Patru aspecte de știut despre semnătura electronică!

Despre semnătura electronică se cunosc destul de puține aspecte corecte din punct de vedere juridic, astfel încât, prin acest scurt articol, încercăm să aducem în discuție 4 dintre cele mai importante aspecte care ar trebui cunoscute.

Semnătura electronică poate aduce avantaje majore în ceea ce privește eficiența desfășurării activității societăților comerciale, persoanelor fizice și nu în ultimul rând, eficiența autorităților publice, prin reducerea birocrației și a volumului de muncă. Timpul, costurile printării și transmiterii documentelor în format fizic prin curier, statul la cozi în relația cu autoritățile publice, sunt numai câteva dintre avantajele majore pe care utilizarea corectă a semnăturii electronice le poate aduce.

În România, prima lege privind semnătura electronică datează din anul 2001, iar la nivel european există un Regulament din anul 2014, care este direct aplicabil în toate Statele Membre U.E. În plus, în luna martie 2020 a fost adoptată și o Ordonanță de Urgență, prin care autoritățile și instituțiile publice sunt obligate să primească înscrisurile semnate cu semnătură electronică.

Primul aspect care trebuie să fie cunoscut este că nu toate așa-zisele semnături electronice, acest termen fiind utilizat și înțeles în mod eronat/incomplet, conferă efectele juridice corecte. Spre exemplu, aplicarea imaginii/pozei semnăturii olografe pe un document, nu constituie semnătură electronică extinsă calificată.

Al doilea aspect care merită menționat este că, din punct de vedere legal, există trei tipuri recunoscute de semnături electronice, și anume: semnătura electronică simplă, semnătura electronică extinsă/avansată și semnătura electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat  –  semnatura electronică extinsă calificată.

Al treilea aspect este că doar semnătura electronică extinsă calificată are aceleași efecte ca și semnătura olografă („semnătura de mana”), iar înscrisul electronic astfel semnat are aceeași valoare juridică a unui înscris în format letric („pe suport de hârtie”). Aceasta din urmă presupune un dispozitiv (token utilizabil în baza unei parole) și un certificat calificat, emise de către un furnizor autorizat, inclus într-o listă care se regăsește pe site-ul Ministerului Comunicațiilor și Societății Informaționale. Semnătura electronică extinsă calificată, astfel autorizată, este valabilă în toate Statele Membre U.E.

Al patrulea aspect este că semnarea pe un dispozitiv electronic (spre exemplu, pad) cu un pix (pen) care transpune pe respectivul dispozitiv imitarea/reprezentarea semnăturii olografe (așa-numita semnătură grafometrică) nu transformă semnătura în cauză într-o semnătură electronică extinsă calificată. Contrar unor opinii incorecte, exprimate un spațiul public, în contextul declarațiilor pe propria răspundere, necesare în perioada stării de urgență, apreciem că imitarea semnării olografe cu degetul, pixul sau un alt instrument pe ecranul telefonului mobil, nu constituie nici semnătură electronică extinsă calificată și nici semnătura olografă, ci o struțo-cămilă, având în vedere mai multe argumente juridice și tehnice, pe care nu este locul să le detaliem aici.

Semnătura electronică extinsă calificată, utilizată în mod corect, poate aduce în secolul XXI semnarea contractelor, adreselor, cererilor de chemare în judecată, declarațiilor depuse la autorități publice, documentațiilor depuse în procedurile de licitații publice etc.