Procedura de soluţionare de către entităţile reglementate şi supravegheate de ASF a petiţiilor referitoare la activitatea acestora pe piaţa de capital (Regulamentul ASF nr. 9/2015)

În M. Of. nr. 537 din 20 iulie 2015, s-a publicat Regulamentul ASF nr. 9/2015 privind procedura de soluționare de către entitățile reglementate și supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piața de capital (M. Of. nr. 571 din 29 iunie 2004) și a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative (M. Of. nr. 274 din 23 aprilie 2015) a petițiilor referitoare la activitatea acestora pe piața de capital.

Vă prezentăm, în continuare, prevederile respectivului regulament:

Art. 1 din Regulament

Art. 1 prevede următoarele: „(1) Prezentul regulament are ca obiect reglementarea modului de soluționare a petițiilor de către entitățile reglementate și supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 297/2004, și a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative, denumită în continuare Legea nr. 74/2015.

(2) Prezentul regulament pune în aplicare prevederile Ghidului privind tratarea plângerilor în sectorul valorilor mobiliare (ESMA) și în sectorul bancar (EBA).

(3) În înțelesul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

a) entități – participanții pe piețele financiare care furnizează serviciile de investiții autorizate în baza Legii nr. 297/2004 și a Legii nr. 74/2015, după cum urmează:

(i) societățile de servicii de investiții financiare, denumite în continuare S.S.I.F., astfel cum sunt definite la art. 6 din Legea nr. 297/2004;

(ii) instituțiile de credit autorizate de Banca Națională a României, care prestează serviciile și activitățile de investiții prevăzute la art. 5 din Legea nr. 297/2004;

(iii) societățile de administrare a investițiilor, denumite în continuare S.A.I., astfel cum sunt definite la art. 4 din O.U.G. nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 297/2004 privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 10/2015;

(iv) administratorii externi ai fondurilor de investiții alternative, denumiți în continuare A.F.I.A. externi, alții decât S.A.I., astfel cum sunt definiți la art. 3 pct. 3 din Legea nr. 74/2015;

(v) consultanții de investiții, astfel cum sunt definiți la art. 35 alin. (1) și (2) din Legea nr. 297/2004;

b) petiție – cererea, reclamația sau sesizarea prin care se aduc la cunoștința entității fapte de natură a aduce atingere drepturilor sau intereselor petentului, formulată în scris și depusă la sediul entității, la sediile secundare ale acesteia ori la sediile distribuitorilor, după caz, transmisă prin poștă sau poșta electronică ori prin sistem on-line, prin intermediul căreia un petent sau împuterniciții legali ai acestuia, care acționează exclusiv în numele petentului și fără un interes comercial propriu, își exprimă nemulțumirea cu privire la serviciul și activitatea de investiții prestate în baza Legii nr. 297/2004, la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv (O.P.C.) sau la informațiile furnizate de entitate în urma solicitărilor de informații primite de la petenți;

c) petent – persoană fizică sau juridică, client/investitor al entității, care depune o petiție către o entitate cu privire la serviciul și activitatea de investiții prestate în baza Legii nr. 297/2004 ori la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv în valori mobiliare/fondului de investiții alternativ (O.P.C.V.M./F.I.A.);

d) petiție soluționată favorabil – petiția în legătură cu care au fost dispuse măsuri pentru remedierea situațiilor sesizate;

e) petiție soluționată nefavorabil – petiția în legătură cu care nu au fost dispuse niciun fel de măsuri”.

Art. 2 din Regulament

Potrivit art. 2, Compartimentul de control intern/Responsabilul cu funcția de conformitate din cadrul entităților este structura responsabilă de supervizarea soluționării și de gestionarea petițiilor.

Art. 3 din Regulament

Art. 3 are următorul conținut:

„(1) În vederea soluționării corespunzătoare și în termenul legal a petițiilor care le sunt adresate, entitățile au următoarele obligații:

a) să dețină proceduri scrise în vederea administrării responsabile și prompte a petițiilor, să păstreze o evidență a înregistrării fiecărei petiții, precum și a măsurilor luate pentru soluționarea acestora. Procedurile trebuie să respecte prevederile prezentului regulament, să conțină informații privind modalitățile de soluționare pe cale amiabilă a litigiilor și să fie făcute disponibile personalului relevant al entității prin utilizarea unor canale interne adecvate. Procedurile sunt aprobate de conducerea entității care este responsabil/(ă) pentru punerea lor în aplicare și monitorizarea respectării acestora;

b) să furnizeze petentului, la cerere sau la primirea unei petiții, informații scrise privind procesul intern de soluționare a petițiilor;

c) să facă accesibile publicului la sediul propriu și pe website-ul lor, în mod permanent, procedurile de soluționare a petițiilor, datele de contact necesare în cazul solicitării de informații cu privire la stadiul soluționării petițiilor, precum și modalitățile de soluționare alternativă a litigiilor prevăzute de dispozițiile legale în vigoare;

d) să dețină și să mențină la sediul social/central un registru unic de petiții în format electronic securizat, pe an calendaristic, cu reînceperea numerotării de la 01 la fiecare început de an, în care să înregistreze cronologic, în ordinea primirii, toate petițiile, inclusiv pe cele primite la sucursale/agenții, indiferent de modalitatea de primire a acestora: prin registratură, prin poștă electronică, prin sistemul on-line. Registrul unic de petiții în format electronic va fi securizat prin implementarea unui mecanism care să garanteze nerepudierea înscrisurilor și va cuprinde în mod obligatoriu cel puțin următoarele informații:

(i) numărul petiției;

(ii) data petiției;

(iii) identitatea petentului, inclusiv adresa, numărul de telefon, e-mail și serviciul/activitatea prestat(ă) la care se referă;

(iv) numele, prenumele și funcția persoanelor din cadrul entității la adresa cărora s-a formulat petiția sau cărora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/activității respectiv(e);

(v) obiectul petiției;

(vi) stadiul petiției;

(vii) data și modul de soluționare a petiției;

(viii) motivul pentru care petiția nu a fost soluționată favorabil (dacă este cazul);

(ix) prejudiciul invocat de petent (dacă este cazul);

(x) observații;

e) reprezentantul compartimentului de control intern/ responsabilul cu funcția de conformitate care își desfășoară activitatea într-un sediu secundar al entității are obligația de a transmite lunar, în copie, la sediul social/central, petițiile primite și de a solicita înregistrarea acestora în Registrul unic de petiții;

f) să răspundă la fiecare petiție primită de la petenți într-un limbaj simplu și ușor de înțeles, în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării acesteia, indiferent dacă soluția este favorabilă sau nefavorabilă. În situația în care aspectele sesizate prin petiție necesită o cercetare mai amănunțită, entitatea trebuie să informeze petentul cu privire la cauzele întârzierii și să precizeze termenul în care va fi soluționată petiția care nu poate depăși cu mai mult de 15 zile termenul de 30 de zile de la înregistrarea petiției.

(2) Informațiile furnizate conform alin. (1) lit. b) și c) trebuie să fie clare și actuale și să conțină detalii privind;

a) modalitatea de transmitere a petițiilor (tipul de informații pe care trebuie să le furnizeze petentul, precum calitatea în care formulează petiția, interesul în cauză etc.), identitatea și datele de contact ale persoanei/persoanelor către care trebuie să fie transmise petițiile, precum adresa de e-mail, numărul de telefon etc.;

b) procesul ce va fi urmat în vederea administrării petiției (informații privind termenul de soluționare a petiției, posibilitatea adresării către o autoritate competentă sau utilizării unui mecanism de soluționare a litigiilor etc.);

c) informarea petentului cu privire la stadiul de soluționare a petițiilor.

(3) Toate înregistrările în Registrul unic de petiții dintr-un an calendaristic și totalul centralizat al acestora se vor păstra de către entități pentru o perioadă de 5 ani de la momentul depunerii petiției inițiale”.

Art. 4 din Regulament

Potrivit art. 4, atunci când este adoptată o soluție finală care nu răspunde/este în contradicție cu solicitarea/solicitările petentului, entitatea este obligată să își susțină în scris punctul de vedere, oferind explicații detaliate privind măsurile adoptate, și să informeze petentul cu privire la dreptul său de a se adresa organelor și autorităților competente și de a utiliza modalitățile de soluționare pe cale amiabilă a litigiilor, prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Art. 5 din Regulament

Conform art. 5, Conducerea entităților/Conducătorii structurilor organizatorice aferente operațiunilor pe piața de capital din cadrul instituțiilor de credit și reprezentantul compartimentului de control intern/responsabilul cu funcția de conformitate sunt direct răspunzători de:

a) buna organizare și desfășurare a activității de primire, înregistrarea și soluționarea petițiilor ce le sunt adresate;

b) legalitatea soluțiilor adoptate;

c) comunicarea soluțiilor adoptate în termenul legal către petenți și către Autoritatea de Supraveghere Financiară, la solicitarea acesteia.