213 views
Ordin al ministrului muncii, familiei, tineretului și solidarității sociale pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență salariaților — REGES-ONLINE (M. Of. nr. 430 din 9 mai 2025)
Intrare în vigoare: 9 mai 2025
1. Dispoziții generale
Obligația de a întocmi și accesa Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE, (Registru) revine:
a) persoanelor fizice sau juridice de drept privat;
b) instituții/lorautorităților publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
c) misiunilor diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.
2. Completarea Registrului Registrul se completeaă cu respectarea prevederilor HG nr. 295/2025 și cuprinde datele existente în baza națională de date, transmise de angajatori, conform H.G. nr. 161/2006, H.G. nr. 500/2011 și H.G. nr. 905/2017.
Completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
Pentru completarea și transmiterea datelor în Registru se pot încheia contracte de prestări servicii cu prestatori, conform H.G. nr. 295/2025.
3. Transmiterea Registrului Registrul se completează și se transmite prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro sau prin aplicații informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal.
Angajatorii au obligația de a completa și transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.
Accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE se face individual prin:
a) utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;
b) utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024;
c) obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obținerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă (la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului).
Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:
– pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la ONRC, autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calității solicitantului;
– pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;
– pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adițional la acesta din care rezultă obligația prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru.
Angajatorii pot obține extrase din Registru prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Angajatori”.
Accesul salariaților/foștilor salariați la aplicația REGES-ONLINE se face:
1. prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;
2. prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea;
3. prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului.
Salariații pot obține extrase din Registru: i) online, prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Salariați” sau a aplicației „Salariat”, de pe telefonul mobil, (ii) de la Info Kioskul amplasat la sediul inspectoratului teritorial de muncă, (iii) de la angajatori, (iv) de la inspectoratul teritorial de muncă, în situația în care salariatul nu are nicio posibilitate tehnică de a obține acces la REGES-ONLINE.
4. Perioada de tranziție
Angajatorii au obligația de a solicita accesul în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a H.G. nr. 295/2025 (31 martie 2025). De asemenea, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a H.G. nr. 295/2025, angajatorii au obligația de a completa și transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic Revisal.
Angajatorii care nu au înființat și transmis Registrul, conform H.G. nr. 905/2017, până la 31 martie 2025 (data intrării în vigoare a H.G. nr. 295/2025) vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE.
Angajatorii care au transmis date în Registru anterior datei de 31 martie 2025, pot transmite în continuare fișiere generate din aplicația Revisal, atât online, cât și la ghișeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma REGES-ONLINE, fără a depăși termenul de 6 luni.
La data intrării în vigoare a procedurii arobate prin acest ordin (9 mai 2025) se sistează operațiunile de eliberare a numelui de utilizator și parolei pentru transmiterea fișierelor generate din aplicația Revisal și serviciile de recuperare informații în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem REGES-ONLINE.
Acest ordin abrogă Ordinul ministrului muncii, familiei și protecției sociale nr. 1.918/2011 pentru aprobarea procedurii și actelor pe care angajatorii sunt obligați să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obținerea parolei, precum și a procedurii privind transmiterea registrului general de evidență a salariaților în format electronic, cu excepția prevederilor punctelor 4-20, care se abrogă la 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE (începând cu 30 septembrie 2025).
