Raportarea SAF-T, obligatorie pentru contribuabilii mijlocii din 2023. Ce pot învăța din experiența companiilor mari

Sistemul de raportare SAF-T, implementat în 2022 de marii contribuabili, devine obligatoriu și pentru companiile mijlocii de la 1 ianuarie 2023. Mai exact, conform unui proiect de ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), cel mult 15.000 de societăți mijlocii se vor conforma, de anul viitor, noilor cerințe de raportare. Aceștia au, însă, avantajul că pot învăța din experiența celor care au aplicat sistemul în acest an și se pot pregăti mai bine pentru noua raportare.

Modul în care vor fi selectați contribuabilii mijlocii care intră în sfera de aplicare a raportării SAF-T de la 1 ianuarie 2023 este detaliat în proiectul ANAF, respectiv primii 15.000 din această categorie, în funcție de un indicator calculat după cifra de afaceri, obligațiile fiscale declarate și cheltuielile cu personalul. Printre aceștia s-ar putea afla și contribuabili mici, astfel încadrați la 31 decembrie 2021, care intră în categoria contribuabililor mijlocii din 1 ianuarie anul viitor. Totodată, este important de menționat și faptul că cei care nu vor îndeplini criteriile necesare vor putea implementa opțional raportarea SAF-T din ianuarie 2023, însă ulterior nu vor putea renunța. Opțiunea devine efectivă prin depunerea unei declarații informative D406 (SAF-T) validată de ANAF. Dar, ca și în cazul marilor contribuabili, cei nou intrați în sistem vor beneficia de o perioadă de grație de șase luni de la data de referință.

Provocări operaționale identificate la marii contribuabili

Cu toate acestea, implementarea SAF-T continuă să preocupe contribuabilii, atât pe cei care au intrat în sistem în 2022, cât și pe cei care urmează. Complexitatea noii raportări este dată atât de necesitatea adaptării sistemelor interne de date (contabil, financiar etc.), de costurile implicate, de deficitul de personal instruit în acest scop, cât și de dificultățile care țin de partea operațională și de corectitudinea datelor existente la nivelul societăților. Iar din experiența contribuabililor care au implementat sistemul în acest an se desprind câteva exemple de provocări operaționale de detaliu întâmpinate.

Una dintre ele este legată de faptul că informațiile din documentele suport nu sunt întotdeauna corelate cu regulile de validare implementate. De exemplu, în sesiunile de informare, autoritățile au menționat că, în cazul în care se utilizează doar unități de măsură conform standardelor ISO, subsecțiunea privind unitățile de măsură nu trebuie raportată, însă necompletarea secțiunii generează o eroare de validare în momentul depunerii formularului D406 (fișierul standard de control fiscal).

O altă provocare provine din necorelarea informațiilor din diversele module ale sistemului contabil/ERP-ului. De exemplu, utilizarea numărului facturii în rapoartele emise de modulul financiar, în timp ce în rapoartele emise de modulul de vânzări este utilizat numărul comenzii sau alt număr generat pentru livrare, face dificilă raportarea, având în vedere că în subsecțiunea privind facturile emise trebuie preluate, din modulul financiar, date privind contul contabil și codul de taxă (TVA, impozit cu reținere la sursă), iar din modulul de vânzări, cantitatea și prețul unitar al produselor vândute.

În plus, încercarea de automatizare a unor procese care anterior erau derulate manual, în mod eficient, este împovărătoare și inutilă. Spre exemplu, utilizarea codurilor de taxă pentru impozitul cu reținere la sursă, care sunt obligatorii în cadrul raportării SAF-T, este dificil de automatizat. În practică, în peste 95% din cazuri, analiza tranzacțiilor care intră în scopul aplicării impozitului cu reținere la sursă este efectuată manual, în Excel.

Raportarea SAF-T vine cu reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii români, aceasta presupune diferențierea între persoane fizice și persoane juridice, aspect care era irelevant din orice perspectivă până în acest moment.

Totodată, sunt introduse și noi coduri de taxă.  Pentru raportarea SAF-T, se solicită alocarea unor coduri de taxă pentru note contabile care anterior se înregistrau în sistemele companiilor fără alocarea unui cod de taxă sau cu alocarea unui cod tehnic, posibil de utilizat pentru orice altă înregistrare contabilă în afara sferei de aplicare a TVA.

Materialul integral este disponibil aici.