Codul deontologic al notarilor publici din România (Hotărârea UNNPR nr. 9/2015)

În M. Of. nr. 930 din 16 decembrie 2015, s-a publicat Hotărârea UNNPR nr. 9/2015 privind Codul deontologic al notarilor publici din România.

Art. 1 („Reguli generale”)

Art. 1 prevede următoarele:

„(1) Codul deontologic al notarilor publici din România, denumit în continuare Cod, stabilește principiile de bază ale eticii profesionale a notarilor, standardele de conduită morală și etică după care notarii se vor ghida în relațiile cu autoritățile de stat, cu persoanele fizice și juridice, cu ceilalți colegi, cu Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, denumită în continuare Uniune, Camerele Notarilor Publici, denumite în continuare Camere, precum și cu entitățile acestora.

(2) Codul este menit să garanteze buna îndeplinire de către notarul public a misiunii sale.

(3) Scopul acestui Cod este acela de a stabili standarde de conduită etică în procesul de desfășurare a activității profesionale, de a spori încrederea statului și a publicului în instituția notarului, de a proteja prestigiul și autoritatea profesiei de notar.

(4) Normele Codului sunt obligatorii pentru notari.

(5) În conformitate cu dispozițiile legii, încălcarea dispozițiilor și principiilor prezentului Cod atrage răspunderea disciplinară a notarilor”.

Art. 2 („Principiile deontologiei notariale”)

Art. 2 stabilește faptul că notarul public trebuie să își exercite funcția și să își desfășoare activitatea prin aplicarea și cu respectarea următoarelor principii:

a) principiul legalității și securității juridice;

b) principiul echidistanței, imparțialității și independenței;

c) principiul adevărului, echității și al bunei-credințe;

d) principiul justiției preventive;

e) principiul loialității față de stat;

f) principiul apărării și promovării prestigiului profesiei de notar public;

g) principiul pregătirii profesionale continue;

h) principiul disponibilității;

i) principiul confidențialității și păstrării secretului profesional;

j) principiul nediscriminării.

Art. 3 („Principiul legalității și securității juridice”)

Art. 3 prevede la primul alineat faptul că notarul public are vocația de a proteja interesele cetățenilor, ale comunității din care face parte și ale statului. Notarul public facilitează și contribuie la crearea unui sistem de securitate juridică în stat, întărind legalitatea și respectarea legii. În acest scop, notarul public va refuza perfectarea actelor și procedurilor care cuprind clauze contrare legii sau bunelor moravuri.

Potrivit alineatului următor, notarul public își va întemeia exercitarea profesiei pe respectarea valorilor ocrotite de societate și pe preceptul moral „alterum non laedere” (nu leza pe altul).

Art. 4 („Principiul echidistanței, imparțialității și independenței”)

Art. 4 stabilește următoarele:

„(1) Activitatea notarială se întemeiază pe echidistanță, imparțialitate și independență profesională.

(2) Notarul public are obligația de a consilia beneficiarii serviciului notarial, în mod corect, dezinteresat și nepărtinitor, cu privire la consecințele și efectele actului notarial sau procedurii notariale solicitate.

(3) Notarul public se va abține să colaboreze cu un beneficiar, când se ivește un conflict de interese ori când secretul profesional riscă să fie încălcat sau când independența sa riscă să fie afectată.

(4) Notarul public trebuie să se abțină de la exercitarea activităților incompatibile cu funcția de notar, evitând orice interferențe între profesie și afaceri, evitând situațiile ce pot prejudicia prestigiul profesiei de notar.

(5) Imparțialitatea notarului public trebuie să fie de natură a compensa absența sau dezechilibrul de informații între părți. Totodată, notarul public se va abține de la a perfecta acte și îndeplini proceduri notariale care l-ar putea favoriza în mod direct sau indirect, pe sine ori pe rudele sau afinii săi, până la gradul IV inclusiv, în detrimentul celorlalte părți.

(6) Notarul public are dreptul și obligația de a colabora cu instituțiile și autoritățile statului.

(7) Notarul public nu poate urmări drept unic scop ai activității sale profesionale obținerea de foloase materiale”.

Art. 5 („Principiul adevărului, echității și al bunei-credințe”)

Art. 5 dispune:

„(1) Notarul public va îndeplini actele și procedurile notariale în concordanță cu voința reală a părților și în condițiile prevăzute de lege și bunele moravuri. Orice îndoială în legătură cu legalitatea activității notariale trebuie să fie înlăturată înainte de îndeplinirea acesteia.

(2) În întreaga sa activitate, notarul public va urmări adevărul, va promova dreptatea și nepărtinirea față de beneficiarii serviciilor notariale.

(3) Notarul trebuie să consilieze beneficiarii serviciilor notariale cu bună-credință. Informațiile transmise beneficiarilor trebuie să fie fidele, veridice, să respecte secretul profesional și să fie în concordanță cu prevederile legale și cu bunele moravuri.

(4) Notarul public este obligat să deslușească raporturile juridice reale dintre părți și să explice acestora într-un mod clar, exact și onest consecințele soluției alese”.

Art. 6 („Principiul justiției preventive”)

Potrivit art. 6, misiunea notarului este aceea de a evita litigiile între oameni, în acest scop, notarul își va desfășura activitatea echilibrat, întotdeauna adecvat cazului concret, actele instrumentate având un conținut clar și cursiv.

Art. 7 („Principiul loialității față de stat”)

Art. 7 prevede la primul alineat faptul că notarul va fi loial statului și se va abține de la orice manifestare care aduce atingere ordinii publice și statului de drept.

Potrivit alineatului următor, notarul public are obligația de a percepe și vira către stat, în termenul și prin modalitățile prevăzute de lege, toate taxele și/sau tarifele colectate în numele statului și ale autorităților sale. În acest sens, activitatea notarială nu constituie și nu poate fi asimilată unui act de comerț.

Art. 8 („Principiul apărării și promovării prestigiului profesiei de notar public”)

Art. 8 stabilește faptul că notarul se va implica activ și va depune toate eforturile pentru apărarea și promovarea profesiei de notar.

Art. 9 („Principiul pregătirii profesionale continue”)

Art. 9 la primul alineat prevede faptul că notarul este obligat să cunoască legislația aplicabilă actelor sau procedurilor instrumentate, opiniile și deciziile organelor profesionale, precum și să fie la curent cu doctrina și jurisprudența relevantă. Este în răspunderea notarului să asigure perfecționarea continuă a angajaților biroului notarial.

Potrivit alineatului următor, în înțelesul respectivului cod, prin birou notarial se înțelege: birou individual notarial sau societate profesională notarială.

Art. 10 („Principiul disponibilității”)

Conform art. 10, notarul public are dreptul și obligația de a instrumenta acte și proceduri, la cererea părților, cu excepțiile prevăzute delege.

Art. 11 („Principiul confidențialității și păstrării secretului profesional”)

Art. 11 prevede următoarele:

„(1) Notarul public are obligația de a păstra, în conformitate cu dispozițiile legale, confidențialitatea și secretul profesional.

(2) Notarul public nu poate fi obligat să comunice date confidențiale sau secrete profesionale, acte sau registre notariale ori copii ale acestora, decât persoanelor autorizate în acest sens, în cazurile strict prevăzute de lege.

(3) Notarul public are obligația de a face tot ceea ce este necesar ca acest principiu să fie respectat și de angajații și colaboratorii biroului notarial”.

Art. 12 („Principiul nediscriminării”)

Potrivit art. 12, în desfășurarea activității notariale, notarul public nu va ține cont de rasă, naționalitate, origine etnică, limbă, religie, sex și apartenență sexuală, opinie sau apartenență politică, avere, origine socială etc., toate persoanele fiind egale.

Art. 13 („Natura colectivă a instituției”)

Art. 13 prevede următoarele: „(1) Natura colectivă a instituției notarului este fundamentată pe respect reciproc, încredere, solidaritate și colaborare profesională între colegii notari.

(2) Ca principiu cu aplicare generală, notarul va evita diferendele cu colegii săi notari. În cazul apariției unei situații conflictuale, notarii implicați vor încerca mai întâi să soluționeze problemele prin mediere și arbitraj, în cadrul profesiei, în condițiile legii.

(3) Comportamentul angajaților biroului notarial față de beneficiarii activității notariale, față de alți colegi notari, precum și față de personalul angajat sau reprezentanții Camerelor, Uniunii și entităților acestora, ține de răspunderea personală a notarului. În acest scop, fiecare notar își va supraveghea activ angajații și colaboratorii, pentru a evita și a elimina posibilele comportamente lipsite de respect sau de etică în relația cu beneficiarii, colegii notari sau cu personalul angajat ori reprezentanții Camerelor, Uniunii și entităților acestora.

(4) Constituie o îndatorire colegială atenționarea făcută personal și cu tact acelui notar care, prin atitudinea sa și/sau modul de instrumentare a actelor ori de îndeplinire a procedurilor notariale, aduce atingere probității profesionale sau intereselor părților”.

Art. 14 („Îndatoririle notarului public”)

Conform art. 14, notarul public, pe tot parcursul activității sale, are următoarele îndatoriri:

a) să respecte natura colectivă a profesiei, în orice împrejurare;

b) să stabilească relații cu colegii săi pe bază de onestitate și respect reciproc, să manifeste, în orice caz, în raport cu aceștia, tact, politețe și bunăvoință;

c) să își informeze colegii despre situațiile ce pot afecta activitatea comună, precum și despre alte probleme de solidaritate profesională;

d) să ia măsurile necesare în relația cu angajații, să nu le permită acestora să încalce legea, morala și etica în relațiile cu cetățenii, colegii notari ori cu personalul sau reprezentanții organelor statutare ale profesiei;

e) să nu desconsidere demnitatea și autoritatea profesională a colegului său;

f) să nu propage informații personale cu potențial negativ despre colegul său.

Art. 15 („Manifestări de concurență neloială”)

Art. 15 stabilește următoarele:

„(1) Concurența neloială, în exercitarea activității notariale sau în legătură cu aceasta, nu este permisă.

(2) Prin concurență neloială se înțelege orice acțiune, atitudine sau altă formă de manifestare a notarului, personalului angajat, colaboratorilor ori interpușilor acestora, făcută cu încălcarea sau distorsionarea sensului legii, cu scopul de a menține sau atrage clientelă ori de a crește veniturile obținute din activitatea notarială, în detrimentul altor notari.

(3) Constituie manifestări de concurență neloială, enumerate exemplificativ:

a) perceperea unor onorarii sub nivelul minim stabilit, precum și acordarea unor reduceri/scutiri de onorarii, nepermise de lege;

b) atragerea/fidelizarea clientelei biroului cu mijloace materiale, oferite sub orice formă;

c) determinarea părților să solicite strămutarea către sine sau către biroul său a unui act sau procedură aflate pe rol sau în desfășurare, la alt coleg notar, fără ca această hotărâre să fie expresia voinței părților implicate;

d) racolarea personalului instruit și format la un alt birou notarial;

e) determinarea reprezentanților oricăror autorități/instituții de a sfătui toți solicitanții să se adreseze unui anumit birou notarial;

f) anunțarea publică a tarifelor notariale și a modului de calcul al acestora, în altă formă decât cea strict publicată în Monitorul Oficial al României;

g) acordarea oricăror facilități sau eșalonări la plata onorariului ori a taxelor și tarifelor legale pe care notarul este obligat să le perceapă;

h) neefectuarea tuturor verificărilor prevăzute de lege pentru întocmirea unui act sau pentru îndeplinirea unei proceduri notariale sau fapta de a nu solicita părții prezentarea tuturor documentelor relevante pentru lămurirea raporturilor juridice și a conținutului integral al actului ori procedurii notariale;

i) exercitarea sistematică a unui comportament grăbit sau dubios, de natură să accepte încălcarea prevederilor legale în desfășurarea activității notariale, cum ar fi: lipsa verificării mandatului sau a puterii de reprezentare, lipsa verificării în registrele deținute de Centrul Național de Administrare a Registrelor Naționale Notariale sau scutirea părților și/sau nesolicitarea de a prezenta anumite documente necesare pentru stabilirea cu exactitate a intențiilor părților și a operațiilor juridice cuprinse în act;

j) neindicarea în încheierea actelor sau procedurilor instrumentate a cuantumului onorariului și a taxelor aferente îndeplinirii serviciului notarial;

k) neemiterea sau emiterea neregulată a chitanțelor/bonurilor fiscale/facturilor pentru serviciile efectuate;

l) participarea sau colaborarea la evenimente (audio, video, pe suport informatic etc.) cu scopul de a-și face publicitate în vederea atragerii de clientelă, în alte condiții decât cele prevăzute de lege și de prezentul cod;

m) însărcinarea unui profesionist, chiar și cu titlu gratuit, de a-i procura clienți ori a-i face reclamă;

n) nerespectarea interdicției legale de a-și face publicitate individuală;

o) orice alte acte sau fapte în accepțiunea alin. (2), care vor fi calificate ca atare de către Consiliul Uniunii, din oficiu sau la propunerea membrilor Corpului de control. Hotărârile Consiliului Uniunii date în această materie sunt obligatorii pentru toți notarii”.

Art. 16 („Publicitatea individuală”)

Art. 16 dispune următoarele:

„(1) Publicitatea individuală este interzisă.

(2) Notarul care beneficiază, direct sau indirect, de efectele publicității individuale, indiferent cine este promotorul acestora, este direct răspunzător.

(3) Prin publicitate individuală se înțelege acele acte sau fapte ale notarului, ale personalului angajat sau ale colaboratorilor ori persoanelor interpuse acestora, indiferent de modalitatea de realizare sau de durata acestora, care nu sunt permise în mod expres de lege, în scopul atragerii sau menținerii clientelei.

(4) Constituie publicitate individuală orice alte acte sau fapte în accepțiunea alin. (3), care vor fi calificate ca atare de către Consiliul Uniunii, din oficiu sau la propunerea membrilor Corpului de control. Hotărârile Consiliului date în această materie sunt obligatorii pentru toți notarii.

(5) Prin excepție, este permisă:

a) precizarea, în mod verbal, a titlurilor universitare sau didactice deținute ori a specializărilor obținute în domeniu juridic;

b) deținerea paginii profesionale de internet și/sau în cadrul rețelelor de socializare, cu respectarea dispozițiilor prezentului cod;

c) participarea, în calitate de raportor sau formator, la seminare, simpozioane, colocvii, forme de pregătire organizate de alte profesii juridice sau publicarea de studii, comentarii sau lucrări științifice;

d) participarea, cu informarea și acordul prealabil al organelor de conducere ale Uniunii sau Camerei, la emisiuni TV/radio, inclusiv în mediul web, la dezbateri și evenimente pe teme juridice, atunci când interesul public o cere, în scopul furnizării de informații juridice și a schimbului de experiență și opinii, în beneficiul exclusiv al cetățeanului. Organele de conducere nu pot refuza în mod nejustificat eliberarea acordului prealabil”.

Art. 17 („Pagina de internet profesională”)

Art. 17 prevede la primul alineat faptul că este permisă publicitatea prin intermediul paginilor profesionale de internet sau a rețelelor de socializare.

Conform alineatului următor, este interzisă introducerea în conținutul paginilor profesionale de internet sau a rețelelor de socializare a următoarelor informații:

a) calculator de taxe tarife și onorarii cu incidență notarială sau afișarea acestora sub orice altă formă decât cea publicată în Monitorul Oficial al Românei;

b) modele de acte și proceduri notariale;

c) puncte de vedere și soluții pentru spețe concrete.

Art. 18 („Publicitatea informativă a instituției”)

Art. 18 stabilește faptul că organele de conducere ale Uniunii și ale Camerei pot face publicitate informativă generală asupra instituției notariatului și a activității notariale, la nivel național, respectiv local, cu respectarea prezentului cod. De asemenea, acestea pot desemna notari publici pentru a prezenta în mass-media puncte de vedere oficiale având ca obiect interpretarea unor probleme juridice de actualitate și care sunt în interesul cetățenilor.

Art. 19 („Conduita generală”)

Art. 19 prevede următoarele: „(1) În relațiile cu clienții, cu colegii notari, cu autoritățile statului sau cu membrii ori reprezentanții organelor de conducere ale profesiei, notarul va fi politicos și amabil, va încerca să păstreze demnitatea personală și un comportament echilibrat, în orice situație.

(2) Notarul va asigura în mod egal protecția drepturilor și a intereselor legale ale persoanelor care solicită serviciile notariale.

(3) În îndeplinirea atribuțiilor sale profesionale, notarul va acționa ținând seama de interesul suprem al legii.

(4) Notarul va furniza clientului informații corecte în legătură cu actul notarial și/sau procedura notarială îndeplinite prin participarea sa, în legătură cu valoarea taxelor, impozitelor și a onorariului, precum și cu modalitățile legale de plată.

(5) Notarul trebuie să dea dovadă de o disponibilitate rezonabilă în soluționarea cererilor clienților. El își organizează activitatea prin mobilizarea unor mijloace umane și materiale suficiente, adecvate fiecărui serviciu solicitat.

(6) Notarul trebuie să se abțină să instrumenteze actele sau procedurile solicitate, dacă se află într-o stare fizică sau psihică de natură să afecteze calitatea serviciului notarial”.

Art. 20 („Dreptul de a consulta un alt notar sau profesionist al dreptului”)

Conform art. 20, notarul trebuie să respecte dreptul clientului de a consulta un alt notar, un membru al unei alte profesii sau orice altă persoană competentă și să colaboreze cu aceasta, dacă i se solicită. Dacă interesul o cere, notarul poate, fără autorizarea clientului, să se consulte cu un alt notar sau cu personalul de specialitate din cadrul Uniunii sau al entităților acesteia, în soluționarea unei probleme juridice.

Art. 21 („Dreptul de a refuza instrumentarea”)

Art. 21 dispune la primul alineat faptul că în afară de cazurile prevăzute de lege, notarul poate refuza instrumentarea, pentru un motiv întemeiat, atunci când, de exemplu, este incitat să întocmească acte ilegale sau frauduloase sau când echidistanța, imparțialitatea sau independența sa profesională ar putea fi pusă la îndoială.

Potrivit alineatului următor, nu constituie refuz de a instrumenta actul/procedura solicitată acordarea unui termen rezonabil, în vederea documentării și pregătirii actului/procedurii notariale solicitate.

Art. 22 („Dreptul de a alege notarul”)

Art. 22 stabilește faptul că orice persoană fizică sau juridică de drept privat sau de drept public are dreptul de a-și alege în mod liber notarul: clientela unui notar este formată din persoanele care, în mod voluntar, îi solicită acestuia consilierea, opinia, serviciile sau îi încredințează acestuia redactarea actelor sau instrumentarea procedurilor dorite.

Conform alineatului următor, semnarea actului notarial sau participarea la procedura notarială de către părți prezumă acordul acestora cu privire la alegerea în comun a notarului instrumentator.

Art. 23 („Raporturi profesionale”)

Art. 23 prevede următoarele:

„(1) Notarii publici au obligația să se abțină de la fapta proprie, să nu încurajeze sau să sprijine în orice fel actele ori faptele altora, de natură să discrediteze, submineze sau denigreze, direct ori indirect:

a) încrederea publică în profesia de notar;

b) încrederea în forurile de conducere, reprezentanții legali sau membrii acestora;

c) încrederea în alt coleg notar.

(2) În relațiile cu organele de conducere, precum și în cadrul acestora, notarii publici se vor comporta corect, vor colabora și vor fi solidari, în vederea îndeplinirii de către acestea a scopurilor supuse interesului general al profesiei.

(3) Notarii publici au obligația de a respecta hotărârile și deciziile forurilor de conducere și organelor de conducere.

(4) Notarul public are dreptul și obligația, în limitele posibilității, de a contribui la dezvoltarea profesiei prin schimb de cunoștințe și experiență, participând la programe de formare profesională, publicând articole în publicațiile științifice și profesionale etc.

(5) Notarul trebuie să răspundă, în termenul și în maniera cerută, la solicitările venite din partea organelor profesionale legal numite/alese.

(6) Notarul public ales într-o funcție în cadrul structurilor organelor profesionale va proteja interesele legale ale membrilor, în concordanță cu legislația. În acest sens, notarul public ales într-o funcție în cadrul structurilor organelor profesionale:

a) va acționa, în exercitarea mandatului, cu independență, imparțialitate și prudență;

b) se va abține, în caz de conflict de interese, punând interesul profesiei mai presus de interesul său ori celor apropiați;

c) va depune tot efortul posibil pentru îndeplinirea eficientă a tuturor sarcinilor legale încredințate, va participa efectiv la viața și problemele concrete ale profesiei și va încuraja respectul și spiritul de colegialitate între notari, stimulând colaborarea și implicarea acestora.

(7) Notarii publici au obligația de a achita cotizațiile profesionale și de a participa la adunările generale ale Camerelor”.

Art. 24 („Publicitatea hotărârilor”)

Art. 24 prevede la primul alineat faptul că organismele profesionale sunt singurele în drept să facă publice, în condițiile legii, hotărârile sau deciziile adoptate.

Potrivit alineatului următor, notarii publici vor respecta și vor asigura confidențialitatea atât în privința hotărârilor și a deciziilor primite sau de care au luat cunoștință, precum și în privința discuțiilor care au avut loc în cadrul adunărilor ori a activității oricăror organe, entități sau comisii ale profesiei.

Art. 25 („Obligațiile notarilor publici care fac parte din organele de conducere ale profesiei”)

Art. 25 stabilește la primul alineat faptul că pentru a fi aleși și pentru a deține funcții de conducere notarii publici au următoarele obligații:

a) să pună interesul profesiei mai presus decât interesul personal;

b) să nu se folosească în niciun mod de aceste funcții în scopul obținerii unor avantaje sau exclusivități;

c) să nu înregistreze datorii scadente către bugetul de stat sau organismele profesionale;

d) să își îndeplinească obligațiile de pregătire profesională continuă;

e) să nu angajeze politic instituția notarului public și organizația profesională;

f) să nu fi demisionat în perioada mandatului pentru a cărui finalizare se organizează alegerile.

Conform alineatului următor, un candidat la o funcție eligibilă nu se poate promova și nici nu poate uza de funcția deja deținută în scopul promovării personale. Interdicția se extinde și la faptele terților care conduc la același efect.

Art. 26 („Buna reputație”)

Potrivit art. 26, buna reputație a notarului public constă în respectarea continuă a normelor de morală și deontologie.

 Art. 3 prevede faptul că respectiva hotărâre se va aduce la cunoștința tuturor notarilor publici.

Art. 4 dispune că Biroul executiv al Consiliului Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România asigură ducerea la îndeplinire a respectivei hotărâri.