OMJ nr. 389/C/2020 privind aprobarea Sistemului de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare – publicare

În M. Of. nr. 120 din 17 februarie 2020 a fost publicat OMJ nr. 389/C/2020 privind aprobarea Sistemului de evidență a datelor pentru personalul din sistemul administrației penitenciare.

Astfel, prin respectivul ordin se aprobă Sistemul de evidență a datelor pentru personalul din sistemul administrației penitenciare.

Vă prezentăm, în continuare, cele mai importante dispoziții ale Sistemului de evidență a datelor pentru personalul din sistemul administrației penitenciare.

Structura

– Cap. I („Dispoziții generale”);

– Cap. II („Evidența nominală”);

– Cap. III („Evidența statistică”);

– Cap. IV („Accesul la dosarul profesional”);

– Cap. V („Întocmirea, actualizarea și gestionarea documentelor și formelor specifice de înregistrare a documentelor de resurse umane”);

– Cap. VI („Dispoziții tranzitorii și finale”);

– Anexa nr. 1;

– Anexa nr. 1^2 („Fișa matricolă”);

– Anexa nr. 1^3;

– Anexa nr. 1^4 („Fișa de evidență a perioadelor care nu se iau în calcul la stabilirea timpului efectiv lucrat în condiții de muncă”);

– Anexa nr. 1^5;

– Anexa nr. 1^6 („Registrul fișelor de evidență”);

– Anexa nr. 1^7 („Registrul dosarelor profesionale”);

– Anexa nr. 1^8 („Registrul evidență decizii mișcare personal”);

– Anexa nr. 1^9 („Situație centralizatoare privind posturile prevăzute, încadrate și vacante la data de”).

Prezentare generală

Potrivit art. 1 alin. (1), sistemul de evidență a datelor pentru personalul din sistemul administrației penitenciare cuprinde totalitatea metodelor și regulilor privind înregistrarea, păstrarea, prelucrarea și circulația documentelor de evidență și constituie suportul necesar pentru fundamentarea deciziilor din domeniul managementului resurselor umane în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate acesteia.

De asemenea, acesta include și evidența nominală și evidența statistică a funcționarilor publici cu statut special și a personalului civil din sistemul administrației penitenciare, evidența datelor de personal realizându-se prin structurile de resurse umane existente la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor și unităților subordonate.

Astfel, prin sintagma evidență nominală se desemnează orice informație referitoare la datele personale și profesionale, relevante, referitoare la personalul existent și se asigură prin documentele ce se întocmesc și se actualizează permanent și prin aplicația informatică de evidență a datelor pentru personalul din sistemul administrației penitenciare, în vederea cunoașterii situației socioprofesionale, a datelor personale privind starea și evoluția carierei profesionale a personalului, precum și a celor cu privire la acordarea drepturilor de personal.

Totodată, evidența nominală se realizează prin:

– dosarul profesional;

– fișa de evidență;

– aplicația informatică a resurselor umane.

Dosarul profesional se întocmește în exemplar unic, în termen de 30 de zile de la încadrarea în sistemul administrației penitenciare, pe coperta interioară a dosarului profesional fiind inserată o fotografie color cu dimensiunea 9 x 12 cm în uniformă de oraș, respectiv o fotografie în ținută civilă pentru personalul civil, pe care personalul este obligat să o prezinte structurii resurse umane în termen de 30 de zile de la încadrare, respectiv în termen de 15 zile de la modificarea gradului profesional.

Personalul din sistemul administrației penitenciare are acces la propriul dosar profesional, fără nicio îngrădire, în spațiile structurilor de resurse umane, iar la cerere i se pot elibera copii de pe actele din dosar, cu respectarea prevederilor referitoare la circuitul documentelor clasificate.