Regulamentul intern al angajatorilor. De la obligație legală la necesitate organizațională

Întocmirea regulamentului intern nu este doar o respectare formală a unei obligații legale, deoarece prin acest act angajatorul are posibilitatea de a implementa la nivelul unității reguli și politici proprii, bineînțeles, sub rezerva legalității acestora.

Potrivit dispozițiile articolului 246 din Codul muncii, angajatorii persoane juridice au obligația de a întocmi regulamentul intern în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice. Angajatorii persoane fizice au obligația de a întocmi regulamentul intern în termen de 60 de zile de la data la care au dobândit calitatea de angajator, adică au încheiat primul contract individual de muncă pe baza căruia se stabilesc raporturi juridice de muncă, care impun și o reglementare prin regulamentul intern.

Lipsa întocmirii regulamentului intern de către angajator constituie contravenție și se sancționează cu amendă, care este aplicată de către inspectorii de muncă în temeiul Legii nr. 108/1999 pentru înființarea și organizarea Inspecției Muncii. Aceeași sancțiune este aplicată și în cazul în care angajatorul nu face dovada consultării sindicatului sau, după caz, a reprezentanților salariaților ori dovada aducerii la cunoștința salariaților a regulamentului intern.

La întocmirea regulamentului intern, angajatorul are obligația de a respecta dispozițiile cuprinse în Codul muncii sau în alte acte normative, precum și, după caz, cele din contractul colectiv de muncă aplicabil. În plus, cu titlu general, toate prevederile regulamentului intern trebuie să se circumscrie principiului bunei credințe a participanților la raporturile de muncă și să nu conțină reguli sau obligații ilicite ori imorale.

Art. 241 din Codul muncii stabilește că Regulamentul intern al unei angajator, persoană fizică sau juridică, trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:

 a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității

În cadrul regulamentului intern nu este necesar a fi preluate toate dispozițiile prevăzute în actele normative care stabilesc norme și reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă, deoarece s-ar ajunge la o suprareglementare inutilă a regulamentului intern.

În schimb, angajatorul trebuie să stabilească reguli de protecție, igienă, sănătate și securitate în muncă prin raportare la specificul activității proprii și care nu sunt legiferate prin actele normative corespunzătoare. Pe lângă reglementarea proprie a angajatorului, acesta va trebui să aibă în vedere și întocmirea de către persoane autorizate a unor proceduri specifice de sănătate și securitate în muncă, care nu este obligatoriu a fi cuprinse în regulamentul intern.

 b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității

Și acest domeniu are o reglementare legală amplă, prin Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de șanse și tratament între bărbați și femei, republicată, și O.G. nr. 137/2000 privind prevenirea și sancționarea tuturor formelor de discriminare.

Prin regulamentul intern se vor avea în vedere principiile și regulile generale stabilite prin aceste acte normative, precum și, după caz, aspecte proprii activității angajatorului, zonei în care își desfășoară activitatea, categoriile de salariați și potențiali salariați, tipurile de clienți și furnizori.

 c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților

Deși ar putea fi considerată suficientă preluarea categoriilor de drepturi și obligații ale salariaților și angajatorului stabilite de Codul muncii, este utilă inserarea în regulamentul intern a unor drepturi și obligații specifice activității angajatorului.

În plus, prin regulamentul intern se pot stabili drepturi de care ar beneficia salariații și care nu sunt prevăzute în Codul muncii ori alte acte normative sau un alt nivel al anumitor drepturi. Acordarea prin regulamentul intern a unor noi drepturi sau a unui nivel mai mare decât cel legal este o modalitate practică, mai ales în situația în care la nivelul angajatorului nu s a încheiat un contract colectiv de muncă, însă angajatorul are disponibilitatea de a le acorda. Poate fi vorba de acordarea unor sporuri specifice condițiilor în care salariații își desfășoară activitatea, a unui număr mai mare de zile libere sau de concediu, de beneficii acordate salariaților pentru desfășurarea anumitor activități sau cu ocazia unor evenimente, precum și drepturi în favoarea angajatorului.

Totodată, în afara obligațiilor legale, se pot stabili și alte obligații în sarcina salariaților sau angajatorului, care au legătură cu funcționarea unității, îndeplinirea atribuțiilor salariaților, obligații concrete care trebuie respectate în cadrul/incinta societății sau în relațiile cu beneficiarii ori alți parteneri contractuali ai angajatorului.

 d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților

Prin această procedură se stabilește circuitul cererilor sau al reclamațiilor salariaților, termenele și persoanele competente să le soluționeze.

 e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate

Aceste reguli au în vedere etica, deontologia și buna comportare a salariaților în cadrul sau în afara unității angajatorului, față de ceilalți salariați sau terțe persoane. Este firesc ca aceste reguli să privească și comportarea reprezentanților angajatorului față de salariați sau a șefilor ierarhic superiori față de salariații din subordine.

 f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile

Prin regulamentul intern nu se vor stabili sancțiunile ce urmează a fi aplicate salariaților, deoarece acestea sunt prevăzute limitativ de Codul muncii.

Ceea ce urmează a fi reglementat sunt acțiunile sau inacțiunile (faptele) concrete ale salariaților care, în viziunea și exigențele angajatorului, constituie abatere disciplinară și, corelativ, sancțiunile, prevăzute de lege, corespunzătoare acestor fapte.

Prin regulamentul intern, angajatorul are posibilitatea de a prestabili anumite sancțiuni pentru săvârșirea anumitor abateri disciplinare, evident, aplicarea sancțiunilor disciplinare urmând să aibă loc după efectuarea cercetării disciplinare prealabile a salariatului în cauză. Acest drept al angajatorului nu este unul discreționar, deoarece trebuie asigurată o reală temeinicie a sancțiunii aplicate, printr-o proporționalizare între gravitatea faptei săvârșite de salariat, vinovăția acestuia, urmările și/sau prejudiciul produs.

De altfel, la verificarea temeiniciei sancțiunii, instanța de judecată are posibilitatea de a înlocui sancțiunea aplicată salariatului cu o altă sancțiune mai puțin severă, nefiind ținută în mod absolut de prevederile regulamentului intern întocmit de angajator.

 g) reguli referitoare la procedura disciplinară

Aceste reguli au rolul de a completa dispozițiile generale și obligatorii ale Codului muncii referitoare la procedura cercetării disciplinare a salariaților.

Prin regulamentul intern se pot stabili proceduri concrete privind îndeplinirea procedurii legale de cercetare disciplinară, cum ar fi: procedura de sesizare a faptelor ce ar constitui abatere disciplinară, procedura de numire a persoanei sau persoanelor competente să efectueze cercetarea disciplinară prealabilă, modul în care decurge cercetarea disciplinară, anumite termene care trebuie respectate și altele. Însă, toate aceste proceduri particulare cuprinse în regulamentul intern trebuie să respecte dreptul la apărare al salariaților și aplicarea unor sancțiuni legale.

 h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice

Codul muncii și alte acte normative lasă la îndemâna angajatorului reglementări specifice ce este obligatoriu a se regăsi în cuprinsul regulamentului intern, mai ales în situația în care la nivelul angajatorului nu este încheiat un contract colectiv de muncă.

Prin regulamentul intern se pot stabili condițiile în care poate fi suspendat sau desfăcut contractul individual de muncă al salariatului în situația absențelor nemotivate, stabilirea programului de lucru inegal, a repausului zilnic și a pauzelor de masă, modul de acordare și durata concediului fără plată, stabilirea datei plății salariului, îndatoririle de serviciu și sarcinile profesionale ale salariaților, procedura de desemnare și numărul reprezentanților salariaților cu răspunderi specifice în domeniul sănătății și securității în muncă și altele.

 i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților

În regulamentul intern se vor avea în vedere criteriile generale de evaluare a salariaților și o procedură unică, general valabilă, de evaluare profesională. Criteriile și procedura de evaluare trebuie să vizeze toți salariații angajatorului sau, cel mult, un grup de salariați.

În schimb, criteriile individuale, speciale, de evaluare a salariaților sunt stabilite obligatoriu prin contractul individual de muncă sau printr-o anexă la acesta (act adițional sau fișa postului), cu raportare la atribuțiile de serviciu și/sau obiectivele postului.

Criteriile generale stabilite prin regulamentul intern nu le exclud sau includ pe cele stabilite prin contractul individual de muncă, ci se completează unele cu altele și stau la baza evaluării profesionale complete a salariaților.

Lipsa din regulamentul intern a procedurii de evaluare profesională a salariaților face practic imposibilă verificarea, în mod legal, a corespunderii profesionale a salariaților de către angajator și conduce, implicit, la aplicarea unor măsuri ori sancțiuni nelegale și netemeinice care pot fi anulate de instanțele de judecată.

Pentru a fi opozabil salariaților, este necesar și obligatoriu ca angajatorul să asigure publicitatea regulamentului intern, să îl aducă la cunoștința fiecăruia și tuturor salariaților.

La data semnării contractului individual de muncă sau, cel târziu, la data începerii activității salariatului, angajatorul trebuie să aducă la cunoștința  acestuia și regulamentul intern prin înmânarea sub semnătură a unui exemplar al regulamentului intern, prin semnarea de către salariat a unui proces verbal prin care confirmă că a luat cunoștință de prevederile regulamentului intern sau altă modalitate stabilită prin contractul colectiv de muncă ori regulamentul intern.

Odată cu luarea la cunoștință a regulamentului intern, dispozițiile acestuia produc efecte față de salariat și ambele părți au obligația legală de a i respecta toate prevederile.

Autor: Avocat Marius-Cătălin Preduț, membrul al Baroului București | www.mcp-avocati.ro.