[Transcript integral] DigitALLizare – „Piața globală și locală de aplicații dedicate domeniului juridic – prezent și perspective”

Iulian Băbeanu: Da, mulțumesc frumos. Într-adevăr, legal tech automation.

Cristian Pavel: Aveți o prezentare pregătită, știu.

Iulian Băbeanu: Da, există o prezentare. Am încercat să venim cu un exemplu practic și să se înțeleagă foarte exact cum ajută o soluție de legal tech automation atât lumea juridică în ceea ce privește zona avocațială de care vorbea și George mai devreme, dar ea este aplicabilă și apartamentelor juridice și instituțiilor publice care își doresc automatizări în zona legal. Aș veni cu o completare la cele spuse anterior de antevorbitorii mei și aș privi digitalizarea, și noi Wolters Kluwer privim digitalizarea ca pe un proces continuu, nu ca pe un moment provocat, să spunem așa, de pandemia globală prin care trecem cu toții. Wolters Kluwer s-a digitalizat încă din 2011 în proporție de 99%, iar din 2014 am venit cu soluția noastră, Maxforce, care este dedicată zonei de process management software. Din 2018, în urma unor investiții consistente aducând pe piață ceea ce vă spune Adrian mai devreme, colegul meu, Sintact Analytics, soluția de, sau primul legal AI din România, soluția de inteligență artificială care a analizat să peste 13 milioane de hotărâri judecătorești existente în momentul de față în România de la toate instanțele. De ce un proces continuu privind digitalizarea? Pentru că beneficiarul nostru final are nevoie să își deservească mai rapid clienții, să fie mai eficient, să devină mai eficace, și dacă ne referim la avocați, să câștige mai mult și să petreacă un timp mai mare în lanțul valoric alături de client. Aici v-aș ruga să mergem pe slide-ul al treilea dacă se poate, din prezentarea mea. Lanțul valoric care îi permite avocatului sau departamentului juridic dintr-o companie să se concentreze exact pe acele fluxuri care sunt importante și importante pentru el.

Vasile Țiple: Să știți că nu vedem prezentarea.

Iulian Băbeanu: O rulați dumneavoastră sau o rulez eu?

Cristian Pavel: Am o precizare din cabina de regie. Transmisiunea este doar în on-line, deci slide-urile se văd în transmisia on-line pe portalul universuljuridic.ro, pe Facebook, și nu numai.

Iulian Băbeanu: În regulă, atunci dacă privitorii noștri văd deja prezentarea, o să fiu foarte succint.

Cristian Pavel: Dar toți ceilalți telespectatori privesc prezentarea.

Iulian Băbeanu: În regulă. În partea de sus avem acele fluxuri pe care un avocat le realizează în scopul îndeplinirii funcției sale, zona de consultanță, zona de prezentare în instanță, de reprezentare în fața instituțiilor, partea de suport în negocieri, partea de asistență juridică, partea de documentare, care este foarte importantă, modul în care îți documentezi acțiunea juridică, partea de cercetare și validare de probe, întâlnirile cu martorii, asistența în percheziții și alte situații, sunt acele elemente care aduc plus valoare unui avocat și care îl ajută să fie aproape de client și să găsească cele mai bune soluții pentru cazurile pe care le reprezintă. Pe de altă parte, există zona de management, sau să spunem zona administrativă, care ar trebui să îl degreveze pe avocatul de astăzi, din 2020, de acele elemente care nu îi creează valoare adăugată. Ne referim la tot ce înseamnă partea de management al clienților, partea de redactarea contractelor, de managementul contractelor, redactarea unor documente specifice sau managementul costurilor, managementul termenelor, a documentelor, toate înglobate în niște rapoarte care să poată să vină să îi dea niște informații utile, care să îl facă mai eficient, mai eficace, și care să îl ajute să ia niște decizii mai rapide. Dacă ne referim la o soluție de tip management, practice management software, aici avem patru zone importante pe care le avem în vedere. Este partea de activitate, calendarul avocatului sau calendarul unui jurist. Zona de clienți, ce ai pe care îi reprezintă, partea de contracte. Zona de dosare, fie că ne referim aici la dosare de instanță sau la dosare de tip proiect. Partea de termene, care este foarte important de urmărit pentru avocați și pentru reprezentanții instituțiilor care au procese în instanță. Și nu în ultimul rând partea de operații, ceea ce fac în acele dosare, lucruri pe care eu le duc la îndeplinire în aceste dosare. O altă zonă asupra căreia se pot concentra este zona de documente. Sunt acele documente tip, împuterniciri, sau zona de fișiere, care trebuie gestionată. Mai departe, la fel, foarte important pentru orice casă sau orice cabinet de avocatură este zona financiară, zona care îmi setează parametrii financiari și modul în care eu facturez, încasez banii de la clienții mei, pot să îmi urmăresc cheltuielile societății, pot să urmăresc ce cheltuieli am în dosarele clienților pe care îi reprezint, pot să am un cashflow, o balanță la dispoziție, astfel încât să pot să iau decizii foarte rapid. Bineînțeles ca și, să spunem așa, ca și cireașa de pe tort, zona de rapoarte. Aici dacă vorbim de o arie de rapoarte, există bineînțeles aria de rapoarte standard legată de încasări și de operații, de performanță, lumea începe să se uite din ce în ce mai mult la costuri, la performanță, la managementul performanței, rapoarte legate de aria de clienți, de dosare, de termene, de contracte, de dosare interne, sunt lucruri care optimizează activitatea unui cabinet de avocatură sau unei societăți de avocatură, dar aș puncta aici și partea de departamente juridice. Chiar dacă un departament juridic nu facturează și nu este un generator de venituri pentru companie, el poate să facă savings, poate să fie un salvator de costuri pentru companie și cu o bună organizare poate să își gestioneze foarte bine activitatea internă, dosarele, documentele și așa mai departe. Mergând mai departe, detaliind puțin fiecare din aceste module, o să încerc să fiu cât se poate de concis. Un client poate să aibă unul sau mai multe dosare, se pot corela contractele cu acești clienți, dosarele pot fi de instanță sau de consultanță, ele pot fi alocat a pe proiecte, automatizările despre care vorbeam la început, despre care Adrian discuta cu domnul Sărmaș, legat de interconectivitate, faptul că există această interconectivitate cu portalul just și cu Înalta Curte, în baza cărora se preiau termene, se preiau soluții, se preiau hotărâri judecătorești, sunt iarăși elemente foarte importante care îi ajută pe avocați și pe cei din departamentele juridice să aibă, să fie tot timpul updated, actualizați cu privire la ce se întâmplă în dosarele lor. O altă zonă foarte interesantă este cea de setări, faptul că pot să se stabilească anumite nivele de acces, anumite nivele de aprobare, pot fi create dosare private în cazurile în care să spunem că există anumita dosare mai confidențiale sau care necesită o discreție mai mare. Aș trece mai departe și aș merge pe zona unei interfețe care îmi prezintă întreg meniul unui astfel de soft, meniul principal dar și meniul în care pot să văd calendarul cu tot ce înseamnă partea de termene, sarcini, evenimente care se pot crea, și o serie de alerte care sunt foarte importante pentru multitudinea de informații cu care trăim astăzi, multitudinea de e-mail-uri pe care le primim, multitudinea de activități pe care le avem și task-uri pe care le avem de desfășurat zi de zi, zona de alertare, zona de monitorizare și de intervenție să spunem rapidă, în momentul în care se întâmplă niște lucruri, fie că primesc un termen nou într-un dosar, fie că am facturat un client și am o încasare depășită, softul mă avertizează și poate să îmi spună, poate să îmi dea niște indicatori și să pot să iau niște măsuri rapide. Mai departe avem o afișare a unei interfețe dinamice pentru tabletă. Exact cum spunea și George, este important să poți să accesezi un astfel de soft, dacă vorbim despre automatizare este important să accesezi un soft atât de pe desktop cât și de pe un device mobil, de pe o tabletă sau de pe un telefon mobil. Sunt la instanță, am nevoie să fac niște lucruri, vreau să fac poză la o cerere de chemare în judecată, vreau să o încarc instant în aplicație astfel încât colegii mei să poată să vadă, deci vorbim despre o zonă de colaborare, de sharing information în privința aceasta. Mai departe, modul în care se realizează aceste lucruri este extrem de facil și nu necesită foarte mult timp. Este foarte important ca și beneficiarul final să înțeleagă faptul că un astfel de soft nu este un soft greoi e sau nu reprezintă o corvoadă, ci dimpotrivă îl ajută pe el să își eficientizeze activitatea, având o dată introdusă informațiile a căror introducere aceasta durează de regulă de la câteva secunde maxim un minut-două, având deja introduse informațiile poți după aceea să începi să gestionezi lucrurile, poți să faci update în permanență și bineînțeles atunci când ai nevoie de filtre avansate sau de filtre pe care să le folosești ca să vezi diferiți parametri în dosarele sau în contractele sau în termenele pe care, de care ai nevoie, să poți să le vizualizezi rapid, cu acces direct și la un click distanță. Aici avem un slide legat de un raport al unui dosar. Evident, atât avocații, căci consilieri juridici au nevoie să știe în permanență, să aibă acces la un raport complet despre dosarele pe care le au în instrumentare sau le au în derulare, să poată adăuga mențiuni, să poată vizualiza, de exemplu, care sunt părțile în dosar, să poți să gestionezi cheltuielile din dosarul respectiv sau să văd hotărârile judecătorești, să pot se efectuez acele sarcini și operații la nivelul unui dosar, care, dacă discutăm despre partea de avocatură, mă va duce mai departe în zona financiară și mă va ajuta să facturez, bineînțeles. Am vorbit puțin despre zona de rapoarte, aria de rapoarte este foarte importantă pentru orice manager, așa cum știm. Softurile, în general, dacă vorbim despre Lexforce, softul care vi-l prezint în acest moment, prezintă o arie de rapoarte standard, însă, bineînțeles, în funcție de cerințele și de necesitățile beneficiarului final, aceste rapoarte pot fi personalizate. Mi se pare una dintre ariile cele mai importante pentru un beneficiar, să poată să aibă rapoarte în timp real, să poată să vadă lucruri care să îl ajute și să îl sprijine în decizia managerială pe care o are de luat sau în raportul pe care trebuie să îl prezinte managerului general. Aici avem aria financiară, nu o să insist foarte mult peste ea, dar este aria care îmi asigură practic vizibilitatea fiecărui bani care intră în societatea de avocatură, fiecare ban care intră sau care se cheltuie din societatea de avocatură sau din cabinetul meu de avocatură, se pot emite facturi, se pot emite chitanțe, acestea pot fi brand-uite sau marcate cu logo-ul cabinetului meu de avocatură, acestea se pot emite automat sau semi-automat, încasările sunt planificare conform contractului pe care l-am agreat cu clientul, acestea se urmăresc zilnic și se regăsesc în calendar. De asemenea cheltuielile pot fi monitorizate și controlate zilnic. Cheltuielile aferente unui dosar sunt monitorizate și acestea pot reflecta în consecință costul dosarului. Văd cât mă costă pe mine ca și avocat să reprezint un client întru-un anumit dosar. Zona sau aria de activitate, cea care prezintă partea de calendar, de clienți, de contracte, de dosare, de termene și de operații, v-am povestit-o la începutul intervenției mele. Toate lucrurile sunt corelate, sunt interconectate, acesta ar fi și un avantaj, sau un mare avantaj pentru beneficiarul final, faptul că folosește o singură platformă în care are interconectate toate aceste elemente. Pentru un avocat, știm foarte bine din experiență și din interacțiunea pe care am avut-o până acum, sunt importante documentele. Exact în zona asta am văzut că se orientează foarte multe soluții, zona de management, de documente, de fișiere, de documente-tip, de împuterniciri. Faptul că toate documentele unui dosar sunt păstrate în același loc, cu toată informația conexă din aplicație, reprezintă iarăși un mare avantaj pentru beneficiar. Faptul că pot să accesez aceste documente de oriunde, pot să le văd dacă am o conexiune VPN, de exemplu, de oriunde am o conexiune la internet, oferă un grad ridicat de siguranță. În plus, fiindcă știm foarte bine că domeniul juridică este un domeniu cu provocări permanente, legislația în România se modifică foarte des, este necesar să fiu în permanență informat, să fiu bine documentat, de aceea platforma noastră are o zonă de documentare juridică integrată, permițându-le utilizatorilor să realizeze facil documentarea unui dosar. Practic, am acces aici la tot ce înseamnă zona de legislație, zona de doctrină, de comentarii, care mă ajută să am în același loc sau la nivelul dosarului, să pot să vin și cu argumentele juridice care mă pot ajuta să câștig cazul respectiv. Aceasta este scurta prezentare pe care am avut-o. Am vrut să mă concentrez foarte mult pe ideea de lanț valoric, ideea beneficiului pentru client și cum realizăm în 2020 prin automatizarea proceselor unui cabinet sau unei societăți de avocatură, acea valoare adăugată care să îl ajute pe avocat să câștige mai mult, iar un departament juridic să facă economii, dacă vreți să ne referim și la zona privată sau instituțională.

Cristian Pavel: Mulțumim, domnule Băbeanu.

Iulian Băbeanu: Mulțumesc și eu.

Cristian Pavel: Adrian, vorbeam de o bună cunoștință a ta care este în emisiune cu noi, te rog.

Adrian Măntoiu: Absolut. Mai devreme domnul Barcun spunea despre Big four care vin și investesc în tehnologie și sunt o amenințare pentru micul avocat. Ideea este că tehnologia vină peste noi, mic, mare, dacă nu sunt în stare să o folosesc, să o folosesc pentru a aduce valoare pentru clienții mei, nu prea am ce căuta pe această piață din păcate, asta se va întâmpla. Îmi face o deosebită plăcere să îl introduc pe domnul Vasile Țiple, care a făcut o mișcare de a trece din baricada consumatorilor în baricada producătorilor de automatizări și legal.

Transcrierile oferite de The Department sunt realizate de către lingviști profesioniști, cu experiență în transcrieri audio din domenii diverse. The Department, cu experiență din anul 2008, oferă varii servicii lingvistice. Mai multe informații aici: www.thedepartment.ro.