Obligaţiile de raportare şi transparenţă în sistemul pensiilor administrate privat – modificări (Norma ASF nr. 31/2017)

Administrator de fond . . . . . . . . . .

Raport de audit intern pentru semestrul . . . . . . . . . . anul . . . . . . . . . .

Raportul de audit intern se întocmește conform normei privind controlul intern, auditul intern și administrarea riscurilor în sistemul de pensii private.

Instrucțiuni de completare a anexei nr. 14

Raportare inițială

1. Anexa nr. 14 se întocmește de către persoana care conduce activitatea de audit intern a administratorului de fonduri de pensii administrate privat.

2. Instrucțiunile prezentate în continuare au ca scop standardizarea procesului de raportare a activității de audit intern.

3. Semestrial persoana care conduce activitatea de audit intern are obligația de a întocmi un raport privind misiunile de audit intern desfășurate, din care să reiasă constatările și recomandările acestuia. Raportul unic la nivelul administratorului de pensii private va prezenta detaliat misiunile de audit intern desfășurate atât la nivelul administratorului, cât și la nivelul fiecărui fond de pensii private conform actelor normative aplicabile.

4. Fișierul se denumește după următoarea sintaxă:

YYYYMMDD_RAPORT_AUDIT_1_FFF_EEE.pdf.p7s,

unde:

– YYYYMMDD reprezintă data transmiterii raportului;

– FFF reprezintă codul fondului de pensii înregistrat în Registrul A.S.F.;

– EEE reprezintă codul entității raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.

5. Fișierul denumit YYYYMMDD_RAPORT_AUDIT_1_FFF_EEE.pdf.p7s se întocmește în format editabil și se semnează electronic, cu semnătura electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5.

6. Fișierul YYYYMMDD_RAPORT_AUDIT_1_FFF_EEE.pdf.p7s, semnat electronic, se încarcă în sistemul informatic de raportare, în folderul dedicat „RAPORT_AUDIT”.

7. Anexa nr. 14 se întocmește semestrial și se transmite A.S.F., până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II.

Raportare rectificativă

8. Orice modificare a unei raportări inițiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere se consideră raportare rectificativă.

9. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 14 conține, în mod obligatoriu, două fișiere semnate electronic cu semnătură electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5, astfel:

a) un fișier în format pdf editabil cu conținutul corect (rectificat), denumit conform sintaxei: YYYYMMDD_RAPORT_AUDIT_5 _FFF_EEE.pdf.p7s;

b) un fișier în format RTF care conține o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate și motivele care au generat raportarea eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere, denumit conform sintaxei: YYYYMMDD_RAPORT_AUDIT_5 _FFF_EEE.rtf.p7s.

10. Lipsa oricărui fișier menționat la pct. 9 determină respingerea raportării rectificative.

11. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 14 se încarcă în SIR, în folderul dedicat RAPORT_AUDIT.

Administrator de fond . . . . . . . . . . .

Raport de control intern pentru semestrul . . . . . . . . . . . anul . . . . . . . . . . .

Raportul de control intern se întocmește conform normei privind controlul intern, auditul intern și administrarea riscurilor în sistemul de pensii private.

Instrucțiuni de completare a anexei nr. 15

Raportare inițială

1. Anexa nr. 15 se întocmește de către persoana care conduce activitatea de control intern al administratorului.

2. Instrucțiunile prezentate în continuare au ca scop standardizarea procesului de raportare a activității de control intern.

3. Semestrial, persoana care conduce activitatea de control intern are obligația de a întocmi un raport privind acțiunile de control intern desfășurate. Raportul unic la nivelul administratorului de pensii private va prezenta detaliat acțiunile de control intern desfășurate atât la nivelul administratorului, cât și la nivelul fiecărui fond de pensii private, conform actelor normative aplicabile.

4. Fișierul se denumește după următoarea sintaxă:

YYYYMMDD_RAPORT_CONTROL_1_EEE.pdf.p7s,

unde:

– YYYYMMDD reprezintă data transmiterii raportului.

– EEE reprezintă codul entității raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.

5. Fișierul denumit YYYYMMDD_RAPORT_CONTROL_1_EEE.pdf.p7s se întocmește în format editabil și se semnează electronic, cu semnătura electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5.

6. Fișierul YYYYMMDD_RAPORT_CONTROL_1_EEE.pdf.p7s, semnat electronic, se încarcă în sistemul informatic de raportare, în folderul dedicat „RAPORT_CONTROL”.

7. Anexa nr. 15 se întocmește semestrial și se transmite A.S.F. până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II.

Raportare rectificativă

8. Orice modificare a unei raportări inițiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere se consideră raportare rectificativă.

9. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 15 conține, în mod obligatoriu, două fișiere semnate electronic cu semnătură electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5, astfel:

a) un fișier în format pdf editabil cu conținutul corect (rectificat), denumit conform sintaxei: YYYYMMDD_RAPORT_CONTROL_5 _EEE.pdf.p7s;

b) un fișier în format RTF care conține o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate și motivele care au generat raportarea eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere, denumit conform sintaxei: YYYYMMDD_RAPORT_CONTROL_5 _EEE.rtf.p7s.

10. Lipsa oricărui fișier menționat la pct. 9 determină respingerea raportării rectificative.

11. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 15 se încarcă în SIR, în folderul dedicat RAPORT_CONTROL.
Anexa nr. 11 la Norma ASF nr. 31/2017

Administrator de fond . . . . . . . . . .

Raport de risc pentru semestrul . . . . . . . . . . anul . . . . . . . . . .

Raportul de risc se întocmește conform normei privind controlul intern, auditul intern și administrarea riscurilor în sistemul de pensii private.

Instrucțiuni de completare a anexei nr. 16

Raportare inițială

1. Anexa nr. 16 se întocmește de către persoana care conduce activitatea de administrare a riscurilor.

2. Instrucțiunile prezentate în continuare au ca scop standardizarea procesului de raportare a activității de administrare a riscurilor.

3. Semestrial, persoana care conduce activitatea de administrare a riscurilor are obligația de a întocmi un raport de risc unic la nivelul administratorului de pensii private cuprinzând activitățile de administrare a riscurilor desfășurate atât la nivelul administratorului, cât și la nivelul fiecărui fond de pensii private, conform actelor normative aplicabile.

4. Fișierul se denumește după următoarea sintaxă:

YYYYMMDD_RAPORT_RISC_1_EEE.pdf.p7s,

unde:

– YYYYMMDD reprezintă data transmiterii raportului;

– EEE reprezintă codul entității raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.

5. Fișierul denumit YYYYMMDD_RAPORT_RISC_1_EEE.pdf.p7s se întocmește în format editabil și se semnează electronic, cu semnătura electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5.

6. Fișierul YYYYMMDD_RAPORT_RISC_1_EEE.pdf.p7s, semnat electronic, se încarcă în sistemul informatic de raportare, în folderul dedicat „RAPORT_RISC”.

7. Anexa nr. 16 se întocmește semestrial și se transmite A.S.F. până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II.

Raportare rectificativă

8. Orice modificare a unei raportări inițiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere se consideră raportare rectificativă.

9. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 16 conține, în mod obligatoriu, două fișiere semnate electronic cu semnătură electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5, astfel:

a) un fișier în format pdf editabil cu conținutul corect (rectificat), denumit conform sintaxei: YYYYMMDD_RAPORT_RISC_5 _EEE.pdf.p7s;

b) un fișier în format RTF care conține o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate și motivele care au generat raportarea eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere, denumit conform sintaxei: YYYYMMDD_RAPORT_RISC_5 _EEE.rtf.p7s.

10. Lipsa oricărui fișier menționat la pct. 9 determină respingerea raportării rectificative.

11. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 16 se încarcă în SIR, în folderul dedicat RAPORT_RISC.
Anexa nr. 12 la Norma ASF nr. 31/2017

Raport privind situația salariaților pentru semestrul . . . . . . . . . . anul . . . . . . . . . .

Instrucțiuni de completare a anexei nr. 19

1. Anexa nr. 19 se completează de către administratorii de fonduri de pensii administrate privat.

2. Instrucțiunile prezentate în continuare au ca scop standardizarea procesului de raportare privind situația salariaților.

3. Câmpurile anexei nr. 19 se completează, după cum urmează:

Raportare inițială (cod 1)

4. Metodologia de transmitere electronică a anexei nr. 19

a) Fișierul obținut este denumit după următoarea sintaxă:

YYYYMM_SALARIATI_1 _EEE.xml.p7s,

unde:

– YYYYMM reprezintă anul, respectiv luna pentru care a fost întocmit raportul;

– EEE reprezintă codul entității raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.

b) Fișierul definit conform pct. 4 lit. a) se semnează electronic, cu semnătură electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la 5;

c) Fișierul definit conform pct. 4 lit. a), semnat electronic, se încarcă în sistemul informatic de raportare, în folderul dedicat „SALARIATI”.

5. Anexa nr. 19 se întocmește semestrial și se transmite A.S.F. în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare semestrului pentru care se face raportarea. Perioada pentru care se face raportarea este semestrul anterior.

6. SIR procesează automat datele prevăzute în anexa nr. 19.

7. SIR transmite automat mesaje persoanelor responsabile prevăzute la art. 5, acestea având obligația de a analiza aceste mesaje în scopul soluționării eventualelor erori sau avertismente.

Raportare rectificativă (cod 5)

8. Orice modificare a unei raportări inițiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere, se consideră raportare rectificativă.

9. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 19 conține, în mod obligatoriu, două fișiere semnate electronic cu semnătură electronică extinsă a persoanelor responsabile prevăzute la art. 5, astfel:

a) un fișier în format XML cu valorile corecte (rectificate), denumit conform sintaxei: YYYYMM_SALARIATI_5 _EEE.xml.p7s;

b) un fișier în format RTF care conține o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate și motivele care au generat raportarea eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere, denumit conform sintaxei: YYYYMM_SALARIATI_5 _EEE.rtf.p7s.

10. Lipsa oricărui fișier menționat la pct. 9 determină respingerea raportării rectificative.

11. Raportarea rectificativă pentru anexa nr. 19 se încarcă în SIR, în folderul dedicat „SALARIATI”.