Utilizarea înscrisurilor în formă electronică şi a semnăturii electronice în cadrul structurilor MAI şi în relaţia acestora cu terţii (OMAI nr. 136/2020)

În M. Of. nr. 835 din 11 septembrie 2020 s-a publicat Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 136/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică și a semnăturii electronice în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne (MAI) și în relația acestora cu terții.

Vă prezentăm, în cele ce urmează, dispozițiile regăsite în respectivul Ordin.

Art. 1

„Prezentul ordin stabilește un set de reguli privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică și a semnăturii electronice în cadrul unor proceduri realizate la nivelul structurilor Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare MAI, și în relația acestor structuri cu terții.”

Art. 2

„(1) În sensul prezentului ordin, sintagmele «semnătură electronică», «semnătură electronică avansată» și «semnătură electronică calificată» au înțelesurile prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

(2) În sensul prezentului ordin, expresiile de mai jos au următoarele înțelesuri:

a) înscris în formă electronică – document destinat a fi utilizat în mediul electronic, în cadrul unor proceduri realizate la nivelul structurilor MAI sau în relația acestora cu terții;

b) structura MAI – denumire generică ce include unitățile aparatului central al MAI, instituțiile și structurile subordonate MAI, precum și structurile subordonate acestora, astfel cum sunt prevăzute în anexele nr. 1 și 2 la Hotărârea Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică și efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările și completările ulterioare;

c) terț – orice persoană fizică, persoană juridică de drept privat ori instituție sau autoritate publică care interacționează cu structurile MAI în mediul electronic;

d) serviciu disponibil online – serviciu prestat de către o structură MAI pentru satisfacerea unui interes al unui terț, utilizând instrumente specifice mediului electronic;

e) furnizor – structura MAI care prestează un serviciu disponibil online.”

Art. 3

„Înscrisul în formă electronică întocmit de o structură MAI, destinat a fi utilizat în relația cu terții sau care are caracterul unui act administrativ, este semnat cu semnătură electronică calificată.”

Art. 4

„(1) Înscrisul în formă electronică întocmit de o structură MAI, destinat a fi utilizat în relația cu alte structuri MAI, este semnat cu semnătură electronică avansată emisă la nivelul Ministerului Afacerilor Interne.

(2) Documentele prevăzute la alin. (1) pot fi semnate cu o semnătură electronică având un nivel de securitate mai ridicat decât cel stabilit, dacă aceasta este disponibilă.”

Art. 5

„În funcție de tipul înscrisurilor electronice întocmite, structura MAI va analiza necesitatea achiziționării de certificate calificate pentru semnătură electronică.”

Art. 6

„(1) Înscrisurile în formă electronică întocmite de structurile MAI trebuie să respecte condițiile de redactare, gestionare și arhivare stabilite prin ordin al ministrului afacerilor interne.

(2) Atunci când, în cadrul procedurilor realizate la nivelul structurilor MAI, este necesară reutilizarea înscrisului în formă electronică, sub forma unei copii pe suport hârtie, deținătorul care realizează imprimarea înscrie mențiunea „conform cu originalul” și o certifică prin semnătura olografă.

(3) Originalul înscrisului în format electronic va fi păstrat conform regulilor în vigoare și nu va fi substituit prin copia pe suport hârtie.”

Art. 7

„Înscrisul în formă electronică utilizat de către o persoană fizică sau persoană juridică de drept privat în relația cu structurile MAI este semnat cu semnătura electronică acceptată potrivit catalogului de servicii al MAI.”

Art. 8

„(1) Pentru a asigura coerența și caracterul unitar al regulilor aplicabile serviciilor disponibile online, la nivelul MAI se constituie un catalog de servicii.

(2) Catalogul cuprinde, fără a se limita la acestea, informații referitoare la serviciile prestate, furnizori, înscrisurile în formă electronică și semnătura electronică acceptate pentru prestarea fiecărui serviciu, precum și informații privind modalitatea de primire a înscrisurilor în formă electronică.

(3) Catalogul se întocmește și este administrat de către Direcția generală pentru comunicații și tehnologia informației din MAI, care asigură și disponibilitatea acestuia pe pagina de internet a MAI.

(4) Fiecare furnizor are obligația de a comunica Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației din MAI, din oficiu, informațiile necesare constituirii și menținerii caracterului actualizat al catalogului de servicii al MAI.”

Art. 9

„Petițiile, cererile de audiență sau solicitările de informații de interes public, formulate prin intermediul mijloacelor electronice, se primesc și se soluționează, în condițiile legii, chiar dacă nu sunt semnate cu o semnătură electronică.”

Art. 10

„Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.”