Aplicarea Ghidului privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor, în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849 (Instrucțiunea ASF nr. 4/2023, în aplicarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului și a altor acte normative)

Actul public în Monitorul Oficial	Preambul	Sumar
Instrucțiunea ASF nr. 4/2023 pentru aplicarea Ghidului privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849 a Parlamentului European şi a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanţării terorismului (M. Of. nr. 964 din 25 octombrie 2023)	Având în vedere: – art. 1 alin. (1) lit. d) şi alin. (4), art. 2 lit. g) pct. 2-7, art. 5 alin. (1) lit. b) şi c), art. 10 alin. (6), art. 11 alin. (1) lit. a)-c), art. 12, art. 18, art. 59 alin. (3) şi (4) din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative; În temeiul: – art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 6 alin. (2) şi art. 14 din O.U.G. nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea ASF, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013; Luând în considerare: – art. 173 alin. (1) lit. t) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare; – art. 36 alin. (2) lit. c) şi g) din Legea nr. 236/2018 privind distribuţia de asigurări; – art. 280 alin. (1) din Legea nr. 126/2018 privind pieţele de instrumente financiare; – art. 63 alin. (6) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative; – art. 174 din Legea nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, rep.; – O.U.G. nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015; – Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative; – Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale; Potrivit: – deliberărilor din şedinţa Consiliului ASF din data de 10.10.2023.	Se pune în aplicare Ghidul privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849 a Parlamentului European şi a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanţării terorismului.

 

În M. Of. nr. 964 din data de 25 octombrie 2023 s-a publicat Instrucțiunea ASF nr. 4/2023 pentru aplicarea Ghidului privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849 a Parlamentului European şi a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanţării terorismului.

Art. 1

Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., aplică Ghidul privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849 (EBA/GL/2022/15), prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta instrucţiune.

Art. 2

Entităţile reglementate prevăzute la art. 2 alin. (2) lit. d) din Regulamentul Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 13/2019 privind instituirea măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului prin intermediul sectoarelor financiare supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară, cu modificările şi completările ulterioare, denumit în continuare Regulamentul A.S.F. nr. 13/2019, respectă prevederile prezentei instrucţiuni.

Art. 3

În aplicarea prevederilor art. 11 alin. (1) lit. a)-c) din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările şi completările ulterioare, în vederea stabilirii unei relaţii de afaceri sau a unei tranzacţii ocazionale încheiate la distanţă, entităţile reglementate analizează şi evaluează necesitatea adoptării unei soluţii tehnice de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor cu respectarea prevederilor prezentei instrucţiuni.

Art. 4

Entităţile reglementate stabilesc politici şi norme interne, mecanisme de control intern şi proceduri de administrare a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului (SB/FT) de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor, corespunzător naturii şi volumului activităţii desfăşurate şi în funcţie de riscurile de SB/FT la care sunt expuse, cu respectarea prevederilor art. 3 alin. (5) din Regulamentul A.S.F. nr. 13/2019 şi a prevederilor prezentei instrucţiuni.

Art. 5

Politicile şi normele interne, mecanismele de control intern şi procedurile de administrare a riscurilor de SB/FT de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor sunt elaborate, implementate, revizuite şi aprobate potrivit prevederilor art. 4 alin. (1) şi art. 9 alin. (1) lit. a) din Regulamentul A.S.F. nr. 13/2019, cu respectarea prevederilor prezentei instrucţiuni.

Art. 6

Adoptarea unei soluţii de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor şi derularea activităţii în baza acestei soluţii de către entităţile reglementate menţionate la art. 2 se vor efectua cu respectarea prevederilor reglementărilor aplicabile în materie, după caz.

Art. 7

Entităţile reglementate pun la dispoziţia A.S.F., la solicitarea acesteia:

a) evaluarea necesităţii adoptării unei soluţii tehnice de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor prevăzute la art. 3, precum şi rezultatul evaluării;

b) modul în care utilizarea soluţiei tehnice de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor este adecvată, cu luarea în considerare a riscurilor de SB/FT identificate, ţinând seama de expunerea geografică, de baza de clienţi, de canalele de distribuţie şi de produsele şi serviciile oferite;

c) analizele efectuate şi măsurile de remediere luate pentru corectarea deficienţelor identificate cu privire la soluţia tehnică de înregistrare/înrolare la distanţă a clienţilor.

Art. 8

Încălcarea prevederilor prezentei instrucţiuni se sancţionează conform prevederilor cap. X din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările şi completările ulterioare, şi/sau legislaţiei specifice aplicabile entităţii reglementate.

Art. 9

(1) Prezenta instrucţiune se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării.

(2) Entităţile reglementate menţionate la art. 2 trebuie să se conformeze obligaţiilor ce le revin în temeiul prezentei instrucţiuni până la data de 30 iunie 2024.

Anexă

GHID privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849

Structură

CAPITOLUL I: Obligaţii de conformare şi de raportare

CAPITOLUL II: Obiect şi domeniu de aplicare

CAPITOLUL III: Punerea în aplicare

CAPITOLUL IV: Ghid privind utilizarea soluţiilor de înregistrare la distanţă a clienţilor în temeiul art. 13 alin. (1) din Directiva (UE) 2015/849

SECŢIUNEA 1: IV.1. Politici şi proceduri interne

SUBSECŢIUNEA 1: IV.1.1. Politici şi proceduri referitoare la înregistrarea la distanţă a clienţilor

SUBSECŢIUNEA 2: IV.1.2. Guvernanţă

SUBSECŢIUNEA 3: IV.1.3. Evaluarea prealabilă punerii în aplicare a soluţiei de înregistrare la distanţă a clienţilor

SUBSECŢIUNEA 4: IV.1.4. Monitorizarea continuă a soluţiei de înregistrare la distanţă a clienţilor

SECŢIUNEA 2: IV.2. Obţinerea de informaţii

SUBSECŢIUNEA 1: IV.2.1. Identificarea clientului

SUBSECŢIUNEA 2: IV.2.2. Identificarea persoanelor fizice

SUBSECŢIUNEA 3: IV.2.3. Identificarea persoanelor juridice

SUBSECŢIUNEA 4: IV.2.4. Natura şi scopul relaţiei de afaceri

SECŢIUNEA 3: IV.3. Autenticitatea şi integritatea documentelor

SECŢIUNEA 4: IV.4. Corelarea identităţii clienţilor în cadrul procesului de verificare

SECŢIUNEA 5: IV.5. Dependenţa de terţi şi externalizarea

SUBSECŢIUNEA 1: IV.5.1. Recurgerea la furnizori terţi în conformitate cu cap. II secţiunea 4 din Directiva (UE) 2015/849

SUBSECŢIUNEA 2: IV.5.2. Externalizarea măsurilor de precauţie privind clienţii

SECŢIUNEA 6: IV.6. Gestionarea riscurilor TIC şi de securitateSECŢIUNEA 7: IV.7. Respectarea prezentului ghid în cazul în care instituţiile de credit şi financiare utilizează servicii de încredere şi procese naţionale de identificare, astfel cum se menţionează la art. 13 alin. (1) lit. (a) din Directiva (UE) 2015/849

 

Prezentul ghid stabileşte etapele pe care trebuie să le parcurgă instituţiile de credit şi financiare atunci când adoptă sau revizuiesc soluţii pentru a se conforma obligaţiilor care le revin în temeiul art. 13 alin. (1) lit. (a), (b) şi (c) din Directiva (UE) 2015/849 pentru a înrola noi clienţi de la distanţă. Acesta stabileşte, de asemenea, etapele pe care trebuie să le parcurgă instituţiile de credit şi financiare atunci când se bazează pe terţi în conformitate cu capitolul I secţiunea 4 din Directiva (UE) 2015/849, precum şi politicile, controalele şi procedurile pe care instituţiile de credit şi financiare trebuie să le instituie în legătură cu precauţia privind clientela, astfel cum se menţionează la art. 8 alin. (3) şi alin. (4) lit. (a) din Directiva (UE) 2015/849, în cazul în care măsurile de precauţie privind clientela sunt aplicate de la distanţă.

Autorităţile competente trebuie să ţină seama de prezentul ghid atunci când evaluează caracterul adecvat şi eficace al etapelor pe care instituţiile de credit şi instituţiile financiare le parcurg pentru a se conforma obligaţiilor care le revin în temeiul Directivei (UE) 2015/849 în contextul înrolării la distanţă a clienţilor.

Prezentul ghid se aplică de la 2 octombrie 2023.