Activitatea de control periodic şi inopinat desfăşurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară (Regulamentul A.S.F. nr. 2/2015)

Art. 21 reglementează obligațiile pe care le au, în exercitarea atribuțiilor ce le revin, membrii echipei de control. Potrivit respectivului articol, membrii echipei de control au următoarele obligații

a) să aducă la cunoștință în scris conducătorului ierarhic existența sau apariția unui potențial conflict de interese, așa cum este definit în Codul de etică și integritate al A.S.F., prin completarea unei declarații în acest sens;

b) să se identifice prin prezentarea legitimației de serviciu și deciziei de efectuare a controlului;

c) să aplice în mod corect prevederile legislației specifice aplicabile entității controlate;

d) să păstreze confidențialitatea asupra datelor și informațiilor obținute;

e) să efectueze controlul astfel încât să afecteze cât mai puțin activitatea curentă a entității controlate;

f) să respecte programul de lucru al entității controlate; controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității, cu acordul scris al reprezentantului legal al acesteia.

Cap. V: „Activitatea de control efectuată de către A.S.F.”

Secț. 1: „Inițierea controlului”

Art. 22 prevede următoarele:

„(1) Decizia de control periodic/inopinat reprezintă mandatul de control primit de echipa de control pentru a desfășura acțiunea de control. Documentul este întocmit de structura de control, avizat de vicepreședintele coordonator și semnat de președintele A.S.F. Decizia de control cuprinde cel puțin următoarele elemente:

a) temeiul legal al efectuării controlului;

b) tipul controlului;

c) data de început a acțiunii de control;

d) perioada supusă controlului;

e) obiectul/tematica de control;

f) denumirea și adresa entității supuse controlului;

g) componența echipei de control și coordonatorul acesteia;

h) semnătura președintelui și ștampila A.S.F.;

i) numărul și data deciziei.

(2) Echipa de control are obligația de a înregistra decizia de control în registrul de intrări-ieșiri al entității la data prezentării acesteia, precum și în registrul unic de control al entității careva fi supusă controlului”.

Art. 23 are următorul conținut:

„(1) Structura de control are obligația de a notifica entitatea care va fi supusă controlului periodic printr-o adresă transmisă prin poștă cu confirmare de primire sau, după caz, prin fax, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data declanșării acțiunii de control.

(2) Notificarea transmisă entității va cuprinde anexat obiectul/tematica de control și, după caz, prima solicitare de documente”.

Art. 24 prevede următoarele:

„(1) În cazul audierilor, structura de control va emite decizia de audiere semnată de vicepreședintele coordonator, în care se înscriu data și ora la care persoanele convocate se vor prezenta, obiectul audierii, precum și eventualele documente care trebuie furnizate echipei de control.

(2) Data la care se vor prezenta persoanele convocate pentru audiere nu trebuie să depășească două zile lucrătoare de la data primirii deciziei”.

Secț. a 2-a: „Efectuarea controlului”

Art. 25 prevede faptul că echipa de control are obligația de a prezenta decizia de control conducerii entității supuse controlului sau unui reprezentant legal al acesteia.

Potrivit art. 26, conducerea entității supuse controlului are obligația de a informa personalul angajat cu privire la prezența echipei de control și responsabilitatea acestuia de a răspunde în cel mai scurt timp solicitărilor echipei de control.

Art. 27 prevede următoarele:

„(1) Conducătorul structurii de control are obligația de a desemna un coordonator al echipei de control, potrivit prevederilor art. 3 alin. (2) lit. g).

(2) Coordonatorul echipei de control are atribuția de a urmări ca acțiunea de control să se desfășoare conform prevederilor legale în vigoare, membrii echipei de control fiind răspunzători de acțiunile întreprinse în timpul controlului.

(3) Pentru atingerea obiectivelor activității de control, membrii echipei de control vor utiliza tehnici și instrumente de control specifice (chestionar, sondaj, interviu, observare etc.)”.

Conform art. 28, în desfășurarea activității de control, echipa de control va parcurge cel puțin următoarele etape:

a) analiza preliminară (pregătirea controlului), respectiv analizarea entității ce urmează a fi controlată, efectuată în funcție de natura, amploarea și forma de manifestare a riscurilor aferente activității, precum și de complexitatea produselor și serviciilor oferite;

b) documentarea care se efectuează la sediul entității controlate, prin utilizarea tehnicilor și instrumentelor de control specifice;

c) solicitarea de informații suplimentare entității controlate, în cazul în care informațiile și probele obținute nu sunt suficiente;

d) transmiterea procesului-verbal de control entității controlate în vederea semnării și formulării de eventuale observații.

Art. 29 prevede următoarele:

„(1) Echipa de control poate solicita copii pe suport hârtie și/sau pe suport electronic, după caz, pentru documentele pe care le consideră necesare în susținerea constatărilor și concluziilor acțiunii de control.

(2) Pentru documentele pe suport hârtie, copiile solicitate vor fi semnate, iar pentru documentele pe suport electronic, acestea vor fi certificate prin declarații olografe sub semnătură privată sau sub semnătură electronică extinsă de către conducătorul sau reprezentantul legal al entității controlate.

(3) Documentele în original întocmite la solicitarea echipei de control vor fi semnate de conducătorul sau de reprezentantul legal al entității controlate”.

Potrivit art. 30, componența echipei de control poate fi modificată/completată în timpul derulării acțiunii de control, temporar ori pentru întreaga perioadă rămasă.

Art. 31 prevede următoarele:

„(1) Entitatea supusă controlului are obligația de a pune la dispoziția echipei de control toate datele/documentele solicitate pentru a fi ridicate în copie/format electronic de către aceasta în baza unui proces-verbal de ridicare date/documente.

(2) La solicitările de informații/explicații formulate de membrii echipei de control, orice angajat al entității controlate sau persoană care se află în relații contractuale cu aceasta este obligat(ă) să răspundă în limita competențelor.

(3) Refuzul formal, tacit sau prin omisiune de a furniza informațiile solicitate conform alin. (1), în forma și la termenele solicitate de către echipa de control, precum și împiedicarea fără drept a exercitării prerogativelor conferite de lege A.S.F. se vor consemna într-un proces-verbal care va sta la baza adoptării de măsuri în conformitate cu reglementările în vigoare.

(4) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele elemente:

a) data și locul încheierii procesului-verbal;

b) numărul deciziei de control în baza căreia a fost declanșat controlul;

c) numele, prenumele și funcția persoanelor desemnate să efectueze controlul;

d) denumirea entității controlate;

e) numele, prenumele și funcția reprezentantului legal al entității controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;

f) referiri la toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entității supuse controlului și de personalul acesteia;

g) numărul de file prezentate/ridicate în format fizic și identificarea documentelor prezentate/ridicate în format electronic;

h) înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante;

i) mențiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziția echipei de control au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete și conforme cu originalele.

(5) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) se întocmește în două exemplare, unul pentru A.S.F. și celălalt pentru entitatea supusă controlului, și se semnează de ambele părți. Cele două exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se înregistrează cu același număr de înregistrare în registrul de intrări-ieșiri al entității supuse controlului.

(6) În cazul în care reprezentantul legal al entității sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada în care s-a desfășurat controlul refuză semnarea, acest fapt, precum și motivele invocate se consemnează de către echipa de control în procesul-verbal de ridicare date/documente”.

Potrivit art. 32, în cazul audierilor se va întocmi un proces-verbal de audiere, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată, în care se vor menționa, după caz, elemente din cadrul celor prevăzute la art. 31 alin. (4) și care va fi înregistrat la Registratura A.S.F. Prevederile art. 31 alin. (2), (3) și (6) se vor aplica în mod corespunzător și în cazul întocmirii procesului – verbal de audiere.

Art. 33 prevede faptul că pe parcursul acțiunii de control, echipa de control va purta un dialog instituțional ferm și constructiv cu entitatea controlată.

Secț. a 3-a: „Întocmirea procesului-verbal de control și a notei de constatare”

Art. 34 prevede faptul că în urma desfășurării tuturor activităților aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control va întocmi un proces-verbal de control, la sediul A.S.F. sau la sediul entității controlate, care va conține într-o manieră clară și concisă cel puțin elementele prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul regulament, din care rezultă motivul de fapt și temeiul de drept pe care acestea se fundamentează.

Potrivit art. 35, echipa de control va consemna în procesul-verbal de control prevăzut la art. 34, iregularitățile și disfuncționalitățile constatate, structurate după caz, atât pe elemente de conformitate, cât și pe elemente de risc.

Art. 36 are următorul conținut:

„(1) Entitatea controlată, sub semnătura reprezentantului legal, are dreptul de a formula în scris obiecțiuni cu privire la constatările consemnate în procesul-verbal de control, după cum urmează:

a) în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat;

b) în termen de maximum șapte zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului periodic.

(2) În situații excepționale, la solicitarea temeinic motivată a entității și cu acordul vicepreședintelui coordonator din cadrul A.S.F., termenele prevăzute la alin. (1) lit. a) și b) pot fi prelungite cu o perioadă care să nu depășească durata maximă acordată inițial.

(3) Entitatea controlată are obligația de a informa persoanele care sunt responsabile cu privire ia constatările echipei de control legate de activitatea acestora în vederea formulării de eventuale observații”.

Art. 37 prevede următoarele:

„(1) Procesul-verbal de control întocmit în conformitate cu prevederile prezentului regulament se înregistrează la Registratura A.S.F. și în registrul unic de control al entității controlate.

(2) În cazul în care entitatea refuză semnarea și/sau înregistrarea actului de control, echipa de control va consemna mențiunea «refuză să semneze» în procesul-verbal”.

Potrivit art. 38, nota de constatare reprezintă un act de control bilateral și se întocmește de către echipa de control, în cazuri excepționale după cum urmează:

a) când se constată iregularități și disfuncționalități ca urmare a controlului efectuat, pentru clarificarea cărora se impune continuarea verificării la altă entitate și/sau de către alte structuri ale A.S.F. și/sau alte instituții;

b) când se impune efectuarea unor verificări încrucișate și la alte entități decât cea la care s-a inițiat controlul, în scopul instrumentării și fundamentării unor constatări;

c) când se constată la o entitate supusă controlului iregularități și disfuncționalități a căror reconstituire ulterioară nu mai este posibilă. În această situație, nota de constatare se întocmește și se semnează în momentul identificării deficiențelor respective.

Art. 39 are următorul conținut:

„(1) În nota de constatare se consemnează situația de fapt, precum și, dacă este cazul, măsurile luate operativ de entitate pentru remedierea iregularităților și disfuncționalităților identificate de către echipa de control.

(2) Nota de constatare este anexă la procesul-verbal de control, se întocmește în două exemplare, unul pentru echipa de control și unul pentru entitatea controlată, și se semnează de către echipa de control, precum și de către:

a) reprezentantul legal al entității controlate, în cazurile prevăzute la art. 38 lit. a) și b);

b) alte persoane în prezența cărora s-a efectuat constatarea, în cazul prevăzut la art. 38 lit. c).

(3) În cazul în care entitatea controlată refuză semnarea notei de constatare de către reprezentantul legal, aceasta poate fi semnată de maximum 2 martori sau, în lipsa acestora, se va consemna mențiunea «refuză să semneze»”.

Secț. a 4-a: „Finalizarea acțiunii de control”

Art. 40 prevede următoarele:

„(1) În situația în care, în urma acțiunii de control, entitatea nu a fost sancționată sau nu au fost dispuse măsuri cu privire la aceasta, finalizarea acțiunii de control este reprezentată de comunicarea prin adresă scrisă către entitatea controlată, prin care se atestă faptul că, în urma activității de control, aceasta nu a fost sancționată sau nu au fost dispuse măsuri.

(2) În situația în care, în urma acțiunii de control, au fost dispuse sancțiuni/măsuri de către Consiliul A.S.F., acțiunea de control se consideră finalizată după comunicarea măsurilor dispuse.

(3) Entitatea controlată are obligația de a transmite în termenul fixat stadiul adoptării măsurilor dispuse de către Consiliul A.S.F.

(4) În cazul netransmiterii stadiului de implementare a măsurilor dispuse, entitatea controlată este notificată de către direcția de specialitate din cadrul A.S.F. și are obligația de a se conforma în termenul stabilit de către A.S.F.”.

Cap. VI: „Sancțiuni”

Art. 41 prevede următoarele:

„(1) Pe baza concluziilor rezultate în urma activității de control, Consiliul A.S.F. poate aplica sancțiuni potrivit legislației aplicabile sectoarelor de supraveghere financiară și/sau poate dispune măsuri în scopul prevenirii unor situații similare ori remedierii deficiențelor constatate cu prilejul desfășurării controlului și poate sesiza alte instituții ale statului, potrivit competențelor acestora.

(2) Netransmiterea la termen a stadiului adoptării măsurilor dispuse de către A.S.F. ca urmare a constatărilor echipei de control se sancționează în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

(3) Nerespectarea măsurilor dispuse de către A.S.F. ca urmare a constatărilor echipei de control se sancționează conform prevederilor legale în vigoare.

(4) Dispunerea sancțiunilor și/sau a măsurilor se face în baza hotărârii Consiliului A.S.F., prin decizie semnată de președintele A.S.F., și se comunică entității/persoanei sancționate”.

Potrivit art. 42, nerespectarea de către entitățile și persoanele vizate supuse activității de control a prevederilor prezentului regulament se sancționează de către A.S.F. în conformitate cu legislația în vigoare.

Art. 43 prevede faptul că la aplicarea sancțiunilor sau la dispunerea măsurilor pentru o speță în cauză sau spețe identice se va ține cont de punctele de vedere exprimate anterior de către A.S.F. în condițiile existenței aceluiași cadru legal în vigoare.

Art. 44 prevede următoarele:

„(1) Măsurile sancționatoare se pot publica în Buletinul A.S.F. și/sau, după caz, în Monitorul Oficial al României.

(2) Monitorizarea aplicării sancțiunilor și/sau adoptarea măsurilor prevăzute la art. 41 alin. (1) se realizează de către structurile de specialitate din cadrul A.S.F., conform atribuțiilor din Regulamentul de organizare și funcționare al A.S.F.”.

Conform art. 45, persoanele fizice sau juridice sancționate pot formula plângere împotriva deciziei prin care sunt aplicate sancțiuni ori dispuse măsuri, în conformitate cu dispozițiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare.

Cap. VII: „Dispoziții tranzitorii și finale”

Potrivit art. 46, activitățile de control în curs de desfășurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament vor continua în conformitate cu reglementările în vigoare la data începerii acțiunii de control.

Art. 47 prevede următoarele:

„(1) Structurile de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiară vor asigura consolidarea și specializarea procedurilor proprii și metodelor de control, în acord cu prevederile prezentului regulament și cu cele mai bune practici în domeniu.

(2) Pentru aplicarea unei politici de control unitare la nivelul celor 3 sectoare, structurile de control vor elabora cadrul de obiective urmărit în activitățile de control periodic și vor asigura schimbul de informații cu structurile de supraveghere în ceea ce privește atât abordarea bazată pe riscuri, cât și cea de conformitate”.

Art. 48 dispune faptul că respectivul regulament se publică în Monitorul Oficial și intră în vigoare la data publicării acestuia.

Art. 49 prevede abrogarea Regulamentului Consiliului A.S.F. nr. 1/2014 (M. Of. nr. 61 din 24 ianuarie 2014), la data intrării în vigoare a respectivului regulament.