Regulamentul ASF nr. 11/2016 privind activitatea de control periodic şi inopinat desfăşurată de către ASF – modificări (Regulamentul ASF nr. 17/2020)

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, la art. 2 alin. (2), lit. b) se modifică și va avea următorul conținut:

„(2) În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

(…)

b) audiere – tehnică de investigare, în baza unei decizii de audiere, care constă în determinarea condițiilor și împrejurărilor în care a fost desfășurată o anumită activitate;”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, la art. 2 alin. (2), după lit. b) se introduce o nouă literă, lit. b^1), cu următorul conținut:

„(2) În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

(…)

b^1) conciliere – ședință organizată la sediul A.S.F. sau la sediul entității controlate ori prin intermediul mijloacelor de comunicare on-line (aplicație pentru organizarea de ședințe de la distanță) care are loc între echipa de control și conducerea entității controlate în vederea clarificării eventualelor divergențe între constatările cuprinse în proiectul procesului-verbal de control și punctele de vedere ale conducerii entității controlate”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, la art. 2 alin. (2), lit. d)-e) și lit. k) se modifică și vor avea următorul conținut:

„(2) În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

(…)

d) control periodic – tip de control în legătură cu care entitatea controlată este notificată în prealabil și care constă în verificarea periodică, la sediul entității sau de la distanță în condițiile prevăzute la art. 16^1 și 16^2, a anumitor activități/operațiuni/procese interne și mecanisme interne aferente unei perioade de timp determinate și a îndeplinirii uneia sau mai multor obligații, conform legislației incidente, în baza planului anual integrat de control, aprobat de către Consiliul A.S.F.;

e) control încrucișat – tehnică de verificare, la sediul entităților sau de la distanță, a înscrisurilor/operațiunilor unei entități în corelație cu înscrisurile/operațiunile unei alte entități;

(…)

k) entitate controlată – orice entitate pentru care s-a emis o decizie de control, care face parte dintre entitățile autorizate, reglementate și/sau supravegheate de către A.S.F., prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012;”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, la art. 2 alin. (2), după lit. k) se introduce o nouă literă, lit. k^1), cu următorul conținut:

„(2) În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

(…)

k^1) notă de conciliere – document în cadrul căruia se consemnează rezultatul dezbaterilor legate de aspectele prezentate în punctul de vedere transmis de către entitatea controlată conform art. 18^1 alin. (2), care se anexează procesului-verbal de control; nota de conciliere este semnată de echipa de control și conducerea entității controlate;”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, la art. 4, lit. b) se modifică și va avea următorul conținut:

„Activitatea de control este organizată procedural la nivelul fiecărui sector de supraveghere financiară, în funcție de particularitățile activităților desfășurate la nivelul acestora, fiind dezvoltată pe două componente:

(…)

b) componenta de risc – vizează atât riscurile înregistrate la nivelul entității controlate, cât și pe cele induse la nivel de piață, după caz”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, art. 14, alin. (1) se modifică și va avea următorul conținut:

„(1) Echipa de control solicită reprezentanților entității controlate clarificări/explicații asupra anumitor aspecte, prin intermediul unei cereri de informații/unui chestionar, iar documentele întocmite primesc număr de înregistrare din partea entității controlate”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, după art. 16 se introduc două noi articole, art. 16^1-16^2, cu următorul conținut:

„Art. 16^1

(1) Prin excepție de la prevederile art. 13 alin. (1), în situații extraordinare care pun sau ar putea pune în pericol sănătatea sau condițiile normale de muncă, precum epidemiile, pandemiile, fenomenele naturale extreme, cutremurele, actele de terorism și alte situații care fac imposibilă derularea procedurii prezentului capitol, etapa desfășurării acțiunii de control periodic la sediul entității se poate realiza și de la distanță.

(2) În situațiile prevăzute la alin. (1), interacțiunea dintre entitatea controlată și echipa de control se realizează prin intermediul mijloacelor de comunicare electronice, precum teleconferință, videoconferință, e-mail, platforme electronice, după caz. Toate documentele emise pe parcursul controlului sunt semnate de părțile implicate, respectiv de membrii echipei de control și/sau de reprezentanții entității controlate, după caz, cu semnătură electronică calificată sau olograf și fotocopiate/scanate în format PDF.

(3) În situația în care controlul periodic are loc de la distanță se vor aplica, în mod corespunzător, prevederile din prezentul regulament referitoare la conținutul deciziei de control, prevederile referitoare la documentele întocmite cu ocazia controlului, respectiv notificarea, procesul-verbal de control, precum și prevederile referitoare la conciliere, la drepturile și obligațiile entității controlate și ale echipei de control.

(4) Entitatea controlată trebuie să dispună de infrastructura informatică și de mijloacele de comunicare necesare pentru a asigura derularea în bune condiții a activității de control, inclusiv de semnătură electronică calificată și, când este necesar, să acorde acces echipei de control la informațiile din sistemele informatice prin intermediul cărora se realizează operațiunile supuse verificărilor, conform tematicii de control.

(5) Accesul echipei de control la informațiile din sistemele informatice se va realiza cu caracter temporar, cu drept de vizualizare și cu respectarea politicilor de securitate ale entității controlate, prin intermediul unui angajat al entității controlate desemnat în acest sens.

Art. 16^2

(1) Echipa de control transmite prin mijloace de comunicare electronice entității controlate decizia de control și solicitarea documentelor și informațiilor pe care le consideră necesare pentru efectuarea controlului periodic de la distanță, iar entitatea controlată va confirma primirea și înregistrarea acestora în evidențele proprii.

(2) Entitatea controlată are obligația să transmită documentele și informațiile solicitate în termenele precizate de echipa de control.

(3) Informațiile sunt transmise electronic de către conducătorul entității controlate sau de către persoana desemnată în acest scop.

(4) Documentele și informațiile sunt transmise de către entitatea controlată în format electronic, de pe o adresă a entității, și comunicată anterior echipei de control sau sunt încărcate într-o platformă electronică pusă la dispoziție de către A.S.F., după caz”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, la art. 17, alin. (1) se modifică și va avea următorul conținut:

„(1) Echipa de control poate solicita entității controlate, în scris, de regulă prin e-mail, informații/documente/explicații sau clarificări suplimentare, după caz, și după încheierea procedurii de colectare a informațiilor/documentelor/explicațiilor de la sediul entității controlate”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, art. 18 se modifică și va avea următorul conținut:

„Art. 18

(1) Echipa de control întocmește proiectul procesului-verbal de control, în baza documentelor verificate, a informațiilor, datelor și explicațiilor obținute de la entitatea controlată, precum și a oricăror altor informații relevante.

(2) Proiectul procesului-verbal de control cuprinde:

a) elementele de risc și prudențialitate identificate la nivelul entității controlate, după caz;

b) descrierea elementelor de neconformitate constatate, respectiv faptele care reprezintă încălcări ale legislației specifice aplicabile entității controlate, cu indicarea prevederilor legale reținute că au fost nerespectate/încălcate;

c) diverse solicitări și recomandări adresate entității controlate, cu rol de prevenire sau corectare a unor situații potențial generatoare de deficiențe, atenuare a efectelor unor evenimente produse sau de îndrumare a entității controlate în legătură cu anumite aspecte constatate;

d) alte aspecte relevante, după caz.

(3) Conformitatea proiectului procesului-verbal de control cu obiectivele controlului și tematica aferentă sunt asigurate la nivelul funcțiilor de coordonare și conducere ale structurii de control”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, după art. 16 se introduce un nou articol, art. 18^1, cu următorul conținut:

„Art. 18^1

(1) Coordonatorul echipei de control transmite entității controlate proiectul procesului-verbal de control, în format electronic, și solicită reprezentanților entității controlate un punct de vedere asupra reținerilor din acesta.

(2) Entitatea controlată transmite în scris un punct de vedere cu privire la reținerile echipei de control din proiectul procesului-verbal de control în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii acestuia.

(3) În cazul în care, până la expirarea termenului menționat la alin. (2), nu a fost primit un punct de vedere, echipa de control redactează procesul-verbal de control, conform prevederilor art. 19.

(4) În termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data primirii punctului de vedere, conform prevederilor alin. (2), are loc o ședință de conciliere cu reprezentatul/conducerea entității controlate la data, ora și locația stabilite de comun acord, dacă este cazul.

(5) La ședința de conciliere participă echipa de control și reprezentatul/conducerea entității controlate, ședință la care pot participa și conducerea structurii de control din care face parte echipa de control, precum și alte persoane de la entitatea controlată, dacă este cazul.

(6) Ședința de conciliere se înregistrează în format audio, cu acordul reprezentanților entității controlate care participă, în scopul clarificării aspectelor reținute de către echipa de control în urma efectuării controlului, precum și analizarea recomandărilor formulate pentru înlăturarea deficiențelor/iregularităților constatate. Înregistrările se păstrează pe o durată de 3 ani de la data întâlnirii, cu asigurarea condițiilor tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal conținute în acestea.

(7) La finalul ședinței de conciliere se întocmește o notă de conciliere ce cuprinde aspectele discutate în cadrul ședinței, care este anexată procesului-verbal de control.

(8) În situația în care după ședința de conciliere se mențin divergențe, echipa de control consemnează în forma finală a procesului-verbal de control punctul de vedere al reprezentanților entității controlate și, după caz, explică motivația neînsușirii acestuia”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, art. 19 se modifică și va avea următorul conținut:

„Art. 19

(1) Procesul-verbal de control este definitivat în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data ședinței de conciliere prevăzută la art. 18¹, semnat electronic/olograf de către echipa de control, este înregistrat la registratura A.S.F. și este comunicat entității controlate, în vederea aducerii la cunoștință a constatărilor reținute în urma desfășurării controlului și formulării de eventuale obiecțiuni.

(2) Echipa de control poate solicita entității controlate, în scris, de regulă prin e-mail, informații/documente/explicații sau detalii suplimentare, pentru clarificarea anumitor aspecte ce rezultă din analizarea obiecțiunilor la procesul-verbal de control.

(3) Conformitatea procesului-verbal de control cu obiectivele controlului și tematica aferentă sunt asigurate la nivelul funcțiilor de coordonare și conducere ale structurii de control.

(4) Numărul de înregistrare al procesului-verbal de control, primit de la registratura A.S.F., se înscrie în registrul unic de control al entității controlate”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, după art. 16 se introduce un nou articol, art. 18^1, cu următorul conținut:

„Art. 18^1

(1) Coordonatorul echipei de control transmite entității controlate proiectul procesului-verbal de control, în format electronic, și solicită reprezentanților entității controlate un punct de vedere asupra reținerilor din acesta.

(2) Entitatea controlată transmite în scris un punct de vedere cu privire la reținerile echipei de control din proiectul procesului-verbal de control în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii acestuia.

(3) În cazul în care, până la expirarea termenului menționat la alin. (2), nu a fost primit un punct de vedere, echipa de control redactează procesul-verbal de control, conform prevederilor art. 19.

(4) În termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data primirii punctului de vedere, conform prevederilor alin. (2), are loc o ședință de conciliere cu reprezentatul/conducerea entității controlate la data, ora și locația stabilite de comun acord, dacă este cazul.

(5) La ședința de conciliere participă echipa de control și reprezentatul/conducerea entității controlate, ședință la care pot participa și conducerea structurii de control din care face parte echipa de control, precum și alte persoane de la entitatea controlată, dacă este cazul.

(6) Ședința de conciliere se înregistrează în format audio, cu acordul reprezentanților entității controlate care participă, în scopul clarificării aspectelor reținute de către echipa de control în urma efectuării controlului, precum și analizarea recomandărilor formulate pentru înlăturarea deficiențelor/iregularităților constatate. Înregistrările se păstrează pe o durată de 3 ani de la data întâlnirii, cu asigurarea condițiilor tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal conținute în acestea.

(7) La finalul ședinței de conciliere se întocmește o notă de conciliere ce cuprinde aspectele discutate în cadrul ședinței, care este anexată procesului-verbal de control.

(8) În situația în care după ședința de conciliere se mențin divergențe, echipa de control consemnează în forma finală a procesului-verbal de control punctul de vedere al reprezentanților entității controlate și, după caz, explică motivația neînsușirii acestuia”.

Noua reglementare

Potrivit noii reglementări, art. 21 se abrogă.