legate de gestiunea resurselor umane, pontaje și salarizare. Prin acesta se gestionează activitatea de salarizare (încadrări, pontaje, calcul salarial, generare rapoarte și declarații obligatorii din punct de vedere legal), parcursul profesional al personalului MJ și cel al instanțelor de judecată, într-un mod unitar și centralizat, începând de la angajarea personalului, avansări, transferuri, detașări, delegări și terminând cu ieșirea din sistem. De asemenea, modulul păstrează istoricul parcursului profesional și evoluției nivelului salarial al angajatului;

3. modulul Financiar – este cel mai complex dintre cele trei module ale RMS și cuprinde la rândul său alte 9 submodule operaționale interconectate: Clienți, Furnizori, Stocuri, Managementul mijloacelor fixe și obiectelor de inventar, Parc auto, Contabilitate generală, Managementul fluxului de numerar, Modul personalizat specific – Alocare, lichidare, ordonanțare și plată, denumit în continuare ALOP, și Planul anual de achiziții publice, denumit în continuare PAAP.

(5) Pe lângă aceste trei module operaționale principale enumerate mai sus, RMS cuprinde alte două module cu funcționalități mult mai restrânse, respectiv un modul de Relații externe și registratură documente, dedicat exclusiv Administrației Naționale a Penitenciarelor, și un modul de suport utilizatori (Helpdesk) care deservește toți utilizatori RMS și permite Centrului de suport dedicat RMS de tip call center, denumit în continuare CSURMS, gestiunea centralizată și unitară a solicitărilor de asistență la utilizarea sistemului.

(6) Complexitatea software a RMS se reflectă și în adâncime, respectiv la nivelul hardware, deoarece toată infrastructura RMS cuprinde 160 de servere virtuale și este găzduită de două centre de date redundante localizate la penitenciarele Rahova și Gherla.

(7) RMS este foarte eficient prin rezultatele practice care se obțin prin operare, deoarece permite realizarea automată a unor operațiuni complexe care în anii anteriori se realizau în câteva luni și cu implicarea unui număr mare de personal. Cu titlu de exemplu, prin utilizarea RMS se poate elabora în numai câteva minute formularul L153 aferent procedurii de transmitere a datelor privind veniturile salariale pentru personalul plătit din fonduri publice, potrivit Ordinului ministrului muncii și justiției sociale nr. 2.169/2018 de aprobare a Metodologiei de transmitere a datelor privind veniturile salariale ale personalului plătit din fonduri publice. Prin comparație, în lipsa RMS, această raportare presupune un volum foarte mare de muncă, din cauza dimensiunii și complexității, respectiv introducerea manuală de date din surse multiple, pentru peste 300 de angajați de către personalul MJ disponibil.

(8) Această eficiență a RMS exemplificată anterior reiese și din faptul că, odată implementate funcționalități sau rapoarte la nivelul aparatului central al MJ, acestea sunt disponibile automat și pot fi utilizate imediat și de către toate instanțele de judecată, respectiv 15 curți de apel și 42 de tribunale.

(9) Pe de altă parte, RMS prezintă prin natura sa un grad crescut de complexitate la operare ritmică de către utilizatorii finali, care au nevoie de sprijinul constant al unui centru de suport dedicat de tip call center – CSURMS – pe toată durata de folosire a sistemului informatic. Sprijinul la operare este necesar într-un ritm alert în primele luni de utilizare a sistemului, până când utilizatorii își formează deprinderile practice de lucru necesare. Nevoia frecventă de sprijin scade treptat, pe măsura dobândirii experienței progresive de lucru în utilizare, dar crește din nou de fiecare dată când noi modificări legislative sunt transpuse în funcționalitățile sistemului.

(10) CSURMS are așadar rolul funcțional de a oferi sprijin operațional utilizatorilor și de a menține RMS în stare optimă de funcționare, de la momentul primei instituții care devine operațională, respectiv utilizează RMS în activitatea curentă, și până la renunțarea sau înlocuirea sistemului informatic. De asemenea, CSURMS administrează și infrastructura hardware a sistemului, respectiv 160 de servere virtuale localizate în două centre de date.

II. Recomandările Curții de Conturi a României privind finalizarea sistemului informatic de administrare a resurselor sistemului judiciar și stadiul îndeplinirii acestora

Curtea de Conturi a României a realizat în perioada iunie 2019-octombrie 2020 auditul de performanță cu tema „Economicitatea, eficiența și eficacitatea utilizării fondurilor alocate în cadrul Proiectului privind reforma sistemului judiciar”, care cuprinde o analiză aprofundată a sistemului RMS, a funcționalităților sale principale, a scopului său, a beneficiarilor și a stadiului de implementare și extindere la nivelul instanțelor. Prin Raportul de audit al performanței, denumit în continuare RAP, nr. 3/22.094 din 14.10.2020, Curtea de Conturi a formulat următoarele 5 recomandări privind finalizarea în bune condiții a sistemului RMS, al căror stadiu este prezentat mai jos.

1. Dispunerea măsurilor care să asigure continuarea demersurilor în scopul finalizării migrării datelor și al operaționalizării în totalitate a RMS, în vederea minimizării costurilor legate de funcționarea în paralel cu aplicațiile actuale

Recomandarea este îndeplinită parțial și în prezent se continuă demersurile pentru îndeplinirea completă a acesteia. Astfel, începând cu ianuarie 2021, modulul Buget al RMS este operațional la nivelul MJ și al celor 57 de instanțe beneficiare, respectiv 15 curți de apel și 42 de tribunale. Modulul Resurse umane și salarizare al RMS este de asemenea operațional atât pentru MJ – care plătește salariile personalului exclusiv prin acest modul începând cu luna aprilie 2021 -, cât și pentru 14 curți de apel și 38 de tribunale la care modulul este instalat și operațional din noiembrie 2022. De asemenea, modulul Financiar, cel mai complex modul al RMS, care cuprinde alte 10 submodule interconectate, este deja extins la nivelul MJ, 5 curți de apel și 14 tribunale aflate în circumscripția teritorială a acestora, iar la restul instanțelor este în curs de extindere în baza Ordinului ministrului justiției nr. 3.130/C/2022*) privind procedura de operaționalizare în totalitate a sistemului RMS la nivelul Ministerului Justiției și instanțelor de judecată.

_______

*) Ordinul ministrului justiției nr. 3.130/C/2022 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.

2. Menținerea la zi a datelor deja migrate în RMS, concomitent cu încărcarea restului datelor necesare care să permită operarea zilnică, ritmică și completă a modulelor RMS în vederea obținerii acceptanței operaționale formale la nivel de pilot MJ (aparat central, Curtea de Apel București, Tribunalul București și Tribunalul Ilfov)

Recomandarea a fost îndeplinită odată cu emiterea acceptanței operaționale formale la nivel de pilot în octombrie 2020. În prezent, doar MJ folosește în operare curentă toate modulele RMS, iar instanțele din pilot folosesc numai modulul Buget al RMS.

3. Monitorizarea periodică de către MJ a menținerii la zi a datelor migrate în RMS de către celelalte instituții, în vederea evitării situațiilor în care etapa de migrare a datelor trebuie repetată ulterior

Recomandarea de monitorizare periodică are un caracter continuu, în contextul în care Curtea de Conturi a menționat în raportul de audit faptul că: „sistemul a fost acceptat funcțional, dar nu poate fi utilizat efectiv, până la migrarea datelor, operațiune care cade în sarcina beneficiarilor care au început deja utilizarea sistemului”. În scopul îndeplinirii recomandării cu caracter continuu a fost emis Ordinul ministrului justiției nr. 3.130/C/2022 privind procedura de operaționalizare în totalitate a sistemului RMS la nivelul Ministerului Justiției și instanțelor de judecată. Procedura prevede date-limită individuale pentru fiecare instanță în parte, de la care operarea curentă a datelor migrate în modulele RMS devine responsabilitatea instanțelor, care vor beneficia de servicii de suport în utilizarea RMS ce trebuie asigurate de către CSURMS constituit în cadrul Direcției tehnologia informației, denumită în continuare DTI.

4. Popularea centrului de suport RMS din cadrul DTI – MJ până la completarea schemei cu personal de specialitate dedicat, având temeinice cunoștințe despre RMS, dar și experiență în domeniile de operare acoperite de sistem, în special financiar, resurse umane și salarizare, nu doar de IT și comunicații

Recomandarea este neîndeplinită în prezent, deoarece din cele 10 posturi ale CSURMS constituit în cadrul DTI 6 sunt în continuare vacante, iar celelalte 4 posturi nu au fost ocupate cu personal de specialitate dedicat având temeinice cunoștințe despre RMS, dar și experiență în domeniile de operare acoperite de sistem, în special financiar, resurse umane și salarizare. În prezent, se fac eforturi instituționale pentru ocuparea celor 6 posturi vacante cu personal calificat, pentru a înlătura această vulnerabilitate care afectează operarea ritmică a RMS de multe instituții în paralel.

5. Alocarea resurselor financiare, materiale și umane suficiente, care să permită finalizarea completă a pilonului MJ în anul 2020, urmată de generalizarea RMS la nivelul tuturor instanțelor din țară, iar ulterior și la ceilalți piloni, începând cu anul 2021

Recomandarea a fost îndeplinită pentru MJ, etapizat, cu modulele Buget, apoi Resurse umane și salarizare și în final Financiar, în intervalul ianuarie 2021-martie 2023. Generalizarea RMS la nivelul instanțelor a început în ianuarie 2021 cu modulul Buget, care este în prezent operațional la toate instanțele. Generalizarea a continuat în anul 2022 cu modulul Resurse umane și salarizare – instalare finalizată pentru 52 din 57 de instanțe și apoi cu modulul Financiar, extins până în prezent la 19 instanțe.

Procedura de operaționalizare a modulului Financiar continuă în prezent și pentru restul instanțelor conform prevederilor art. 2 din Ordinul ministrului justiției nr. 3.130/C/2022 privind procedura de operaționalizare în totalitate a sistemului RMS la nivelul Ministerului Justiției și instanțelor de judecată.

III. Măsurile necesare pentru finalizarea sistemului informatic în perioada 2023-2025

Măsurile necesare pentru finalizarea RMS sunt grupate în tabelul de mai jos, în funcție de 7 obiective specifice, toate necesare atât pentru finalizarea operaționalizării în bune condiții a sistemului în perioada 2023-2025, cât și pentru asigurarea sustenabilității utilizării RMS pe termen lung.