Reglementarea adresei de poştă electronică profesional în legislaţia altor state

Universuljuridic.ro PREMIUM

Aici găsiți informaţiile necesare desfăşurării activităţii dvs. profesionale.

Universuljuridic.ro PREMIUM pune la dispoziția profesioniștilor lumii juridice un prețios instrument de pregătire profesională. Oferim un volum vast de conținut: articole, editoriale, opinii, jurisprudență și legislație comentată, acoperind toate domeniile și materiile de drept. Clar, concis, abordăm eficient problematicile actuale, răspunzând scenariilor de activitate din lumea reală, în care practicienii activează.

Testează ACUM beneficiile Universuljuridic.ro PREMIUM prin intermediul abonamentului GRATUIT pentru 7 zile!

Necesitatea ca fiecare avocat să dețină o adresă de e-mail profesional, nevoia asigurării confidențialității corespondenței avocatului, cât și identificarea facilă a confraților, adrese de e-mail care să nu creeze confuzie, au condus la analizarea modului în care este reglementată adresa poștală electronică în legislația altor țări europene. Subiectul a fost pe ordinea de zi a ședinței Consiliului Baroului Dolj care a apreciat oportună efectuarea acestei cercetări, precum și transmiterea unui punct de vedere către organele centrale, în condițiile în care aceleași rațiuni impun adoptarea unei soluții uniforme la nivelul tării.

Franța

Articolul P31 alineatul (4) din RIBP^[1] (Regulamentul de ordine interioară a Baroului din Paris) prevede următoarele: „Avocatul este obligat să comunice Baroului o adresă electronică la care să poată fi oricând contactat”^[2]. Adresa de e-mail reprezintă o componentă esențială a informațiilor de contact ale avocatului și este mijlocul de comunicare ales de către Barou pentru a comunica cu toți avocații săi. Potrivit art. 15.1. din RIN^[3] (Regulamentul național de ordine interioară a profesiei de avocat) – avocatul trebuie să asigure respectarea strictă a secretului profesional și să dețină o adresă de corespondență electronica^[4]. Totodată, Consiliul Național al Barourilor din Franța a pus la dispoziția avocaților posibilitatea de a se înregistra într-un sistem securizat de mesagerie și gestionare a datelor de tip cloud^[5]. În acest sens, fiecărui avocat înregistrat îi este alocat o adresă de corespondență electronică de tip xxxx@avocat-conseil.fr pe care o poate utiliza atât în relația cu instituțiile publice și confrații săi, dar și în corespondența purtată cu clienții^[6].

Canada

Conform art. 3, teza finală a Regulamentului privind contabilitatea și standardele de practică profesională a avocaților din Canada^[7], avocatul este obligat să dispună de un computer la sediul său profesional și să dețină o adresă de corespondență electronică profesională individualizată cu numele său. Potrivit art. 10 din același act normativ, corespondența avocatului, indiferent că este purtată pe suport de hârtie sau folosind tehnologia informației, trebuie să cuprindă ca elemente de identificare cel puțin numele acestuia, al angajatorului său ori denumirea societății sale, sediul său profesional, numărul de telefon și fax, dar și adresa de e-mail profesională.

Similar sistemului francez, în Canada, Baroul din Quebec, în vederea respectării principiilor edictate de Legea privind cadrul legal al tehnologiei informației (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information^[8]), precum și secretul profesional prevăzut de Codul deontologic al avocaților, a creat două aplicații securizate: Docurium (bază de date tip Cloud, similar Dropbox sau Google Drive) și VotreCourriel (sistem de mesagerie electronică prin care se alocă fiecărui avocat o adresă profesională de tip xxxxx@avocat.ca)^[9].

În Belgia, Codul deontologic^[10] stabilește, în Capitolul 3, – Utilizarea tehnologiilor informaționale și de comunicare – articolul 4.9 alin. (1), ce se înțelege prin adresă electronică și anume – orice secvență de caractere alfanumerice utilizate pentru identificarea unui site web sau adresa corespondenței electronice. În plus, alin. (2) al aceluiași articol impune că orice adresă de e-mail, alta decât cea pusă la dispoziția avocaților de către Ordinul barourilor francofone si germane, cuprinde numele avocatului sau al asociației din care face parte, excluzând orice nume de domeniu care reproduce într-o manieră non-distinctivă un termen generic evocator al profesiei de avocat. Ultimul aliniat al acestui articol impune obligația avocatului de a comunica Ordinului din care face parte adresa oficială de e-mail precum și eventualele modificări aduse.

Articolul 4.10 al aceluiași Cod deontologic impune în virtutea protecției vieții private și a accesului facil, direct ca avocatul să aibă o adresă de corespondență electronică, trebuind a fi utilizată în sensul oricărei expedieri adresate uneia sau mai multor persoane specifice – inclusiv pentru corespondența neconfidențială. Se stabilește că trebuie să fie o serie de informații prevăzute în corespondența electronică și anume cele enumerate în alineatele (4) și (5) ale articolului 4.12 :

− numele său și, după caz, cel al asociației din care face parte;

− adresa poștală a biroului său;

− datele sale de contact, inclusiv adresa de e-mail, care îi permite să ia legătura rapidă și să comunice direct și eficient cu el;

− numărul său de înregistrare la B.C.E. sau cea a asociației din care face parte;

− Ordinul profesional sau asociația în care este înregistrat;

− titlul sau titlurile sale profesionale și statele care i-au fost acordate;

− o trimitere la regulile etice, precum și la mijloacele de acces la acestea prin favorizarea unei adrese URL (adresa site-ului)

− numărul său de identificare TVA;

− dacă este cazul, dreptul de retragere și condițiile acestuia;

− normele etice la care este supusă corespondența electronică, precum și informațiile referitoare la modul în care aceste reguli pot fi consultate prin mijloace electronice.

Corespondența avocatului poate să conțină doar detaliile numelui, prenumelui, titlurile profesionale și adresa de e-mail, precum și detaliile prevăzute la nr. 4,8 respectiv 8, de mai sus, dacă se referă prin legătură electronică la un site profesionist care conține celelalte informații prevăzute în art. 4.12 alin. (4), acest site putând fi al său, cel al asociației sau grupului din care face parte, cel al Baroului francofon și german, sau cel al ordinului său. În altă ordine de idei, corespondența electronică pentru a se putea desfășura este necesară includerea informațiilor amintite mai sus.

De observat este și aspectul impus avocaților de a avea un echipament și o configurație ce respectă standardele de securitate, precum și un serviciu de întreținere și asistență pentru serverul de poștă [art. 4.10, alin. (3)]. În plus, corespondența electronică este tratată și păstrată cu aceeași grijă și diligență ca și corespondența prin scrisoare sau fax, aceasta neputând conține publicitate în numele terților (plus alte aspecte ce vizează inclusiv modalitatea de criptare, cine cum păstrează cheile, semnătura electronică, aspecte ce vizează setările server-ului, adresa site-ului si informațiile ce trebuiesc conținute – art. 4.11 etc.).

În altă ordine de idei, este pusă la dispoziția avocaților platforma care le generează un e-mail la nivelul Barourilor din care fac parte (de exemplu: @barreaudemons.be, @barreaudetournai.be, @barreaudeverviers, @barreaudebruxelles.be, etc.) sau platforma dezvoltată de AVOCATS.BE^[11], și anume @avocat.be. Acesta este un serviciu operat de ContactOffice Group SA în numele AVOCATS.BE.Contact Office este un editor de software belgian. Astfel, aceasta trebuie să conțină inițialaprenumelui.nume@avocat.be.

Ceea ce este interesant si poate merită atenție este modul în care acest Cod deontologic reglementează furnizarea on line a serviciilor legale – art. 4.12. Astfel, alin. (1) stabilește că prin serviciu online se înțelege orice serviciu furnizat de obicei contra cost, la distanță, electronic si la cererea individuală a unui destinatar al serviciului. Pentru a furniza aceste servicii este însă necesară o autorizare prealabilă. Pentru a se derula această activitate sunt determinați pașii privind încheierea unui contract etc.

Regulamentul interior al Baroului din Luxemburg nu reglementează în mod direct aspecte ce vizează adresa de e-mail ci doar site-ul profesional. Astfel, în art. 6.3 se prevede că înregistrarea și utilizarea unui nume de domeniu care vizează exclusiv reproducerea unui termen generic evocator al profesiei sau al baroului nu este autorizată, cu excepția cazului în care avocatul asociază cu acesta un termen distinctiv, cum ar fi, de exemplu , numele avocatului sau asociația din care face parte, dacă este cazul pe scurt^[12].

În Italia, Codul deontologic^[13] în reglementarea site-ului unui avocat interzice să se declare „specializat” dacă specializarea nu este dovedită de o calificare specifică, fiind indicat să fie folosit adjectivul „expert” în loc de „specializat” (art. 35). Decretul nr. 185 din 29 noiembrie 2008, convertit în Legea nr. 2 /28 ianuarie 2009 impunea reglementarea unui e-mail certificat^[14]. Astfel, a avea o adresă PEC este o obligație consacrată pentru avocați de art. 16 alin. (7) din Legea nr. 2/2009. Această adresă electronică trebuie să fie, de asemenea, comunicată Consiliului Ordinului (Baroului)^[15], din care fiecare avocat face parte, care la rândul său, o comunică Ministerului Justiției, certificându-l ca fiind singura adresă utilizabilă pentru comunicări către și de la oficiile judiciare.

Prin urmare, adresa PEC care va fi comunicată va deveni singurul domiciliu de referință electronică pentru avocat în procesul telematic^[16] și pentru primirea notificărilor electronice și parolelor de arhivare pentru documente electronice. La nivelul fiecărui ordin/barou au fost încheiate acorduri cu diferite companii de specialitate^[17] din domeniu.

De exemplu, Consiliul baroului avocaților din Frosinone^[18] a stabilit că domeniul a fost înregistrat sub denumirea: @pecavvocatifrosinone.it, membrii Ordinului Frosinone având posibilitatea de a avea un Pec cu nume propriu: nume.prenume@pecavvocatifrosinone.it la un cost (25euro), cu valabilitate și eficacitate de 4 ani. La nivelul altor barouri au fost implementate domenii precum: numeprenume@ordineavvocatiroma.org – pentru avocații din Baroul din Roma^[19], numeprenume@ pec.ordinevvocativiterbo.it – pentru avocații din Baroul din Viterbo^[20], numeprenume@puntopec.it – avocații din Baroul din Marcerata^[21] etc.

Ce se întâmplă dacă avocatul nu are o adresă PEC? Avocatul fără PEC nu va avea ocazia să profite de procesul viitor telematic și de acum înainte nu va primi comunicări de la Registru. Nici o lege nu interzice să existe mai multe adrese de e-mail certificate în mod similar, însă numai adresa comunicată comisiei baroului de apartenență și apoi comunicată de aceasta Ministerului Justiției, va fi utilizată în mod valabil pentru comunicații și procese telematice cu valoare legală.

Baroul din statul California^[22] a impus, începând cu 1 februarie 2010, obligativitatea ca toții avocații din baroul de stat să furnizeze o adresă de e-mail în baza unei reguli de judecată aprobate de Curtea Supremă, avocații inactivi de peste 70 de ani fiind scutiți de această cerință. În conformitate cu articolul 9.7, avocații trebuiau să creeze un profil online prin intermediul sistemului de membru al baroului.

Conform articolului 9.9.5^[23], avocații activi autorizați în California și practicienii multijurisdicționali trebuie să fie periodic amprentați pentru a evita să fie plasați în starea inactivă involuntară și să fie înscrisă în registrele din barou ca nefiind eligibili a practica. Această regulă este impusă pentru obținerea de informații vizând cazierul judiciar cu privire la condamnările și arestările la nivel federal.

În Germania, cutia poștală specială a avocatului electronic – beA^[24] – „besonderes elektronisches Anwaltspostfach” este un program, cerut de legislația germană să fie utilizat de avocați în comunicarea lor, conceput pentru a asigura transferul sigur al fișierelor între clienți, avocați și instanță. Noua platformă de comunicare înlocuiește „Curtea electronică și căsuța poștală administrativă” (EGVP) anterioară, care a furnizat până în prezent acces de comunicare la instanțele din Germania (dar numai într-o măsură limitată) prin mijloace electronice. De la 1 ianuarie 2018, avocații sunt obligați să aibă un cont de mail beA și să poată primi mesaje prin intermediul acestora.