Procedura de utilizare şi funcţionare a sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura (OMF nr. 1.365/2021)

În M. Of. nr. 1065 din 8 noiembrie 2021 s-a publicat Ordinul ministrului Finanțelor (OMF) nr. 1.365 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Vă prezentăm, în cele ce urmează, prevederile importante din respectivul Ordin.

Art. 1

(1) Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este disponibil în sistemul informatic Spațiul privat virtual, denumit în continuare SPV. Operatorii economici care se înregistrează în SPV pentru utilizarea sistemului RO eFactura se supun prevederilor Ordinului ministrului finanțelor publice nr.  660/2017  privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între Ministerul Finanțelor/organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Se aprobă Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Anexă

Art. 1: Dispoziții generale 

(1) Prezenta procedură stabilește cadrul de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, denumit în continuare sistemul RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. 

(2) Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice reglementate la nivel național, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar. 

(3) Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat și administrat de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național de Informații Financiare. 

(4) Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr.  660/2017  privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între Ministerul Finanțelor/organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică, cu modificările și completările ulterioare. 

(5) În vederea utilizării sistemului RO e-Factura în relația B2B, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura. 

(6) Autoritățile și entitățile contractante prevăzute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000  privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea trebuie să fie înregistrate în Registrul entităților publice, conform prevederilor Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finanțelor publice, nr. 2.004/2013  pentru aprobarea  procedurilor privind registrul entităților publice și registrul altor entități, cu modificările și completările ulterioare. 

Art. 2: Pregătirea și transmiterea facturii electronice 

(1) Emitentul facturii electronice pregătește fișierul corespunzător facturii electronice în format XML, conform documentației tehnice publicate în secțiunea dedicată RO eFactura disponibilă pe portalul Ministerului Finanțelor, respectiv Agenției Naționale de Administrare Fiscală. Fișierul XML trebuie să respecte standardul european EN 16931 (model semantic de bază al facturii electronice) și regulile naționale ROCIUS prevăzute în legislația specifică. 

(2) În vederea transmiterii facturii electronice , emitentul utilizează mijloacele  de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru: 

a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface); 

b)utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor. 

(3)Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la alin. (2) este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro. 

(4)În urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO eFactura atribuie automat un număr de identificare, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului. 

Art. 3: Verificarea facturii electronice 

(1)Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticității originii privind identitatea emitentului, precum și a integrității conținutului după transmiterea fișierului corespunzător facturii electronice, fără a include verificarea realității tranzacțiilor dintre emitentul și destinatarul facturii electronice. 

(2)După transmiterea facturii electronice, sistemul RO eFactura efectuează următoarele operațiuni, în mod automat, asupra fișierului în format XML, după cum urmează: 

– a) verificări și validări privind structura și sintaxa; 

– b) verificări semantice. 

După efectuarea acestor operațiuni se generează un mesaj automat de răspuns. 

(3) În situația în care drept urmare a operațiunilor prevăzute la alin. (2) nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. 

(4) În situația în care drept urmare a operațiunilor prevăzute la alin. (2) sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. 

(5) După corectarea erorilor identificate, potrivit alin. (4), emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. 

(6) Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis. 

(7) După efectuarea verificărilor automate, fișierele prevăzute la alin. (3) și (4) vor fi disponibile în sistem pentru descărcare. 

Art. 7: Notificarea emitentului și destinatarului privind factura electronică 

(1) Pentru fișierele nedescărcate prevăzute la art. 3 alin. (3) și (4), precum și  pentru mesaje transmise de către destinatar și nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții emitentului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens. 

(2)Pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite și nedescărcate de către destinatar prevăzute la art. 4 și 5, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens. 

Art. 8: Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura 

(1)Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care  factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura. 

(2)Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere. 

(Copyright foto: freepik.com)